Das Team will KI nutzen, aber keine Kundendaten preisgeben
Viele Teams nutzen KI heimlich in privaten Werkzeugen, weil das Unternehmen keine geregelte Lösung anbietet. In Flenio ist der KI-Assistent eingebaut: Personennamen werden vor der Übermittlung an den KI-Anbieter durch Platzhalter ersetzt, E-Mail-Adressen werden nicht übermittelt, und KI-Aufrufe erscheinen als Metadaten im Sicherheitsprotokoll.
Kennst du das?
- Mitarbeitende kopieren Projektinhalte in öffentliche KI-Chats.
- Es gibt keine Regel, welche Daten in KI-Werkzeuge dürfen.
- KI-Nutzung ist nicht nachvollziehbar.
- Das Potenzial von KI bleibt aus Vorsicht ungenutzt.
Was es kostet
Unkontrollierte KI-Nutzung ist ein Datenschutzrisiko, ein Verbot dagegen ein Produktivitätsverlust. Eine eingebaute, nachvollziehbare Lösung mit klaren Grenzen ist für die meisten Dienstleister der bessere Weg als Schatten-IT.
So löst Flenio das
- FlenioAI mit PlatzhalternFragen zu Status und Prioritäten, KI-Helfer an der Aufgabe, Pseudonymisierung von Personennamen.Mehr erfahren
- KI im ProtokollAktivierung, Deaktivierung, Anbieterwechsel und Aufrufe als Metadaten.Mehr erfahren
- Pseudonymisierung oder Anonymisierung?Warum ersetzte Namen Personendaten bleiben und was das für Freitexte heisst.Mehr erfahren
Aus der Praxis
In einer Agentur kopierten Mitarbeitende Projektnotizen in öffentliche KI-Chats, um Statusberichte zu schreiben. Die Geschäftsleitung stellte auf den eingebauten Assistenten um und legte fest, dass Kundennamen nicht in Aufgabentitel gehören. Die KI-Nutzung ist seither geregelt und im Protokoll nachvollziehbar.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Die Pseudonymisierung betrifft Personennamen, nicht beliebige Freitexte. Wer hochsensible Inhalte bearbeitet, nutzt KI-Funktionen dafür besser gar nicht.
So gehst du vor
- 1
Eine kurze interne Regel festlegen, welche Inhalte in Aufgabentitel und Freitexte gehören.
- 2
FlenioAI für Status, Priorisierung und Strukturierung nutzen.
- 3
KI-Aufrufe bei Bedarf im Sicherheitsprotokoll nachvollziehen.
Häufige Fragen
Sind die Daten bei der KI anonymisiert?
Nein, pseudonymisiert. Personennamen werden durch Platzhalter ersetzt und in der Antwort wieder eingesetzt; Freitexte wie Aufgabentitel gehen so hinaus, wie sie erfasst wurden. Deshalb gehören sensible Angaben nicht in Freitexte.
Was passiert, wenn das KI-Kontingent aufgebraucht ist?
Dann stehen die KI-Funktionen bis zum nächsten Monat nicht zur Verfügung; alle übrigen Funktionen laufen normal weiter. Den verbleibenden Stand zeigt der Assistent an.