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Automationen: Wenn-dann-Regeln für wiederkehrende Handgriffe
Automationen in Flenio bestehen aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. Wechselt etwa der Status einer Aufgabe auf erledigt, kann Flenio automatisch zuweisen, kommentieren, eine Unteraufgabe anlegen, per E-Mail benachrichtigen oder einen Webhook aufrufen. Regeln gelten für den ganzen Workspace oder eingegrenzt auf einzelne Projekte.
Automationsregeln sind ab dem Plan Team enthalten.
Auf einen Blick
- Sieben Auslöser, darunter Statuswechsel, Zuweisung und nahende Fälligkeit
- Zehn Aktionen, von Status setzen bis Webhook aufrufen
- Regeln workspaceweit oder pro Projekt eingegrenzt
- Fälligkeitserinnerungen gebündelt in einer E-Mail
So funktioniert es
- 1
Regel anlegen
Unter Einstellungen → Automationen eine neue Regel erstellen und optional auf ein Projekt eingrenzen.
- 2
Auslöser wählen
Zum Beispiel «Status hat sich geändert», «Aufgabe wurde zugewiesen» oder «Fälligkeit rückt näher» mit einstellbarem Vorlauf.
- 3
Aktionen festlegen
Eine oder mehrere Aktionen hinzufügen, etwa Verantwortliche zuweisen, Kommentar erstellen oder E-Mail senden.
- 4
Prüfen und anpassen
Regeln in der Regelliste kontrollieren; den Vorlauf für Fälligkeitserinnerungen jederzeit über «Vorlauf ändern» anpassen.
Welche Auslöser Flenio kennt
Auslöser bestimmen, wann eine Regel feuert. Die Fälligkeitserinnerung läuft einmal täglich ab 07:00 Uhr und feuert je Regel, Aufgabe und Termin genau einmal; wird der Termin verschoben, gibt es für den neuen Termin wieder genau eine Erinnerung.
| Auslöser | Wann er feuert |
|---|---|
| Aufgabe wurde erstellt | sofort bei Neuanlage |
| Status hat sich geändert | beim Statuswechsel, etwa auf erledigt |
| Aufgabe wurde zugewiesen | bei Änderung der verantwortlichen Person |
| Priorität hat sich geändert | bei Änderung der Priorität |
| Fälligkeit rückt näher | täglich ab 07:00 Uhr innerhalb des Vorlaufs von 0 bis 30 Tagen |
| Vorgänger abgeschlossen | wenn alle blockierenden Aufgaben erledigt sind |
| Kommentar wurde hinzugefügt | bei jedem neuen Kommentar |
Welche Aktionen eine Regel ausführen kann
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Status setzen | setzt einen festen Status |
| Priorität setzen | setzt eine feste Priorität |
| Verantwortlichen zuweisen | weist die Aufgabe einer Person zu |
| Verantwortlichen benachrichtigen | sendet eine In-App-Benachrichtigung |
| E-Mail senden | schickt eine E-Mail mit Aufgabe, Projekt, Phase, Fälligkeit und Link |
| Kommentar erstellen | fügt automatisch einen Kommentar hinzu |
| Unteraufgabe anlegen | erstellt eine definierte Unteraufgabe |
| Fälligkeit setzen | setzt die Fälligkeit auf eine Anzahl Tage ab heute |
| Label hinzufügen | hängt ein Workspace-Label an, ohne Duplikate |
| Webhook aufrufen | ruft eine externe URL auf, etwa Slack oder Zapier |
Was du wissen solltest
- – Automationsregeln sind erst ab dem Plan Team verfügbar.
- – Beim Wiederherstellen eines Projekts aus der Datensicherung werden Automationen nicht neu angelegt.
Häufige Fragen
Was ist eine Automationsregel in Flenio?
Eine Regel besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. Ein Beispiel: Wenn der Status einer Aufgabe auf Review wechselt, wird die Teamleitung zugewiesen und per E-Mail benachrichtigt. Regeln gelten workspaceweit oder nur für ausgewählte Projekte.
Wie funktionieren Erinnerungen vor der Fälligkeit?
Der Auslöser Fälligkeit rückt näher prüft einmal täglich ab 07:00 Uhr alle Aufgaben, deren Termin innerhalb des eingestellten Vorlaufs von 0 bis 30 Tagen liegt. Je Regel, Aufgabe und Termin gibt es genau eine Erinnerung; mehrere Aufgaben einer Regel werden zu einer E-Mail gebündelt.
Kann Flenio externe Werkzeuge wie Slack oder Zapier auslösen?
Ja. Die Aktion Webhook aufrufen ruft eine externe URL auf, zum Beispiel einen Slack- oder Zapier-Webhook. So lassen sich Ereignisse aus Flenio an andere Systeme weitergeben, ohne dass jemand Daten von Hand übertragen muss.
Weitere Funktionen im Detail
- Integrationen: Slack, Teams, Zapier und mehr
- Kundenfreigabe per Read-only-Link
- KI-Projektassistent und Projekt aus Dokumenten
- Projekt-Wiki mit Struktur-Generator
- Tägliche Datensicherung in Zürich
- Rollen, Rechte und Sicherheitsprotokoll
- SharePoint und OneDrive im Projekt
Zuletzt geprüft am 7.11.2026 · Funktionsbeschreibung nach Handbuch und Planübersicht.