Psychologie im Projekt

Verantwortungsdiffusion: Warum Aufgaben mit drei Zuständigen liegen bleiben

Für: Projektleiter und Teamleads, in deren Projekten Dinge liegen bleiben, obwohl «alle» Bescheid wussten.

Kurz erklärt

Verantwortungsdiffusion (Darley & Latané, 1968) bedeutet: Wenn mehrere Personen zuständig sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass irgendjemand handelt — jeder nimmt an, ein anderer kümmere sich. Im Projekt: Aufgaben mit «Team» als Zuständigem, Mails an fünf Empfänger, Entscheidungen «im Gremium». Gegenmittel: genau ein Verantwortlicher pro Aufgabe, namentlich, mit Termin.

Die Aufgabe war allen bekannt. Drei Leute waren zuständig. Niemand hat sie gemacht. Das ist kein Charakterfehler der drei, sondern ein zuverlässiger Effekt: Geteilte Verantwortung ist geteilte Nicht-Verantwortung. Die Lösung ist so banal, dass man sie ständig übergeht.

Der Effekt

John Darley und Bibb Latané untersuchten 1968, warum Zeugen in Notlagen nicht eingreifen. Ergebnis: Allein half fast jeder; in Gruppen halfen deutlich weniger — und es dauerte länger. Zwei Mechanismen: Jeder nimmt an, ein anderer sei zuständig (Diffusion), und jeder schaut auf die anderen, ob die Situation überhaupt ein Eingreifen verlangt (pluralistische Ignoranz). Beides funktioniert im Büro genauso wie auf der Strasse.

Im Projekt

Aufgabe mit mehreren Zuständigen: jeder wartet auf den anderen
E-Mail an sechs Personen mit einer Frage: keine Antwort — jeder denkt, ein anderer antwortet
Risiko, das «das Team im Blick hat»: niemand hat es im Blick
Fehler im Dokument, den vier Reviewer gesehen haben — und keiner gemeldet, weil «das fällt sicher jemandem auf»
Entscheidung im Lenkungsausschuss vertagt, weil niemand sie treffen will und alle mitreden

Was hilft

Ein Name pro Aufgabe. Mehrere Mitwirkende sind fein — aber genau eine Person ist verantwortlich, dass es passiert
Mails mit Frage an eine Person adressieren, die anderen in Kopie — die Antwortrate steigt sofort
RACI konsequent: «Accountable» ist immer genau einer
Risiken und Entscheidungen namentlich zuweisen, nicht dem Gremium
Im Tool erzwingen: Aufgaben ohne Zuständigen erscheinen in einer eigenen Liste — sichtbar, bis jemand sie übernimmt

Häufige Fragen

Ist geteilte Verantwortung nicht agil?

Ein Team ist gemeinsam für das Sprint-Ziel verantwortlich — aber jede Aufgabe im Sprint hat jemanden, der sie zieht. Kollektive Verantwortung für das Ergebnis und individuelle für den nächsten Schritt schliessen sich nicht aus.

Was, wenn niemand freiwillig übernimmt?

Dann zuweisen. Eine Aufgabe ohne Namen ist keine Aufgabe, sondern ein Wunsch. Unangenehm ist das nur kurz; liegen gebliebene Aufgaben sind länger unangenehm.

Wie gehe ich mit «Bitte alle schauen» um?

Ersetzen durch «Anna prüft bis Freitag, Beat und Clara als Reserve». Wer das konsequent macht, bekommt Antworten.