Checklisten

Checkliste Jahresabschluss vorbereiten (Projektunternehmen)

Für: Inhaber und Verantwortliche für die Buchhaltung in Agenturen, Beratungen, Ingenieur- und Architekturbüros.

Kurz erklärt

Der Jahresabschluss eines Projektunternehmens steht und fällt mit vier Zahlen aus dem Projektgeschäft: alle Leistungen des Jahres fakturiert, offene Forderungen bewertet, angefangene Arbeiten (unfertige Projekte) abgegrenzt und Ferien-/Überzeitguthaben zurückgestellt. Wer das vor dem Treuhandtermin erledigt, spart Rückfragen und Honorar.

Der Treuhänder bekommt Kontoauszüge und Belege. Was er nicht sieht: die 40 Stunden vom Dezember, die noch nicht fakturiert sind, das halbfertige Projekt mit CHF 30'000 Aufwand und der Kunde, der seit acht Monaten nicht zahlt. Genau diese Positionen entscheiden über das Ergebnis — und nur das Projektgeschäft kennt sie.

Warum angefangene Arbeiten der grösste Posten sind

In einer Beratung oder Agentur sind am 31.12. oft ein Viertel des Jahresumsatzes «unterwegs»: geleistet, aber nicht fakturiert. Wer das nicht abgrenzt, zeigt ein falsches Ergebnis — mal zu tief (Aufwand im alten Jahr, Umsatz im neuen), mal zu hoch (Akonto kassiert, Leistung offen). Die Liste der laufenden Projekte mit Aufwand und Fertigstellungsgrad ist deshalb das wichtigste Dokument neben der OP-Liste.

Delkredere pragmatisch

Für Forderungen mit konkretem Ausfallrisiko (Betreibung, Konkurs, Streit) eine Einzelwertberichtigung; für den Rest ist steuerlich eine Pauschale von 5 % auf Schweizer und 10 % auf ausländische Debitoren üblich. Der Treuhänder entscheidet — aber er braucht die Einschätzung je Posten, und die kommt vom Projektleiter, nicht aus der Buchhaltung.

Was Flenio liefert

Die OP-Liste per Stichtag mit Altersstruktur, den Export aller Rechnungen als PDF und CSV, die unverrechneten Zeiten je Projekt, Ferien- und Absenzsaldi aus der Zeiterfassung und den Bankabgleich mit Transaktions-IDs. Der Treuhänder bekommt Dateien, keine Screenshots.

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit der Vorbereitung beginnen?

Mitte Dezember: Zeiten prüfen, Entwürfe abschliessen, OP-Liste anschauen. In der ersten Januarwoche: fakturieren, was ins alte Jahr gehört (Rechnungsdatum 31.12. oder Abgrenzung), Saldi exportieren.

Muss ich Kleinprojekte auch abgrenzen?

Wesentlichkeit gilt: Projekte unter ein bis zwei Prozent des Umsatzes können pauschal behandelt werden. Was darüber liegt, wird einzeln abgegrenzt.

Was ist mit Zeiten, die nie verrechnet werden?

Sie sind Aufwand, kein Umsatz — und gehören nicht in die angefangenen Arbeiten. Wichtig ist, dass sie erfasst sind: Für die Nachkalkulation und als Argument, warum die Marge so ist, wie sie ist.