Datenstandort Schweiz

Kontaktformulare und Online-Formulare datenschutzkonform gestalten

Für: KMU, Webagenturen und Marketingverantwortliche, die Formulare auf Websites einsetzen.

Kurz erklärt

Ein datenschutzkonformes Formular fragt nur ab, was für den Zweck nötig ist, informiert über Zweck, Empfänger und Aufbewahrung (Hinweis und Link zur Datenschutzerklärung), überträgt Daten verschlüsselt und speichert sie bei einem geeigneten Dienst mit Auftragsbearbeitungsvertrag. Eingänge werden gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Für besonders schützenswerte Angaben gelten höhere Anforderungen.

Kontaktformulare, Anmeldungen, Bewerbungen, Offertanfragen: Formulare sind der häufigste Weg, auf dem Websites Personendaten erheben. Diese Seite zeigt, worauf es beim Datenschutz ankommt – vom Feld bis zur Löschung.

Weniger Felder, weniger Risiko

Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit verlangt, nur Daten zu erheben, die für den Zweck nötig sind. Für eine Kontaktanfrage genügen meist Name, E-Mail und Nachricht. Telefonnummer, Firma oder Adresse sollten optional sein, wenn sie nicht zwingend gebraucht werden. Weniger Pflichtfelder erhöhen zudem die Abschlussrate.

Technik und Dienste

Was hinter dem Formular passiert, ist entscheidend:

Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS)
Formulardienst mit Auftragsbearbeitungsvertrag, Standort und Unterauftragsbearbeitern geprüft
Spam-Schutz ohne unnötige Datenweitergabe an Dritte
Eingänge nicht unverschlüsselt an viele Postfächer verteilen
Klare Löschfrist für bearbeitete Anfragen

Besondere Formulare

Bewerbungs-, Gesundheits- oder Mandatsformulare enthalten oft besonders schützenswerte Daten. Hier braucht es strengere Massnahmen: verschlüsselte Ablage, eingeschränkter Zugriff, sorgfältige Auswahl des Dienstes und kurze Aufbewahrung. Für Kanzleien und Gesundheitsberufe kann ein spezialisierter, sicherer Eingangskanal besser geeignet sein als ein allgemeines Kontaktformular.

Häufige Fragen

Brauche ich für ein Kontaktformular eine Einwilligung?

Nach Schweizer Recht in der Regel nicht, wenn die Daten nur zur Beantwortung der Anfrage verwendet werden und über die Bearbeitung informiert wird. Für Newsletter-Anmeldungen gelten zusätzlich die Regeln des UWG.

Muss ich auf die Datenschutzerklärung hinweisen?

Ein kurzer Hinweis mit Link beim Formular ist empfehlenswert und erfüllt die Informationspflicht im Zusammenspiel mit der Datenschutzerklärung.

Wie lange darf ich Anfragen aufbewahren?

So lange, wie es für die Bearbeitung und allfällige Nachfragen nötig ist. Wird daraus ein Auftrag, gelten die Fristen für Geschäftsunterlagen.