Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit?
In der Praxis gibt es viele Spielarten. Manche Unternehmen kombinieren Vertrauensarbeitszeit mit Kernzeiten, andere legen nur Erreichbarkeitsfenster fest oder verzichten ganz auf zeitliche Vorgaben. Gemeinsam ist allen Modellen, dass die Verantwortung für die Einteilung der Arbeit stärker bei den Beschäftigten liegt. Für die rechtliche Beurteilung kommt es nicht auf den Namen an, sondern darauf, ob und wie die Arbeitszeit erfasst wird und ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.
Vertrauensarbeitszeit ist kein gesetzlicher Begriff, sondern ein in der Praxis verbreitetes Modell. Gemeint ist in der Regel, dass Beschäftigte Lage und Dauer ihrer Arbeitszeit grundsätzlich selbst bestimmen, während der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Anwesenheit verzichtet und sich an Ergebnissen orientiert. Das Modell ist in Wissensarbeit, Beratung, Agenturen und Softwareentwicklung besonders häufig — also genau in den Bereichen, in denen Projektarbeit dominiert.
Vor 2022 bedeutete Vertrauensarbeitszeit in vielen Unternehmen auch, dass die Arbeitszeit gar nicht erfasst wurde. Genau dieser Teil ist mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 entfallen. Die Vertrauensarbeitszeit, verstanden als Möglichkeit, Lage und Dauer der Arbeitszeit grundsätzlich frei zu wählen, bleibt unter Beachtung der Dokumentationspflicht weiterhin möglich.[1]
Was gilt seit dem BAG-Beschluss?
Viele Beschäftigte empfinden die Erfassung zunächst als Misstrauen. Die Erfahrung zeigt, dass sich das ändert, wenn klar ist, wofür die Daten verwendet werden — und wofür nicht. Die Erfassung schützt auch die Beschäftigten: Sie dokumentiert Mehrarbeit, die sonst unsichtbar bliebe, und ist im Streitfall ein Nachweis für geleistete Stunden.
Das BAG hat festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen.[3] Eine Ausnahme für Vertrauensarbeitszeit enthält der Beschluss nicht. Für Unternehmen mit diesem Modell heißt das: Die freie Einteilung bleibt, die Erfassung kommt hinzu. Das schließt sich nicht aus. Wer selbst entscheidet, wann er arbeitet, kann auch selbst erfassen, wann er gearbeitet hat.
| Merkmal | Vor dem BAG-Beschluss häufig | Seit dem BAG-Beschluss |
|---|---|---|
| Lage und Dauer der Arbeitszeit | Weitgehend selbstbestimmt | Weitgehend selbstbestimmt |
| Erfassung der Arbeitszeit | Oft keine | Pflicht, Selbsterfassung möglich |
| Kontrolle der Anwesenheit | Keine | Keine Anwesenheitskontrolle nötig, aber Erfassung |
| Geltung des Arbeitszeitgesetzes | Ja | Ja |
| Nachweis bei Überstundenstreit | Schwierig | Durch Erfassung möglich |
Wie funktioniert Selbsterfassung?
Wichtig ist, dass die Beschäftigten wissen, warum sie erfassen und wie die Daten verwendet werden. Eine kurze Information beim Start und eine leicht zugängliche Richtlinie reichen meist aus, um Unsicherheiten auszuräumen.
Für die Praxis bewährt haben sich einfache Regeln: Erfassung spätestens am Ende des Arbeitstages, Korrekturen mit kurzer Begründung, und eine automatische Erinnerung, wenn an einem Arbeitstag keine Zeiten erfasst wurden. So bleibt die Selbstbestimmung erhalten, und die Erfassung wird nicht zur Bürokratie, die erst am Monatsende nachgeholt wird.
Die Erfassung muss nicht durch den Arbeitgeber erfolgen. Sie kann an die Beschäftigten delegiert werden, die ihre Zeiten selbst aufzeichnen, etwa in einer App oder einem Projekttool. Diese Möglichkeit ist für Vertrauensarbeitszeit zentral, weil sie die Eigenverantwortung der Beschäftigten erhält. Auch der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht vor, dass die Aufzeichnung durch die Beschäftigten selbst oder durch Dritte erfolgen kann, während die Verantwortung beim Arbeitgeber bleibt.[4]
Verantwortung des Arbeitgebers heißt dabei: Er muss das System bereitstellen, die Beschäftigten über ihre Pflichten informieren und darauf achten, dass tatsächlich erfasst wird. Er muss nicht jede Eintragung kontrollieren, darf aber auch nicht wegsehen, wenn Erfassungen systematisch fehlen oder auf Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten hindeuten. Fachberichte zum Entwurf von 2026 sprechen davon, dass Vertrauensarbeitszeit dann nur mit Erfassung und einem Kontrollsystem für Verstöße möglich wäre.[5]
Grenzen des Arbeitszeitgesetzes
In der Praxis hilft eine automatische Auswertung: Das Zeiterfassungssystem zeigt an, wenn die tägliche Arbeitszeit zehn Stunden überschreitet oder die Ruhezeit unterschritten wird. Beschäftigte und Vorgesetzte sehen so frühzeitig, wenn ein Projekt zu viel verlangt, und können gegensteuern, bevor es zu einem Verstoß oder zu Überlastung kommt.
