Was sind die GoBD?
Die GoBD gelten für alle Steuerpflichtigen, die Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen, also auch für kleine Unternehmen und Freiberufler. Für sie ist die Umsetzung meist einfacher, weil weniger Systeme beteiligt sind — die Grundsätze sind aber dieselben.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie konkretisieren, wie die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch bei elektronischen Systemen zu erfüllen sind. Die aktuelle Fassung geht auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zurück und wurde seither angepasst, zuletzt mit Schreiben vom 14. Juli 2025 im Zusammenhang mit der E-Rechnung.[3]
Für Projektorganisationen sind die GoBD relevanter, als oft angenommen. Sobald Projektzeiten die Grundlage für Rechnungen an Kunden oder für Lohnabrechnungen sind, werden sie zu steuerrelevanten Aufzeichnungen. Dasselbe gilt für Verträge, Rechnungen, Nachträge und die Korrespondenz, die sie begründet. Wer diese Unterlagen in Projekttools führt, muss sicherstellen, dass die Tools und die Ablage den GoBD genügen.
Welche Anforderungen stellen die GoBD?
Die Anforderungen gelten unabhängig davon, ob die Daten im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Cloud-Anbieter liegen.
Für Projektorganisationen ist die Unveränderbarkeit oft die größte Herausforderung. Viele Werkzeuge erlauben es, Zeiten beliebig zu ändern, auch nachdem sie abgerechnet wurden. Das ist aus GoBD-Sicht problematisch, wenn Änderungen nicht protokolliert werden. Eine Sperre abgerechneter Zeiträume und ein Änderungsprotokoll lösen das Problem.
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Daten nachvollziehbar und nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst sowie unveränderbar aufbewahrt werden. Unveränderbar heißt nicht, dass nie etwas geändert werden darf, sondern dass Änderungen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Außerdem muss die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen können, und es braucht eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.
| Anforderung | Bedeutung für Projektzeiten und Unterlagen |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit | Von der Zeiterfassung bis zur Rechnung muss der Weg erkennbar sein |
| Vollständigkeit | Alle abgerechneten Zeiten sind erfasst und belegt |
| Zeitgerechte Erfassung | Zeiten werden zeitnah erfasst, nicht Monate später nachgetragen |
| Ordnung | Systematische Ablage nach Projekt, Kunde und Zeitraum |
| Unveränderbarkeit | Änderungen nach Abrechnung sind protokolliert |
| Datenzugriff | Export der Daten in maschinell auswertbarer Form |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung des Prozesses von Erfassung bis Archivierung |
Zeiterfassung GoBD-konform gestalten
Für Projektleitende hat die GoBD-konforme Erfassung einen Nebennutzen: Sauber erfasste, gesperrte und mit Rechnungen verknüpfte Zeiten sind auch eine verlässliche Grundlage für die Nachkalkulation von Projekten und für Diskussionen mit Kunden über den Leistungsumfang.
Projektzeiten erfüllen heute oft zwei Zwecke gleichzeitig: die arbeitsrechtliche Erfassung, die das Kapitel Arbeitszeiterfassung beschreibt, und die Grundlage der Abrechnung. Für den zweiten Zweck gelten die GoBD. Praktisch bedeutet das: Zeiten sollten zeitnah erfasst werden, Korrekturen nachvollziehbar bleiben und abgerechnete Zeiträume festgeschrieben werden, damit nach Rechnungsstellung keine unbemerkten Änderungen mehr möglich sind. Viele Werkzeuge bieten dafür eine Sperre abgerechneter Zeiten und ein Änderungsprotokoll.
Wichtig ist auch die Verknüpfung zwischen Zeitnachweis und Rechnung. Im Prüfungsfall muss erkennbar sein, welche Zeiten welcher Rechnung zugrunde liegen. Wer Leistungsnachweise als Anlage zur Rechnung erstellt und mit ihr ablegt, erfüllt diese Anforderung auf einfache Weise. Bei Abrechnung nach Aufwand gehören die Leistungsnachweise zu den Buchungsbelegen.
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Die verkürzte Frist für Buchungsbelege entlastet vor allem bei der Archivierung von Papierbelegen und Rechnungsdateien; für elektronische Systeme ändert sich der Aufwand wenig, solange die Löschung nach Fristablauf organisiert ist.
