Zwei Formate, eine Norm
Die IHK Köln betont, dass eine Rechnung nur dann als E-Rechnung gilt, wenn sie der Norm EN 16931 entspricht; andere Formate sind nur zulässig, wenn die erforderlichen Angaben fehlerfrei in ein konformes Format extrahiert werden können.[3] Für den Empfang genügt nach einem Vermerk der Bundesnotarkammer laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach; für die Verarbeitung braucht es aber eine Software, die beide Formate lesen kann.[4] Die Umsatzsteuer auf Rechnungen lässt sich mit dem Rechner MWST prüfen.
Mit der E-Rechnungspflicht müssen Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Norm legt fest, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthält und wie sie maschinenlesbar dargestellt werden. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind zulässig; sie unterscheiden sich vor allem darin, ob neben den Daten auch ein für Menschen lesbares Dokument mitgeliefert wird.[1]
Für Projektdienstleister ist die Wahl des Formats keine akademische Frage. Sie bestimmt, welche Software gebraucht wird, wie Kunden die Rechnung prüfen und wie Anlagen wie Leistungsnachweise übermittelt werden. Die Fristen der E-Rechnungspflicht beschreibt das Kapitel E-Rechnungspflicht.
Was ist die XRechnung?
Für die Übermittlung an Bundesbehörden steht die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes zur Verfügung; Länder und Kommunen nutzen teils eigene Portale.
Für Projektdienstleister, die mit Behörden arbeiten, lohnt es sich, die Leitweg-ID schon bei Auftragserteilung zu erfragen und in den Kundenstammdaten zu hinterlegen. Auch Bestellnummern und Ansprechpartner der Behörde gehören oft zu den Pflichtangaben. Fehlen sie, wird die Rechnung abgewiesen, und die Zahlungsfrist beginnt erst mit der korrigierten Rechnung.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und die deutsche Ausprägung der EN 16931, ein sogenannter Core Invoice Usage Specification. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Eine XRechnung enthält keine Bilddarstellung; um sie zu lesen, braucht der Empfänger eine Software oder einen Viewer, der die XML-Daten darstellt. Stand September 2026 ist die Version 3.0.x aktuell, eine Version 4.0 ist angekündigt.[1]
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes und vieler Länder ist die XRechnung seit Längerem das geforderte Format. Dafür wird häufig eine Leitweg-ID benötigt, die den Empfänger innerhalb der Verwaltung eindeutig bezeichnet; ohne sie wird die Rechnung in der Regel abgelehnt. Übermittelt wird über Rechnungseingangsplattformen, per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk.
Was ist ZUGFeRD?
Für Aussteller ist wichtig, dass die Software das Profil korrekt angibt und die XML-Daten mit dem PDF übereinstimmen.
Für Empfänger hat ZUGFeRD den Vorteil, dass die Rechnung auch ohne spezielle Software lesbar ist, etwa für Sachbearbeiter, die die Leistung prüfen. Für die Buchhaltung zählt aber der XML-Teil, der automatisch verarbeitet werden kann. Diese Doppelfunktion macht ZUGFeRD im gemischten B2B-Umfeld beliebt, in dem nicht alle Kunden gleich weit sind.
ZUGFeRD steht für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» und ist ein hybrides Format: Ein PDF-Dokument im Archivformat PDF/A-3 enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Menschen lesen das PDF, Maschinen das XML. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Das Format ist inhaltsgleich mit dem französischen Factur-X.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die umsatzsteuerliche Anerkennung als E-Rechnung sind laut BMF alle Versionen ab 2.0.1 relevant, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die lediglich als Buchungshilfen dienen.[1] Auch Spendesk verweist auf die BMF-FAQ, wonach MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen sind, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen.[2]
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung geeignet |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten, keine Positionen | Nein, Buchungshilfe |
| BASIC-WL | Kopf- und Fußdaten ohne Positionen | Nein, Buchungshilfe |
| BASIC | Rechnung mit Positionen in einfachem Umfang | Nach BMF grundsätzlich ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Vollständige Abbildung der Norm | Ja, empfohlene Wahl für B2B |
| EXTENDED | Erweiterte Felder für komplexe Fälle | Ja |
| XRECHNUNG | XRechnung im ZUGFeRD-Container | Ja |
Zur Einordnung des BASIC-Profils finden sich in der Fachliteratur unterschiedliche Aussagen. Wer auf Nummer sicher gehen will, verwendet für B2B-Rechnungen das Profil EN 16931, das die Norm vollständig abbildet und von den meisten Empfängersystemen problemlos verarbeitet wird.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Für Rechnungsempfänger ist die Unterscheidung ebenfalls relevant. Wer E-Rechnungen beider Formate erhält, braucht eine Software, die XRechnung lesbar darstellt und bei ZUGFeRD den XML-Teil auswertet. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML in einer ZUGFeRD-Datei sollte die Rechnung zur Klärung an den Aussteller zurückgehen, statt einfach das PDF zu verbuchen.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit ohne Software | Nein | Ja, über das PDF |
| Herausgeber | KoSIT | FeRD |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber, B2B | B2B, besonders bei gemischten Empfängern |
| Als E-Rechnung anerkannt | Ja | Ja, ab 2.0.1, nicht MINIMUM und BASIC-WL |
| Aktueller Stand | 3.0.x, 4.0 angekündigt | Version 2.x |
Die Angaben folgen der Gegenüberstellung von Agicap.[1] Für die Praxis gilt: Bei öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung meist vorgegeben. Im B2B-Geschäft mit Kunden, deren Systeme unterschiedlich weit sind, bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass auch Empfänger ohne E-Rechnungssoftware die Rechnung lesen können.