Auch bei Vertrauensarbeitszeit gilt das Arbeitszeitgesetz vollständig. Die werktägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Ausgleichszeitraum der Durchschnitt von acht Stunden eingehalten wird. Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten, und Pausen sind abhängig von der Arbeitsdauer vorgeschrieben. Arbeitszeiten über acht Stunden werktäglich mussten schon vor 2022 aufgezeichnet werden.[6]
Vertrauensarbeitszeit verschiebt also nicht die gesetzlichen Grenzen, sondern die Verantwortung für ihre Einhaltung teilweise auf die Beschäftigten. Gerade in Projektspitzen, wenn Abende und Wochenenden zur Arbeitszeit werden, ist das ein Risiko — für die Gesundheit der Beschäftigten und für den Arbeitgeber, der die Einhaltung organisieren muss.
Vertrauensarbeitszeit regeln
Eine gute Regelung ist kurz und verständlich. Sie sollte so formuliert sein, dass Beschäftigte sie ohne juristische Vorkenntnisse anwenden können, und regelmäßig überprüft werden, etwa wenn sich die gesetzliche Lage durch eine Reform des Arbeitszeitgesetzes ändert.
Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Ausgestaltung der Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig.[6] Eine Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit regelt dann typischerweise, wer teilnimmt, wie erfasst wird, wer Zugriff auf die Daten hat und was bei Überschreitungen geschieht. In Unternehmen ohne Betriebsrat empfiehlt sich eine schriftliche Richtlinie mit denselben Inhalten.
| Punkt | Regelungsinhalt |
|---|---|
| Geltungsbereich | Für welche Beschäftigten und Tätigkeiten das Modell gilt |
| Rahmen | Kernzeiten, Erreichbarkeit, Abstimmung im Team |
| Erfassung | Selbsterfassung, System, Zeitpunkt der Eintragung |
| Grenzen | Hinweis auf Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen |
| Überschreitungen | Meldung, Ausgleich, Gespräch mit Vorgesetzten |
| Datenzugriff | Wer sieht welche Daten, Zweckbindung, keine Leistungskontrolle |
| Ausgleich von Mehrarbeit | Freizeitausgleich oder Vergütung nach Vertrag |
Vertrauensarbeitszeit in Projektteams
Auch die Kommunikation im Team spielt eine Rolle: Wer abends oder am Wochenende Nachrichten verschickt, setzt andere unter Druck, ebenfalls zu reagieren. Vereinbarte Erreichbarkeitszeiten und verzögertes Senden helfen, die Freiheit der Vertrauensarbeitszeit nicht in ständige Verfügbarkeit umschlagen zu lassen.
Für Projektleitende lohnt es sich außerdem, Mehrarbeit nach Projektspitzen bewusst auszugleichen und im Projektplan sichtbar zu machen. Ein Team, das nach einem intensiven Release Zeit zum Ausgleich erhält, bleibt leistungsfähig; ein Team, das von Spitze zu Spitze arbeitet, verliert Produktivität und Mitglieder.
Für Projektleitende hat Vertrauensarbeitszeit zwei Seiten. Sie gibt dem Team Flexibilität und fördert Eigenverantwortung. Sie erschwert aber auch den Überblick über die tatsächliche Belastung, wenn Zeiten nicht erfasst werden. Mit Erfassung lässt sich beides verbinden: Das Team bestimmt seine Zeiten selbst, und die Projektleitung sieht, ob die geplante Kapazität realistisch ist oder das Projekt nur über dauerhafte Mehrarbeit funktioniert.
- Kapazitätsplanung auf Basis erfasster, nicht geschätzter Zeiten.
- Frühwarnung bei wiederholten Überschreitungen der täglichen Höchstarbeitszeit.
- Ausgleich von Mehrarbeit nach Projektspitzen aktiv einplanen.
- Erfassungsdisziplin im Team besprechen, ohne Kontrollkultur zu schaffen.
- Erfasste Zeiten nicht als Leistungsmaßstab verwenden.
Wie die Erfassung technisch und rechtlich aussehen muss, beschreibt das Kapitel Arbeitszeiterfassung. Für die Aufbewahrung von Zeitnachweisen, die Grundlage für Rechnungen sind, gilt das Kapitel GoBD.
Was bringt die geplante Reform?
Für die Projektplanung empfiehlt es sich, die weitere Entwicklung zu beobachten und das Thema bei der nächsten Überprüfung der Werkzeuge wieder aufzugreifen.
Für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit ist zudem relevant, wie das geplante Kontrollsystem für Verstöße konkret aussehen soll; das wird sich erst im weiteren Verfahren zeigen.
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung zur Regel machen und zugleich Modelle wie Vertrauensarbeitszeit ausdrücklich zulassen.[2] Für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit bedeutet das vor allem eine Konkretisierung: Die Erfassung müsste elektronisch und zeitnah erfolgen, Abweichungen davon wären über Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung möglich. Stand 12. Oktober 2026 ist der Entwurf nicht beschlossen.[5] Wer heute ein elektronisches Selbsterfassungssystem nutzt, ist für die Reform gut vorbereitet.
Checkliste: Vertrauensarbeitszeit rechtssicher gestalten
Diese Punkte lassen sich in wenigen Wochen umsetzen und schaffen sofort Rechtssicherheit.
- 1Modell schriftlich regeln, mit Geltungsbereich und Rahmen.
- 2Selbsterfassung einführen und Beschäftigte über ihre Pflichten informieren.
- 3Auf Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen hinweisen.
- 4Verfahren für Überschreitungen festlegen.
- 5Datenzugriff und Zweckbindung regeln.
- 6Erfassung stichprobenartig auf Vollständigkeit prüfen.
- 7Regelung an eine künftige gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung anpassbar halten.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland; für die Planung realistischer Kapazitäten hilft der Rechner Auslastung, Grundlagen der Zeiterfassung erklärt der Glossareintrag Zeiterfassung.