Datenstandort Schweiz

Bewerberdaten aufbewahren und löschen: Was in der Schweiz gilt

Für: HR-Verantwortliche, Geschäftsleitungen und Projektleiter von Rekrutierungsprojekten in KMU.

Kurz erklärt

Arbeitgeber dürfen Bewerberdaten nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für die Stelle betreffen (Art. 328b OR). Nach einer Absage werden die Unterlagen gelöscht oder zurückgegeben, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Üblich ist eine kurze Aufbewahrung von etwa drei bis sechs Monaten, unter anderem wegen der dreimonatigen Klagefrist nach Gleichstellungsgesetz. Längere Aufbewahrung braucht eine Einwilligung.

Bewerbungen enthalten viele persönliche Informationen: Lebenslauf, Zeugnisse, manchmal Fotos, Gesundheits- oder Familienangaben. Wer rekrutiert, bearbeitet damit Personendaten mit hohem Schutzbedarf. Diese Seite fasst zusammen, was erlaubt ist, wie lange aufbewahrt werden darf und wie man ein Rekrutierungsprojekt sauber organisiert.

Was Arbeitgeber bearbeiten dürfen

Art. 328b OR beschränkt die Datenbearbeitung im Arbeitsverhältnis – und bereits im Bewerbungsverfahren – auf Daten, die die Eignung für die Stelle betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind. Fragen nach Schwangerschaft, Religion oder Gesundheit sind nur ausnahmsweise zulässig, wenn sie für die konkrete Stelle relevant sind. Referenzen dürfen in der Regel nur mit Einverständnis der bewerbenden Person eingeholt werden.

Aufbewahrung nach der Absage

Typische Regeln für die Praxis:

Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens löschen oder zurückgeben
Kurze Aufbewahrung von rund drei bis sechs Monaten zur Abwehr möglicher Ansprüche – Klagen wegen diskriminierender Ablehnung sind innert drei Monaten nach der Absage zu erheben (Art. 8 GlG)
Längere Aufbewahrung für einen Talentpool nur mit ausdrücklicher Einwilligung und klarer Frist
Zugriff auf die Personen beschränken, die am Verfahren beteiligt sind
Kopien in E-Mail-Postfächern und lokalen Ordnern ebenfalls löschen

Rekrutierung als Projekt organisieren

Grössere Rekrutierungen sind kleine Projekte: Stellenprofil, Ausschreibung, Vorselektion, Gespräche, Entscheid. Wer sie in einem Projektwerkzeug steuert, sollte Aufgaben neutral benennen (z. B. «Gespräch Kandidat 3» statt Namen), Bewerbungsunterlagen nur in dafür vorgesehenen Systemen ablegen und nach Abschluss das Löschkonzept umsetzen. Ein Bewerbermanagement-System mit automatischer Löschung ist dafür oft besser geeignet als Ordner und Tabellen.

Häufige Fragen

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen nach einer Absage aufbewahren?

Nur so lange wie nötig. In der Praxis sind rund drei bis sechs Monate verbreitet, um mögliche Ansprüche abwehren zu können. Für längere Aufbewahrung braucht es eine Einwilligung.

Darf ich Bewerber in einen Talentpool aufnehmen?

Ja, mit ausdrücklicher Einwilligung, einer klaren Frist und der Möglichkeit, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Muss ich abgelehnten Bewerbern Auskunft geben?

Auf Anfrage ja: Nach Art. 25 DSG haben sie ein Auskunftsrecht über die bearbeiteten Daten. Eine Begründung der Absage ist dagegen grundsätzlich nicht geschuldet.