Was rechtlich zählt: der strukturierte Teil
So bleibt auch die Archivierung eindeutig und prüfbar, wie es die GoBD verlangen.
Für die Praxis heißt das: Rechnungen sollten nie manuell im PDF korrigiert werden. Ist eine Rechnung fehlerhaft, wird sie storniert und neu erstellt, damit PDF und XML konsistent bleiben und die Korrektur nachvollziehbar dokumentiert ist.
Bei ZUGFeRD stellt sich die Frage, welcher Teil maßgeblich ist, wenn PDF und XML voneinander abweichen. Für die umsatzsteuerliche Beurteilung ist der strukturierte Teil entscheidend; das PDF ist eine Darstellung. Rechnungsprogramme erzeugen beide Teile aus denselben Daten, sodass Abweichungen selten sind. Wer Rechnungen manuell nachbearbeitet, etwa das PDF ändert, riskiert aber genau solche Widersprüche. Auch für die Aufbewahrung ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, wie das Kapitel GoBD beschreibt.
Leistungsnachweise und Anlagen
In der Praxis haben sich drei Wege bewährt: der Leistungsnachweis als PDF-Anhang zur Rechnung, ein Verweis auf ein Kundenportal, in dem die Nachweise abrufbar sind, oder die Abbildung der Positionen direkt im strukturierten Teil, etwa nach Rolle und Zeitraum. Welcher Weg passt, hängt vom Kunden ab; für die Prüfung durch Projektleitende auf Kundenseite ist ein lesbarer Nachweis meist unverzichtbar.
Projektdienstleister fügen ihren Rechnungen häufig Leistungsnachweise oder Stundenaufstellungen bei. Beide Formate erlauben Anhänge: Bei der XRechnung können Dokumente eingebettet werden, bei ZUGFeRD lassen sich weitere Dateien in das PDF einbetten. Wichtig ist, dass die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben — Leistung, Zeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag — im strukturierten Teil stehen und nicht nur in einer Anlage. Die Anlage dient der Nachvollziehbarkeit, ersetzt aber keine Pflichtangabe.
Welches Format sollten Projektdienstleister wählen?
Ein Testlauf mit ausgewählten Kunden zeigt früh, ob deren Systeme die Rechnungen problemlos verarbeiten.
Bei der Wahl der Software sollte auch die Validierung eine Rolle spielen. Gute Programme prüfen vor dem Versand, ob die Rechnung den Regeln der Norm und des gewählten Profils entspricht. Das vermeidet Rückweisungen und spart Zeit auf beiden Seiten, besonders in der Umstellungsphase, in der viele Rechnungen erstmals elektronisch verarbeitet werden.
Für die meisten Agenturen, Beratungen und Softwarehäuser ist eine Software sinnvoll, die beide Formate erzeugen kann. Dann lässt sich je Kunde entscheiden: XRechnung für öffentliche Auftraggeber und Kunden, die sie verlangen, ZUGFeRD im Profil EN 16931 für alle anderen. Wichtig ist, die Formatfrage früh mit großen Kunden abzustimmen, weil diese oft eigene Vorgaben haben, etwa zu Bestellnummern, Referenzen oder Übermittlungswegen.
- 1Kunden nach Empfängertyp gruppieren: öffentliche Hand, große Unternehmen, kleinere Kunden.
- 2Vorgaben der Kunden zu Format, Referenzen und Übermittlungsweg erfragen.
- 3Fakturierungssoftware auf beide Formate und eine Validierung prüfen.
- 4Pflichtangaben im strukturierten Teil sicherstellen, Leistungsnachweise als Anlage beifügen.
- 5Testrechnungen mit wichtigen Kunden austauschen, bevor die Pflicht greift.
Typische Fehler
Die meisten dieser Fehler lassen sich mit einer validierenden Software und einem kurzen Prüfprozess vor dem Versand vermeiden.
- ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC-WL als E-Rechnung versenden.
- XRechnung an Behörden ohne Leitweg-ID schicken.
- Das PDF eines ZUGFeRD-Dokuments nachträglich ändern.
- Pflichtangaben nur in der Anlage statt im strukturierten Teil führen.
- Nur einen Ausdruck statt des strukturierten Datensatzes archivieren.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland.