Checklisten

Checkliste Datenmigration: Daten sicher ins neue System bringen

Für: IT-Verantwortliche, Projektleiter und Inhaber, die von einem Werkzeug auf ein anderes wechseln.

Kurz erklärt

Eine Datenmigration überträgt Daten aus einem Altsystem in ein neues System, vollständig und korrekt. Sie gelingt in sechs Schritten: Bestand erfassen, Umfang festlegen (was muss mit, was nicht?), Daten bereinigen, Feldzuordnung definieren, mindestens eine Probemigration mit Abgleich, dann Umstellung mit Stichtag. Der häufigste Fehler ist, alles zu migrieren — inklusive der Altlasten.

Eine Migration ist die Gelegenheit, Ordnung zu schaffen — oder das Chaos im neuen System fortzusetzen. Die Checkliste setzt deshalb vor der Technik an: Was brauchen wir wirklich? Welche Daten sind falsch, doppelt, veraltet? Erst dann wird übertragen, geprüft und umgestellt.

Nicht alles migrieren

Die Versuchung ist, einfach alles zu übernehmen. Das kostet Zeit und importiert Altlasten. Sinnvoll ist eine Regel: Laufende Projekte und Stammdaten werden migriert, abgeschlossene Projekte der letzten zwei bis drei Jahre bei Bedarf, alles Ältere wird als Export archiviert. Aufbewahrungspflichten (etwa für Rechnungen) erfüllt man mit dem Archiv, nicht mit dem neuen System.

Abgleich ist Pflicht

Eine Migration ohne Abgleich ist eine Hoffnung. Mindestens: Anzahl Datensätze je Typ vorher und nachher, Summen (z. B. offene Rechnungsbeträge, erfasste Stunden je Projekt) und eine fachliche Stichprobe durch jemanden, der die Daten kennt. Differenzen sind normal — wichtig ist, dass man sie erklären kann, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.

Import in Flenio

Flenio importiert Projekte und Aufgaben aus Excel und CSV sowie direkt aus monday.com. Die Importhistorie zeigt, was wann importiert wurde, und macht einen fehlerhaften Import rückgängig. So lässt sich die Probemigration beliebig oft wiederholen, bis der Abgleich stimmt.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Für ein KMU mit einem Projektwerkzeug meist zwei bis sechs Wochen, der grösste Teil davon Bereinigung und Tests. Die eigentliche Übertragung dauert oft nur Stunden.

Big Bang oder schrittweise?

Big Bang (alles an einem Stichtag) ist einfacher, wenn die Datenmenge überschaubar ist. Schrittweise lohnt sich bei vielen Teams oder hohem Risiko — erfordert aber, dass beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen.

Was passiert mit den Daten im alten System?

Vollständig exportieren, archivieren, dann Konto kündigen und Löschung beim Anbieter bestätigen lassen. Den Export gemäss Aufbewahrungsfristen aufbewahren.