Was ist Claim-Management?
Claim-Management bezeichnet die systematische Behandlung von Ansprüchen, die entstehen, wenn ein Projekt vom vertraglich vereinbarten Soll abweicht. Ein Claim ist dabei ein Anspruch auf zusätzliche Vergütung, Verlängerung von Fristen oder Schadenersatz, der aus einer solchen Abweichung abgeleitet wird. Der Begriff stammt aus dem Anlagen- und Bauwesen und hat sich in IT-, Beratungs- und Infrastrukturprojekten durchgesetzt; im deutschsprachigen Bauwesen ist auch Nachtragsmanagement gebräuchlich.
Claim-Management hat zwei Seiten. Aktives Claim-Management sichert eigene Ansprüche, etwa die Mehrkosten durch verspätete Pläne des Bestellers. Passives Claim-Management, oft Anti-Claim-Management genannt, prüft und wehrt Ansprüche der Gegenseite ab und macht eigene Gegenforderungen geltend. Beide Seiten beruhen auf denselben Grundlagen: genaue Kenntnis des Vertrags, laufende Dokumentation und fristgerechte Kommunikation.
- Claim
- Anspruch einer Vertragspartei auf Mehrvergütung, Fristverlängerung oder Schadenersatz, begründet mit einer Abweichung vom vertraglich vereinbarten Leistungssoll oder Ablauf.
Für die Projektleitung ist Claim-Management Teil der Steuerung, eng verbunden mit dem Scope-Management und der Änderungskontrolle. Der Leitfaden Projektplanung ordnet es in den Gesamtablauf ein. Die Kurzdefinition steht im Glossar unter Claim-Management.
Was ist der Unterschied zwischen Claim, Nachtrag und Change Request?
Die drei Begriffe werden oft vermischt, beschreiben aber verschiedene Situationen. Der Unterschied liegt darin, ob die Änderung einvernehmlich ist und von wem sie ausgeht.
| Begriff | Auslöser | Charakter | Typisches Beispiel |
|---|---|---|---|
| Change Request | eine Partei wünscht eine Änderung des Umfangs | einvernehmlich, vor Ausführung geprüft und genehmigt | Kunde möchte eine zusätzliche Schnittstelle |
| Nachtrag | geänderte oder zusätzliche Leistung nach Vertragsschluss | Angebot zur Vergütung einer Änderung, meist einvernehmlich | Bauherr ändert die Fassade, Unternehmer offeriert den Mehrpreis |
| Claim | Störung oder Abweichung, die eine Partei der anderen zurechnet | strittig oder zumindest nicht vereinbart, wird durchgesetzt | Pläne kommen drei Wochen zu spät, Unternehmer verlangt Stillstandskosten |
Ein gut geführter Änderungsprozess verhindert viele Claims, weil Änderungen geprüft und vergütet werden, bevor sie ausgeführt sind. Claims entstehen vor allem dort, wo Änderungen informell angeordnet, Mitwirkungspflichten nicht erfüllt oder Störungen nicht gemeldet werden. Für den Änderungsprozess eignen sich die Change-Request-Vorlage und die Checkliste Change Request prüfen.
Was hat Claim-Management mit dem magischen Dreieck zu tun?
Das magische Dreieck aus Leistung, Zeit und Kosten beschreibt, dass sich keine Ecke ändern lässt, ohne die anderen zu beeinflussen. Claim-Management ist die vertragliche Seite dieses Zusammenhangs: Ändert sich der Leistungsumfang oder wird die Ausführung gestört, entstehen Ansprüche auf Anpassung von Zeit, Kosten oder beidem. Im Fachjargon spricht man deshalb manchmal vom Claim-Dreieck.
In der Praxis hilft das Dreieck bei der Prüfung jedes Ereignisses. Welche Ecke ist betroffen? Hat sich die Leistung geändert, liegt meist ein Nachtrag vor. Ist die Zeit betroffen, weil der Besteller nicht mitwirkt, ist eine Behinderung anzuzeigen und eine Fristverlängerung zu verlangen. Steigen die Kosten durch Umstände, die keine Partei vorhersehen konnte, ist zu prüfen, ob der Vertrag oder das Gesetz eine Anpassung vorsieht. Jede Ecke hat eigene Fristen und Nachweispflichten.
Wie läuft der Claim-Management-Prozess ab?
Claim-Management folgt einem Prozess, der vor Projektstart beginnt und bis zur Schlussabrechnung reicht. Der PMBOK Guide ordnet die Behandlung von Ansprüchen der Steuerung von Beschaffungen und Verträgen zu und betont die Dokumentation über den gesamten Verlauf [11].
- 1Vertragsanalyse vor Projektstart: Leistungssoll, Mitwirkungspflichten, Fristen, Formvorschriften und Anzeigepflichten erfassen.
- 2Abweichungen erkennen: Soll-Ist-Vergleich von Leistung, Terminen, Plänen und Mitwirkung in jeder Projektsitzung.
- 3Fristgerecht anzeigen: Behinderung oder Änderung schriftlich melden, bevor die Frist abläuft, auch wenn die Höhe noch offen ist.
- 4Dokumentieren: Ursache, Auswirkung, Datum, Beteiligte und Belege laufend festhalten.
- 5Bewerten: Mehrkosten und Zeitbedarf nachvollziehbar aus der Kalkulation ableiten.
- 6Einreichen und verhandeln: Claim mit Begründung, Rechtsgrundlage, Berechnung und Belegen vorlegen.
- 7Abschliessen: Einigung als Nachtrag festhalten oder den Streit geordnet eskalieren.
Der dritte Schritt entscheidet über die meisten Fälle. Viele Verträge und Normen knüpfen Ansprüche an eine rechtzeitige Anzeige. Eine kurze, sachliche Anzeige mit dem Hinweis, dass die Bewertung folgt, sichert den Anspruch, ohne den Konflikt zu verschärfen.
Welche Rechtsgrundlagen gelten in der Schweiz, Deutschland, Österreich und international?
Ob und wie ein Claim durchsetzbar ist, hängt vom Vertrag und vom anwendbaren Recht ab. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Grundlagen für Werk- und Bauverträge.
| Rahmen | Grundlage | Kerninhalt |
|---|---|---|
| Schweiz, Gesetz | Art. 365 Abs. 3, 373 und 374 OR | Anzeigepflicht bei gefährdeter Ausführung; Festpreis grundsätzlich fest, Anpassung nur bei ausserordentlichen, nicht vorhersehbaren Umständen; ohne Preisabrede Vergütung nach Wert der Arbeit |
| Schweiz, SIA-Norm 118 | Art. 84 bis 90, Art. 58 Abs. 2 | einseitiges Änderungsrecht des Bauherrn, Mehrvergütung bei Mengen- und Ausführungsänderungen, Anpassung der Fristen |
| Deutschland, Gesetz | §§ 650b und 650c BGB | Anordnungsrecht des Bestellers nach 30 Tagen ohne Einigung; Vergütung nach tatsächlich erforderlichen Kosten mit Zuschlägen |
| Deutschland, VOB/B | § 2 Abs. 5 und 6, § 6 Abs. 1 | neuer Preis bei geänderter Leistung; Ankündigung vor Ausführung zusätzlicher Leistungen; unverzügliche schriftliche Behinderungsanzeige |
| Österreich | § 1168 ABGB; ÖNORM B 2110 | angemessene Entschädigung bei Verzögerung aus der Sphäre des Bestellers; Mehrkostenforderungen bei Leistungsabweichungen |
| International | FIDIC 2017, Sub-Clause 20.2 | Anzeige binnen 28 Tagen, vollständige Begründung binnen 84 Tagen |
In der Schweiz muss der Unternehmer nach Art. 365 Abs. 3 OR Verhältnisse, die eine gehörige oder rechtzeitige Ausführung gefährden, dem Besteller ohne Verzug anzeigen, sonst fallen die nachteiligen Folgen ihm selbst zur Last; Art. 373 OR hält am vereinbarten Festpreis fest und lässt eine Anpassung nur bei ausserordentlichen, nicht vorhersehbaren Umständen zu [1]. Ist die SIA-Norm 118 vereinbart, räumt Art. 84 dem Bauherrn ein einseitiges Recht zu Bestellungsänderungen ein; die Art. 85 bis 90 regeln Pflichten, Mehr- und Minderpreise und die Anpassung der Fristen [2]. Das Bundesgericht hat in BGE 143 III 545 entschieden, wie Nachtragspreise bei Pauschalverträgen sinngemäss nach Art. 89 der Norm zu bestimmen sind [3].
In Deutschland gibt § 650b BGB dem Besteller eines Bauvertrags ein Anordnungsrecht, wenn binnen 30 Tagen nach dem Änderungsbegehren keine Einigung zustande kommt [4]; § 650c BGB bemisst die Mehrvergütung nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen und erlaubt Abschlagszahlungen von 80 % der im Angebot genannten Mehrvergütung [5]. Ist die VOB/B vereinbart, muss der Auftragnehmer den Anspruch auf Vergütung zusätzlicher Leistungen nach § 2 Abs. 6 ankündigen, bevor er mit der Ausführung beginnt [6], und Behinderungen nach § 6 Abs. 1 unverzüglich schriftlich anzeigen [7]. In Österreich gewährt § 1168 ABGB eine angemessene Entschädigung, wenn der Unternehmer durch Umstände auf Seite des Bestellers Zeit verliert [8]; die ÖNORM B 2110 regelt Leistungsabweichungen und Mehrkostenforderungen im Detail [9]. Für Österreich vertieft das Kapitel ÖNORM B 2110 im Bauprojekt die Norm.
International verlangt die FIDIC-Vertragsfamilie in der Fassung 2017 eine Anzeige des Claims binnen 28 Tagen ab Kenntnis und eine vollständig begründete Forderung binnen 84 Tagen; wird die Frist verpasst, kann der Anspruch entfallen [10].
Rechenbeispiel: Claim wegen verspäteter Pläne
Ein Unternehmer führt Rohbauarbeiten nach SIA-Norm 118 aus. Die Ausführungspläne für ein Geschoss treffen sechs Arbeitstage später ein als im Terminplan vereinbart. Die Equipe von vier Personen und ein Bagger stehen in dieser Zeit bereit, ohne sinnvoll anderweitig eingesetzt werden zu können. Der Unternehmer hat die drohende Verzögerung am ersten Tag schriftlich angezeigt.
| Position | Rechnung | Betrag in CHF |
|---|---|---|
| Personal | 4 Personen × 6 Tage × 8,5 Stunden × 95 CHF | 19 380 |
| Gerätevorhaltung Bagger | 6 Tage × 650 CHF | 3 900 |
| Bauleitung des Unternehmers | 6 Tage × 4 Stunden × 120 CHF | 2 880 |
| Zwischensumme direkte Kosten | 26 160 | |
| Gemeinkosten und Wagnis gemäss Angebotskalkulation | 2 100 | |
| Claim gesamt | 28 260 |
Zusätzlich verlangt der Unternehmer eine Verlängerung der Ausführungsfrist um sechs Arbeitstage. Die Ansätze stammen aus der Angebotskalkulation, was die Verhandlung erleichtert: Der Bauherr kann jede Position mit dem Vertrag abgleichen. Fehlt eine solche Grundlage, wird die Bewertung schnell zum Streit über Stundensätze. Für eigene Berechnungen hilft der Nachtragsrechner.
Welche Dokumentation braucht ein Claim?
Ein Claim ist so stark wie seine Belege. Wer erst bei der Schlussrechnung versucht, Ursachen und Folgen zu rekonstruieren, scheitert meist an fehlenden Nachweisen. Die Dokumentation muss deshalb laufend entstehen, als Teil der normalen Projektarbeit.
- Vertragsgrundlagen: Leistungsbeschreibung, Pläne, Terminplan, vereinbarte Normen und ihre Abänderungen.
- Tagesberichte oder Projekttagebuch mit Wetter, Personal, Geräten, Leistung und Störungen.
- Anzeigen und Korrespondenz mit Datum und Empfangsbestätigung.
- Soll-Ist-Vergleich des Terminplans, der Ursache und Auswirkung zeigt.
- Aufwandserfassung, die gestörte von ungestörter Arbeit trennt.
- Fotos, Protokolle und Prüfberichte als Beweismittel.
