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E-Mail-Archivierung in der Schweiz: Was muss wie lange aufbewahrt werden?

Für: KMU-Inhaber, Treuhänder und IT-Verantwortliche, die eine E-Mail-Archivierung einführen oder überprüfen.

Kurz erklärt

In der Schweiz müssen E-Mails nicht pauschal archiviert werden. Aufbewahrungspflichtig sind sie, wenn sie als Buchungsbeleg dienen – etwa Rechnungen, Bestellungen oder Vereinbarungen mit buchhalterischer Wirkung. Dann gilt eine Frist von zehn Jahren (Art. 958f OR, für die Mehrwertsteuer Art. 70 MWSTG). Die Archivierung muss Integrität und Lesbarkeit sicherstellen; nicht mehr benötigte Personendaten sind zu löschen.

«Müssen wir alle E-Mails zehn Jahre aufbewahren?» Die kurze Antwort ist nein. Die längere hängt davon ab, welche Funktion eine E-Mail hat. Diese Seite trennt Aufbewahrungspflichten nach Obligationenrecht und Mehrwertsteuer von freiwilliger Archivierung und zeigt, wo der Datenschutz Grenzen setzt.

Was aufbewahrt werden muss

Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Seit der Revision des Rechnungslegungsrechts gehört die Geschäftskorrespondenz nicht mehr generell dazu – aufbewahrungspflichtig ist sie, soweit sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat. Für die Mehrwertsteuer gilt ebenfalls eine Frist von zehn Jahren; für Unterlagen zu Immobilien 26 Jahre (Art. 70 MWSTG). Die Fristen beginnen mit Ablauf des Geschäftsjahres.

Anforderungen an das Archiv

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt unter anderem:

Integrität: Änderungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sein
Verfügbarkeit und Lesbarkeit während der ganzen Aufbewahrungsdauer
Ordnung, sodass Unterlagen innert nützlicher Frist auffindbar sind
Dokumentation des Archivierungsverfahrens
Schutz vor unbefugtem Zugriff

Wo der Datenschutz Grenzen setzt

Was nicht aufbewahrt werden muss, darf nicht beliebig lange aufbewahrt werden. Das DSG verlangt, Personendaten zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Ein Archiv «für alle Fälle» widerspricht diesem Grundsatz. Sinnvoll ist ein Löschkonzept, das pflichtige Unterlagen zehn Jahre sichert und übrige Korrespondenz nach einer festgelegten Frist löscht.

Häufige Fragen

Muss ich alle geschäftlichen E-Mails zehn Jahre aufbewahren?

Nein. Pflichtig sind E-Mails, die als Buchungsbeleg dienen. Andere Korrespondenz kann aus Beweisgründen länger aufbewahrt werden, sollte aber einem Löschkonzept folgen.

Genügt das normale Postfach als Archiv?

Meist nicht, weil E-Mails dort verändert oder gelöscht werden können. Für pflichtige Unterlagen braucht es ein Verfahren, das Integrität und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist.