Datenstandort Schweiz

Aufbewahrungsfristen Schweiz: Was wie lange aufbewahrt werden muss

Für: Inhaber, Buchhaltung und Datenschutzverantwortliche in KMU, Beratungen, Agenturen und Kanzleien.

Kurz erklärt

In der Schweiz gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (OR Art. 958f), ebenso für MWST-relevante Unterlagen. Arbeitszeitnachweise sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73). Gleichzeitig verlangt das revDSG, Personendaten zu löschen, sobald sie nicht mehr nötig sind. Beides zusammen ergibt ein Löschkonzept mit Fristen je Datenart.

Aufbewahren und Löschen scheinen sich zu widersprechen: Das Obligationenrecht verlangt zehn Jahre, das Datenschutzgesetz so kurz wie möglich. Tatsächlich ergänzen sie sich. Was eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hat, wird aufbewahrt — und zwar genau so lange. Alles andere wird gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist. Die Übersicht zeigt, welche Frist wofür gilt.

Die wichtigsten Fristen

Richtwerte für Unternehmen in der Schweiz (ohne Gewähr für Spezialfälle):

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f)
Rechnungen, Gutschriften, Verträge und Korrespondenz, die als Buchungsbeleg dienen: 10 Jahre
MWST-relevante Unterlagen: 10 Jahre (MWSTG Art. 70); für Immobilien gelten längere Fristen
Arbeitszeitnachweise: mindestens 5 Jahre (ArGV 1 Art. 73)
Lohnunterlagen: als Buchungsbelege 10 Jahre
Unterlagen abgelehnter Bewerbungen: nach Abschluss des Verfahrens zurückgeben oder löschen, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt
Berufsspezifisch (Anwaltsakten, Patientendokumentation): kantonal oder standesrechtlich geregelt, verbreitet 10 Jahre und mehr

Form: elektronisch ist erlaubt

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn die Unterlagen unverändert, jederzeit lesbar und prüfbar bleiben. Praktisch heisst das: Rechnungen als PDF, die nachträglich nicht verändert werden können, eine nachvollziehbare Ablage und ein Protokoll über Änderungen. Wichtig ist die Lesbarkeit über die ganze Frist — ein Format, das in acht Jahren niemand mehr öffnen kann, erfüllt die Pflicht nicht.

Aufbewahren in Projektwerkzeugen

Projektwerkzeuge enthalten Daten mit ganz unterschiedlichen Fristen: Rechnungen (10 Jahre), Zeiterfassung (5 bzw. 10 Jahre), Aufgaben und Kommentare (meist ohne gesetzliche Pflicht). Bewährt hat sich, aufbewahrungspflichtige Unterlagen regelmässig zu exportieren und im Archiv abzulegen — dann kann das Arbeitswerkzeug nach Zweck gelöscht werden, ohne die Pflicht zu verletzen. In Flenio sind ausgestellte Rechnungs-PDFs unveränderbar gespeichert; Rechnungen, Zeiten und Projekte lassen sich jederzeit exportieren.

Häufige Fragen

Ab wann läuft die Frist von 10 Jahren?

Ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 muss bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr bis Ende 2036 aufbewahrt werden.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Grundsätzlich ja, wenn die elektronische Aufbewahrung den Anforderungen der GeBüV genügt. Ausnahmen gelten für Unterlagen, bei denen die Originalunterschrift rechtlich relevant ist.

Muss ich E-Mails 10 Jahre aufbewahren?

Nur jene, die als Buchungsbeleg dienen oder für die Geschäftsvorfälle nötig sind (z. B. Auftragsbestätigungen). Allgemeine Korrespondenz fällt nicht generell unter die Pflicht und sollte nach Zweck gelöscht werden.