Das Projektbudget wird erst bei der Schlussrechnung als überschritten erkannt
Budgetüberschreitungen fallen spät auf, wenn erfasste Zeit und Kosten erst bei der Abrechnung mit dem Budget verglichen werden. In Flenio hinterlegst du pro Projekt ein Budget und siehst laufend, wie viel davon durch erfasste Zeit und Kosten verbraucht ist, damit du rechtzeitig mit dem Kunden sprichst.
Kennst du das?
- Der Budgetverbrauch wird nur bei der Rechnungsstellung berechnet.
- Zusätzliche Wünsche werden umgesetzt, ohne dass jemand den Verbrauch kennt.
- Festpreisprojekte enden regelmässig mit Verlust.
- Gespräche über Nachträge kommen zu spät.
Was es kostet
Ein überschrittenes Budget lässt sich nachträglich kaum noch verrechnen. Wer früh sieht, dass der Verbrauch dem Fortschritt davonläuft, kann Umfang klären, einen Nachtrag vereinbaren oder umplanen. Wer es erst am Ende merkt, trägt die Mehrkosten selbst und hat zudem einen unzufriedenen Kunden.
So löst Flenio das
- Zeit fliesst ins BudgetGebuchte Stunden fliessen direkt in Projektbudget, Auslastung und Auswertungen.Mehr erfahren
- Nachträge sauber behandelnWie man Abweichungen vom Vertrag fristgerecht anzeigt und bewertet, zeigt das Kapitel Claim-Management.Mehr erfahren
- Frühwarnung im TeamAutomationen benachrichtigen Verantwortliche bei Statuswechseln oder nahenden Fälligkeiten.Mehr erfahren
Aus der Praxis
Ein Architekturbüro bemerkte bei einem Umbau erst mit der Schlussrechnung, dass zwanzig zusätzliche Planungsstunden angefallen waren, die niemand angezeigt hatte. Im nächsten Projekt prüft die Projektleiterin den Budget-Tab an jedem Meilenstein, spricht Mehraufwand früh an und vereinbart Nachträge, bevor die Arbeit erledigt ist.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Budgetkontrolle setzt voraus, dass Zeit konsequent auf Projekte gebucht wird. Ohne Zeiterfassung zeigt jedes Budget nur die Kosten, die jemand von Hand einträgt.
So gehst du vor
- 1
Beim Projektstart ein Budget im Budget-Tab hinterlegen.
- 2
Zeit konsequent auf das Projekt buchen.
- 3
Den Verbrauch an jedem Meilenstein mit dem Fortschritt vergleichen und Abweichungen früh mit dem Kunden besprechen.
Häufige Fragen
Wie erkenne ich eine Budgetüberschreitung früh?
Indem der Verbrauch laufend gegen das Budget und gegen den Fortschritt verglichen wird. In Flenio zeigt der Budget-Tab, wie viel durch erfasste Zeit und Kosten bereits verbraucht ist.
Was tun, wenn der Kunde zusätzliche Leistungen will?
Die Änderung vor der Ausführung prüfen, bewerten und schriftlich vereinbaren. Wie Nachträge und Claims fristgerecht behandelt werden, beschreibt das Kapitel Claim-Management.