Checklisten

Checkliste Abnahmeprotokoll

Für: Projektleiter und Auftragnehmer, die ein Ergebnis übergeben — und Auftraggeber, die es abnehmen.

Kurz erklärt

Eine Abnahme ist der Moment, in dem aus «fast fertig» ein «fertig» wird — mit Rechtsfolgen: Fälligkeit der Schlussrechnung, Beginn der Gewährleistung, Ende der Änderungen zum Fixpreis. Das Protokoll hält fest, was abgenommen wurde, welche Mängel offen sind und bis wann sie behoben werden. Ohne Protokoll ist die Abnahme eine Behauptung.

Die meisten Streitfälle nach Projektende drehen sich nicht um die Leistung, sondern um die Frage, ob sie abgenommen wurde. Eine Mail «sieht gut aus» ist keine Abnahme. Ein Protokoll mit Datum, Umfang, Mängelliste und Unterschriften ist eine. Es dauert dreissig Minuten und spart im Ernstfall Monate.

Abnahme mit Vorbehalt

Die praktikabelste Form: Der Kunde nimmt ab, geringfügige Mängel werden mit Frist behoben. Die Rechnung wird fällig, ein Rückbehalt (5–10 %) bis zur Mängelbehebung ist üblich. Wichtig ist die Unterscheidung: Ein abnahmehindernder Mangel verhindert die Nutzung — dann gibt es keine Abnahme. Ein geringfügiger stört, verhindert aber nichts.

Was, wenn der Kunde nicht abnimmt?

Wer nach Fertigstellung nicht abnimmt und keine erheblichen Mängel nennt, gerät in Annahmeverzug. Praxis: Abnahme schriftlich anbieten, Frist setzen (zwei Wochen), darauf hinweisen, dass die Leistung ohne Rückmeldung als abgenommen gilt (wenn vertraglich so vereinbart — sonst vorsichtig formulieren). Die Nutzung des Ergebnisses durch den Kunden gilt in vielen Fällen als stillschweigende Abnahme.

Teilabnahmen

Bei längeren Projekten je Phase oder Meilenstein abnehmen. Das verkleinert die Diskussion am Ende, sichert Teilrechnungen ab und macht den Fortschritt für beide Seiten verbindlich. In Flenio sind Meilensteine mit Abnahmestatus und Anhängen (Protokoll als PDF) je Phase abbildbar.

Häufige Fragen

Reicht eine E-Mail als Protokoll?

Wenn sie alle Elemente enthält (Umfang, Mängel, Ergebnis, Datum) und der Kunde sie bestätigt: ja. Ein Formular ist aber weniger interpretierbar.

Wer muss unterschreiben?

Jemand mit Vertretungsbefugnis auf Kundenseite. Der Sachbearbeiter, der das Projekt begleitet hat, ist oft nicht befugt — das vorher klären.

Was ist mit Software — gibt es da eine Abnahme?

Ja, nach Werkvertragsrecht (OR Art. 367 ff.). Bei agiler Entwicklung ersetzt oft das Sprint Review die formelle Abnahme; für Fixpreis und Gewährleistung braucht es trotzdem ein Protokoll je Release.