Für die Praxis ist der Beginn der Frist wichtig: Eine Rechnung aus dem März 2026 ist bis Ende 2034 aufzubewahren — acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres 2026. Wer Unterlagen nach Projekten statt nach Jahren ablegt, sollte das Entstehungsjahr der einzelnen Unterlagen erkennbar halten, damit die Löschung nach Fristablauf möglich bleibt.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die verkürzte Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen war.[1] Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren, Handelsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen bei sechs Jahren.[2] Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
| Unterlage | Frist | Beispiele im Projekt |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | Buchhaltung des Unternehmens |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Rechnungen, Leistungsnachweise zu Rechnungen, Belege zu Projektkosten |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz zu Verträgen |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Kalkulationsunterlagen, soweit steuerlich relevant |
Die Zuordnung der Beispiele ist eine Orientierung; im Einzelfall kann ein Dokument mehreren Kategorien angehören. Fachquellen weisen zudem darauf hin, dass für bestimmte Aufzeichnungen weiterhin längere Fristen gelten können.[4]
GoBD und E-Rechnung
Für Projektorganisationen, die selbst E-Rechnungen ausstellen, gilt dasselbe für den Ausgang: Die erzeugte XML-Datei ist der maßgebliche Beleg und muss zusammen mit dem zugehörigen Leistungsnachweis aufbewahrt werden. Viele Rechnungsprogramme archivieren beides automatisch; bei einem Wechsel des Programms ist darauf zu achten, dass das Archiv vollständig übernommen wird.
Mit der E-Rechnungspflicht haben sich auch die Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen verändert. Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat die Finanzverwaltung die GoBD an die E-Rechnung angepasst.[3] Kern ist, dass bei einer E-Rechnung der strukturierte Datensatz, also etwa die XML-Datei, im Original aufzubewahren ist. Ein Ausdruck oder eine reine Bilddatei genügt nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist entscheidend, dass der strukturierte Teil erhalten bleibt. Welche Formate es gibt, beschreibt das Kapitel XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist auch für die interne Organisation nützlich. Sie zwingt dazu, den Prozess einmal vollständig zu beschreiben, und deckt dabei häufig Lücken auf — etwa Zeiten, die außerhalb des Systems korrigiert werden, oder Rechnungen, die ohne Leistungsnachweis gestellt werden. Bei Personalwechseln erleichtert sie die Einarbeitung.
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Für Projektorganisationen gehört dazu insbesondere die Beschreibung des Wegs von der Zeiterfassung über die Leistungsfreigabe bis zur Rechnung und Archivierung. Sie muss nicht umfangreich sein, sollte aber für einen sachverständigen Dritten verständlich machen, welche Systeme beteiligt sind, wer welche Schritte ausführt und wie Änderungen und Sperren funktionieren.
- Beteiligte Systeme: Zeiterfassung, Projekttool, Fakturierung, Buchhaltung, Archiv.
- Ablauf: Erfassung, Prüfung und Freigabe, Abrechnung, Übergabe an die Buchhaltung.
- Kontrollen: Freigabe durch Projektleitung, Sperre abgerechneter Zeiten, Abgleich mit Rechnungen.
- Aufbewahrung: Ort, Format, Fristen, Zugriffsrechte.
- Änderungen: Wie werden Korrekturen nach Abrechnung behandelt und dokumentiert?
Anforderungen an Projekttools
Ein Testexport vor dem Vertragsende zeigt, ob alle Daten vollständig und lesbar übernommen werden.
Bei der Auswahl eines Projekttools sollte deshalb nicht nur die Funktionalität zählen, sondern auch die Frage, wie abgerechnete Daten geschützt und wie sie nach Jahren noch verfügbar gemacht werden können. Das betrifft auch Cloud-Dienste, deren Verträge kürzer laufen als die Aufbewahrungsfristen.
Ein Projekttool muss nicht selbst ein Archivsystem sein. Es muss aber die Daten so liefern, dass sie GoBD-konform aufbewahrt werden können. Dazu gehören ein Änderungsprotokoll, eine Sperre abgerechneter Zeiträume und ein Export in maschinell auswertbarer Form. Bei einem Anbieterwechsel ist sicherzustellen, dass die aufbewahrungspflichtigen Daten vollständig übernommen oder archiviert werden, bevor der alte Vertrag endet; sonst gehen Unterlagen verloren, die noch Jahre aufzubewahren sind. Wie das gelingt, beschreibt der Leitfaden Datenexport beim Anbieterwechsel.
Aufbewahren und Löschen
In der Praxis ist es hilfreich, für jede Kategorie von Projektdaten festzulegen, welcher Zweck die Aufbewahrung begründet und wann die Frist endet. Ein solches Löschkonzept ist zugleich ein Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht.
Aufbewahrungspflichten und Datenschutz stehen in einem Spannungsfeld. Personenbezogene Daten in steuerrelevanten Unterlagen dürfen so lange aufbewahrt werden, wie die gesetzliche Frist es verlangt; danach sind sie zu löschen. Für Zeitnachweise heißt das: Die Teile, die Rechnungen begründen, werden nach den Fristen der Abgabenordnung aufbewahrt; Detaildaten, die dafür nicht nötig sind, sollten nach dem Zweck der Erfassung gelöscht werden. Ein Löschkonzept verbindet beide Anforderungen. Den Überblick über die Datenschutzpflichten bietet das Kapitel DSGVO im Projektmanagement.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland.