Rechnungen entstehen noch aus Excel- und Word-Vorlagen
Rechnungen aus Excel- oder Word-Vorlagen führen zu doppelten Nummern, falschen Beträgen und Abweichungen zwischen Rechnung und Projekt. In Flenio stellst du Rechnungen direkt aus dem Projekt aus: mit lückenlos vergebener Nummer, unveränderlichem PDF und Schweizer QR-Zahlteil, versendet per E-Mail an die hinterlegte Kundenadresse.
Kennst du das?
- Rechnungsnummern werden von Hand vergeben und gelegentlich doppelt.
- Nach dem Versand wird die Datei noch einmal geändert.
- Der QR-Zahlteil wird separat erzeugt und eingefügt.
- Ob eine Rechnung bezahlt ist, steht in einer anderen Liste.
Was es kostet
Eine Rechnung ist ein Geschäftsbeleg. Wird sie nach dem Versand geändert oder fehlt eine Nummer, stimmen Kundenexemplar, Ablage und Buchhaltung nicht mehr überein. Vorlagen-Rechnungen kosten zudem bei jeder Rechnung Minuten für Kopieren, Prüfen und Ablegen, die sich über ein Jahr zu Tagen summieren.
So löst Flenio das
- QR-Rechnung und ProjektabrechnungBeim Ausstellen vergibt Flenio eine lückenlose Nummer, friert den Beleg ein und erzeugt das PDF mit QR-Zahlteil.Mehr erfahren
- Zahlungen automatisch zuordnenMit QR-IBAN und QR-Referenz ordnet Flenio Zahlungseingänge per camt.054 der richtigen Rechnung zu.Mehr erfahren
- Automatisch verbuchtMit dem Plan Business fliesst jede ausgestellte Rechnung automatisch in die Buchhaltung nach KMU-Kontenrahmen.Mehr erfahren
Aus der Praxis
Ein Ingenieurbüro schreibt monatlich rund dreissig Rechnungen aus einer Word-Vorlage und vergibt die Nummern aus einer Liste. Zweimal im Jahr passiert eine doppelte Nummer, einmal wird eine versendete Rechnung nachträglich geändert. Mit Rechnungen aus dem Projekt entfallen beide Fehlerquellen, und der QR-Zahlteil entsteht automatisch mit der richtigen Referenz.
Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.
Passt Flenio?
Flenio passt, wenn Rechnungen aus Projekten entstehen. Für reine Warenrechnungen mit Lagerbestand und Artikelstamm ist eine Warenwirtschaft das bessere Werkzeug.
So gehst du vor
- 1
Absender, Adresse und IBAN oder QR-IBAN einmal in den Einstellungen hinterlegen.
- 2
Rechnungsentwurf im Projekt erstellen und Positionen erfassen.
- 3
Ausstellen, per E-Mail versenden und Zahlungen über den Bankabgleich übernehmen.
Häufige Fragen
Warum kann man ausgestellte Rechnungen nicht mehr ändern?
Damit Kundenexemplar, Archiv und Buchhaltung übereinstimmen. Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift, die als eigener Beleg nachvollziehbar bleibt; danach lässt sich eine korrekte Rechnung neu ausstellen.
Erzeugt Flenio den Schweizer QR-Zahlteil?
Ja. Jede ausgestellte Rechnung enthält den QR-Zahlteil, bei mehrseitigen Rechnungen vollständig auf der letzten Seite. Nötig sind Firmenname, Adresse und IBAN in den Einstellungen.