Die Trennung zwischen gestörter und ungestörter Arbeit ist der schwierigste Punkt. Ohne sie lässt sich kaum nachweisen, welcher Mehraufwand auf die Störung zurückgeht. Eine einfache Kennzeichnung in der Zeiterfassung, etwa ein eigener Leistungsschlüssel für Stillstand, schafft hier Klarheit.
Wie funktioniert Claim-Management in IT- und Beratungsprojekten?
In IT- und Beratungsprojekten entstehen Claims seltener durch Wetter oder Baugrund, häufiger durch fehlende Mitwirkung des Kunden und unklare Anforderungen. Typische Auslöser sind verspätete Testdaten, nicht verfügbare Fachpersonen, verzögerte Abnahmen oder Anforderungen, die sich nach Vertragsschluss als umfangreicher herausstellen. Ob ein Anspruch besteht, hängt stark davon ab, ob ein Werkvertrag mit geschuldetem Erfolg oder ein Auftrag mit geschuldeter Sorgfalt vorliegt; die Unterschiede erklärt das Kapitel Werkvertrag oder Auftrag.
Bei agilen Vorgehensweisen verschiebt sich das Claim-Management in die Vertragsgestaltung. Wenn der Umfang bewusst offen ist, sind Festpreise mit fixem Leistungsumfang eine Quelle von Konflikten; Modelle mit Aufwand, Kostendach oder festem Budget und variablem Umfang reduzieren das Claim-Potenzial. Das Kapitel Agile Verträge vergleicht die Modelle. In jedem Fall gilt: Mitwirkungspflichten des Kunden gehören konkret in den Vertrag, mit Terminen und Folgen bei Verzug.
Wie wehrt man unberechtigte Claims ab?
Anti-Claim-Management beginnt mit derselben Disziplin wie das aktive Claim-Management: Vertragskenntnis und Dokumentation. Bei einem eingehenden Claim prüft die Projektleitung systematisch, ob die Anzeige fristgerecht und formgültig erfolgt ist, ob die behauptete Ursache in der eigenen Sphäre liegt, ob ein kausaler Zusammenhang zwischen Ursache und Mehraufwand belegt ist und ob die Höhe aus der Kalkulation nachvollziehbar abgeleitet ist.
Häufig zeigt die Prüfung eine gemischte Lage: Ein Teil der Verzögerung geht auf den Besteller zurück, ein anderer auf den Unternehmer selbst. Dann sind eigene Gegenforderungen zu prüfen, etwa für Verzug oder Mängel. Eine sachliche, belegte Gegenposition führt eher zu einer tragfähigen Einigung als eine pauschale Ablehnung. Eskaliert der Konflikt dennoch, hilft das Kapitel Projektkrise erkennen und bewältigen, und für die Konfliktdynamik zwischen den Parteien das Kapitel Konfliktmanagement nach Glasl.
Welche Fehler kosten im Claim-Management am meisten?
Die teuersten Fehler sind formeller Natur, nicht inhaltlicher. Berechtigte Ansprüche gehen verloren, weil Fristen oder Formvorschriften nicht eingehalten wurden.
- Behinderungen nicht oder zu spät anzeigen, in der Hoffnung, das Problem löse sich.
- Änderungen auf mündliche Anweisung ausführen, ohne schriftliche Bestätigung und Preisvorbehalt.
- Zusätzliche Leistungen beginnen, bevor der Vergütungsanspruch angekündigt ist.
- Gestörte und ungestörte Arbeit nicht trennen.
- Claims erst mit der Schlussrechnung einreichen, wenn die Beweise schwer zu sichern sind.
- Den Vertrag erst lesen, wenn der Streit begonnen hat.
Der letzte Punkt ist die Ursache vieler anderer. Eine Vertragsanalyse vor Projektstart, die Fristen und Anzeigepflichten in eine einfache Übersicht für das Projektteam übersetzt, kostet wenige Stunden und verhindert die meisten formellen Fehler. Die Checkliste Vertragsprüfung hilft dabei. Für Bauprojekte nach SIA-Norm 118 lohnt zusätzlich der Blick in das Kapitel SIA 118: Abnahme, Mängel und Garantie.