Checklisten

Checkliste Stellvertretung regeln

Für: Projektleiter, Kanzlei-Partner, Teamleads — alle, bei denen Wissen in einer Person steckt.

Kurz erklärt

Stellvertretung funktioniert, wenn vor der Abwesenheit klar ist: Wer entscheidet, was ansteht (Fristen, Entscheidungen, Risiken), wo alles liegt (ein System, keine Mailbox), und was der Stellvertreter NICHT entscheiden soll. Die Übergabe dauert eine Stunde — wenn Aufgaben und Termine im System sind, sonst einen Tag.

Ferien sind der Test, ob ein Projekt in einem System oder in einem Kopf lebt. Wenn die Übergabe eine dreiseitige E-Mail braucht, lebt es im Kopf. Diese Liste macht die Übergabe kurz — und den Ausfall, den niemand plant, überlebbar.

Das System ist die Übergabe

Wenn jede Aufgabe einen Verantwortlichen, ein Datum und einen Status hat, ist die Übergabe ein Filter: «Fällig in den nächsten drei Wochen, Projekt X». Flenio zeigt dem Stellvertreter genau das — und die Ressourcenplanung zeigt allen, dass jemand fehlt.

Was nicht entschieden werden soll

Der häufigste Konflikt nach der Rückkehr: Der Stellvertreter hat etwas entschieden, das der Projektleiter anders gemacht hätte. Vermeiden lässt sich das nur mit einer Liste dessen, was warten kann — vorher.

Rückgängig machen zerstört Stellvertretung

Wer die Entscheidungen des Stellvertreters nach der Rückkehr kassiert, hat beim nächsten Mal keinen. Bestätigen, auch wenn man anders entschieden hätte — und die Regel für das nächste Mal anpassen.

Häufige Fragen

Wie lange darf ein Projekt ohne Projektleiter laufen?

Zwei Wochen ohne Probleme, wenn Stellvertretung geregelt ist. Länger nur mit Entscheidungsbefugnis für den Stellvertreter — sonst staut sich alles bis zur Rückkehr.

Was ist mit unerwartetem Ausfall?

Genau dafür gilt der Block «Dauerhaft»: Stellvertreter benannt, Zugriffe aktiv, alles im System. Die Übergabe kann dann entfallen — das System ist sie.

Braucht jedes Projekt einen Stellvertreter?

Jedes Projekt mit Kundenkontakt oder Fristen — ja. Bei internen Projekten ohne Termindruck reicht ein Ansprechpartner für Fragen.