Wiederkehrende Aufgaben werden vergessen oder doppelt erledigt

Routineaufgaben wie Wochenreports, Monatsabrechnungen oder Kontrollen werden vergessen, wenn sie jedes Mal neu erfasst werden müssen. In Flenio markierst du solche Aufgaben als wiederkehrend; Flenio legt sie im gewählten Rhythmus automatisch neu an, und Automationsregeln weisen sie zu oder erinnern vor der Fälligkeit.

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Kennst du das?

Der Monatsabschluss hängt am Gedächtnis einer Person.
Kontrollen werden in Ferienzeiten ausgelassen.
Dieselbe Routine wird von zwei Personen erledigt.
Wiederkehrende Aufgaben werden jede Woche neu abgetippt.

Was es kostet

Vergessene Routinen fallen meist erst auf, wenn etwas schiefgeht: eine verpasste Frist, ein fehlender Report, ein unbezahlter Lieferant. Je mehr Routinen von einzelnen Personen abhängen, desto grösser das Risiko bei Ferien, Krankheit oder Wechsel.

So löst Flenio das

Aus der Praxis

In einem Treuhandbüro hing der Monatsabschluss an einer erfahrenen Mitarbeiterin. Als sie drei Wochen in den Ferien war, blieben zwei Kontrollen liegen. Heute sind alle Routinen als wiederkehrende Aufgaben mit Verantwortlichen und Vertretung angelegt, und eine Regel erinnert zwei Tage vor der Fälligkeit.

Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.

Passt Flenio?

Für einmalige Aufgaben oder sehr unregelmässige Abläufe bringen wiederkehrende Aufgaben wenig. Die automatische Zuweisung per Regel setzt den Plan Team voraus.

So gehst du vor

1
Alle Routinen eines Monats auflisten und als wiederkehrende Aufgaben anlegen.
2
Eine verantwortliche Person und eine Vertretung festlegen.
3
Eine Erinnerungsregel vor der Fälligkeit einrichten.

Im Handbuch nachlesen

Häufige Fragen

Wie erstelle ich wiederkehrende Aufgaben in Flenio?

Eine Aufgabe als wiederkehrend markieren und den Rhythmus wählen. Flenio legt sie danach automatisch neu an, sodass sie nicht jedes Mal erfasst werden muss.

Kann Flenio wiederkehrende Aufgaben automatisch zuweisen?

Ja, über Automationsregeln mit dem Auslöser Aufgabe wurde erstellt und der Aktion Verantwortlichen zuweisen. Automationen sind ab dem Plan Team enthalten.