Zu viele Projekte laufen gleichzeitig, und keines kommt voran

Laufen zu viele Projekte gleichzeitig, wechseln Menschen ständig den Kontext, und jedes Projekt dauert länger. Flenio zeigt auf der Ressourcen-Zeitachse, wer wann woran arbeitet, verdichtet Fortschritt und Auslastung in Berichten und verknüpft Projekte mit Zielen, damit Prioritäten entschieden statt verhandelt werden.

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Kennst du das?

Mitarbeitende arbeiten an vier oder mehr Projekten pro Woche.
Viele Projekte sind zu achtzig Prozent fertig, wenige abgeschlossen.
Prioritäten ändern sich je nachdem, wer zuletzt anruft.
Die Geschäftsleitung hat keinen Überblick über den Stand aller Projekte.

Was es kostet

Mehr gleichzeitige Arbeit verlängert die Durchlaufzeit jedes einzelnen Projekts; das zeigt Little's Law. Zusätzlich kostet jeder Wechsel zwischen Projekten Einarbeitungszeit, die in keiner Schätzung steht. Wer weniger gleichzeitig startet und konsequent abschliesst, liefert früher und mit weniger Stress.

So löst Flenio das

Aus der Praxis

Ein Planungsbüro hatte fünfzehn Projekte gleichzeitig offen, die meisten fast fertig. Die Zeitachse zeigte, dass jede Fachperson an fünf bis sechs Projekten pro Woche arbeitete. Die Geschäftsleitung legte eine Rangfolge fest, stellte drei Projekte bewusst zurück und schloss in den folgenden Wochen mehr Projekte ab als im ganzen Quartal davor.

Fiktives Beispiel aus typischen Situationen von Dienstleistern.

Passt Flenio?

Das Werkzeug macht die Lage sichtbar, die Entscheidung über Prioritäten bleibt bei der Führung. Ressourcen- und Zielfunktionen sind ab dem Plan Team enthalten.

So gehst du vor

1
Alle laufenden Projekte mit Verantwortlichen und geplantem Aufwand erfassen.
2
Projekte mit Zielen verknüpfen und eine Rangfolge festlegen.
3
Neue Projekte erst starten, wenn auf der Zeitachse Kapazität frei ist.

Im Handbuch nachlesen

Häufige Fragen

Wie viele Projekte sollte eine Person gleichzeitig haben?

So wenige wie möglich; jeder Wechsel kostet Zeit. Viele Teams fahren besser, wenn Projekte nach Priorität nacheinander mit voller Besetzung laufen statt alle gleichzeitig ein bisschen.

Wie sieht die Geschäftsleitung den Stand aller Projekte?

Über Berichte mit erledigten und offenen Aufgaben, erfasster Zeit, Auslastung und Fortschritt sowie über Ziele, deren Status aus den verknüpften Projekten abgeleitet wird.