Was ist die E-Rechnungspflicht?
Für Projektdienstleister mit vielen kleinen Rechnungen lohnt sich zudem ein Blick auf die Automatisierung: Wer Rechnungen ohnehin aus Zeiterfassung und Projektdaten erzeugt, kann mit einer passenden Software E-Rechnungen ohne Mehraufwand erstellen.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern eingeführt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.[1]
Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in Schreiben konkretisiert; das erste offizielle BMF-Schreiben wurde am 15. Oktober 2024 veröffentlicht, ein weiteres am 15. Oktober 2025.[1][3] Für Projektorganisationen ist die Pflicht besonders relevant, weil sie Rechnungen in hoher Zahl ausstellen und empfangen — an Kunden, von Freelancern, Subunternehmern und Lieferanten.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Für die Projektabrechnung empfiehlt sich, eingehende E-Rechnungen von Subunternehmern direkt dem Projekt zuzuordnen, etwa über eine Projekt- oder Bestellnummer im strukturierten Teil. So kann die Projektleitung Leistung und Rechnung zügig abgleichen, und die Kosten erscheinen zeitnah in der Projektkalkulation.
Für Projektorganisationen mit vielen Freelancern und Subunternehmern ist der Empfang oft die größere Umstellung als die Ausstellung. Eingehende Rechnungen kommen in unterschiedlichen Formaten, und die Rechnungsprüfung durch die Projektleitung muss auch ohne PDF-Ansicht funktionieren. Eine Software, die E-Rechnungen lesbar darstellt und den Freigabeprozess unterstützt, ist deshalb meist unverzichtbar.
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelung. Alle Unternehmer, auch Kleinunternehmer, müssen seit dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und Speicherung von E-Rechnungen treffen.[1] Nach einem Vermerk der Bundesnotarkammer reicht es laut BMF für die Empfangspflicht aus, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen.[4] Damit ist es aber nicht getan: Die strukturierten Daten müssen auch lesbar gemacht, geprüft, verbucht und GoBD-konform aufbewahrt werden.
In der Praxis heißt das: Die Buchhaltung braucht ein Werkzeug, das XRechnung und ZUGFeRD darstellen und verarbeiten kann. Für die Rechnungsprüfung im Projekt sollte der Weg geklärt sein, wie eine eingehende E-Rechnung zur Projektleitung gelangt, die die Leistung bestätigt, und von dort zurück in die Buchhaltung. Wie E-Rechnungen aufzubewahren sind, beschreibt das Kapitel GoBD.
Ausstellen: Übergangsfristen bis 2027
Zu beachten ist auch, dass PDF-Rechnungen in der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig sind. Lehnt ein Kunde PDF-Rechnungen ab, muss schon vor 2027 eine E-Rechnung oder eine Papierrechnung ausgestellt werden. In der Praxis verlangen große Kunden die E-Rechnung zunehmend schon jetzt, weil sie ihre eigenen Eingangsprozesse vollständig umgestellt haben.
Für Unternehmen nahe an der Umsatzgrenze lohnt sich eine frühe Entscheidung. Wer 2026 knapp über 800'000 Euro Umsatz erzielt, muss ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen und hat dafür nach Jahresabschluss kaum Zeit. Viele Unternehmen stellen deshalb unabhängig von der Grenze bereits 2026 um, zumal größere Kunden E-Rechnungen zunehmend ohnehin verlangen.
Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 durften Unternehmen noch sonstige Rechnungen — Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF — ausstellen. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von mehr als 800'000 Euro zur Pflicht. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800'000 Euro nicht übersteigt, dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.[1][3] Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
| Rechnungsart | 2025 | 2026 | 2027 | Ab 2028 |
|---|---|---|---|---|
| E-Rechnung nach EN 16931 | Zulässig | Zulässig | Zulässig | Pflicht |
| Sonstige Rechnung (Papier, PDF mit Zustimmung) | Zulässig | Zulässig | Nur bei Vorjahresumsatz bis 800'000 Euro | Nicht mehr zulässig |
| EDI-Verfahren mit Zustimmung | Zulässig | Zulässig | Zulässig | Nur, wenn EN-16931-konform |
Die Tabelle fasst die Übergangsregeln nach der Darstellung der IHK Köln zusammen.[2] Maßgeblich für die Umsatzgrenze ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr, nicht nur der B2B-Anteil.[1]
Welche Ausnahmen gibt es?
Für grenzüberschreitende Leistungen, etwa an Kunden in der Schweiz oder in anderen EU-Staaten, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht; hier können aber Vorgaben des Empfängerlands oder des Kunden bestehen.
In Projektorganisationen sind Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise vor allem bei Reise- und Nebenkosten relevant. Sie können weiterhin als Papierbeleg oder PDF eingehen und werden wie bisher verbucht. Für die Weiterverrechnung an Kunden ändert das nichts: Die Rechnung an den Kunden unterliegt den allgemeinen Regeln.
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatpersonen und grundsätzlich auch grenzüberschreitende Umsätze. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Nach dem Vermerk der Bundesnotarkammer besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen entsprechend erst für Rechnungen über 250 Euro.[4] Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.[1]
| Fall | Empfang | Ausstellung |
|---|---|---|
| Unternehmen über 800'000 Euro Vorjahresumsatz | Seit 2025 | Ab 2027 |
| Unternehmen bis 800'000 Euro Vorjahresumsatz | Seit 2025 | Ab 2028 |
| Kleinunternehmer | Seit 2025 | Keine Pflicht |
| Rechnungen an Privatpersonen | — | Keine Pflicht |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro | — | Keine Pflicht |
Welche Formate sind zulässig?
Bei Unsicherheit bietet das Profil EN 16931 die größte Kompatibilität mit den Systemen der Empfänger.
Wer bisher PDF-Rechnungen erstellt, kann mit ZUGFeRD einen sanften Übergang wählen, weil das gewohnte Rechnungsbild erhalten bleibt.
Für Projektorganisationen empfiehlt es sich, das Format nicht allein nach dem eigenen Rechnungsprogramm zu wählen, sondern nach den Anforderungen der wichtigsten Kunden. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die XRechnung, große Unternehmen haben eigene Vorgaben zu Bestellnummern und Übermittlungswegen. Eine kurze Abfrage bei den zehn wichtigsten Kunden klärt das schnell.
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD, ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.[5] Andere Formate sind zulässig, wenn die Informationen fehlerfrei in ein EN-16931-konformes Format extrahiert werden können. Die Unterschiede beschreibt das Kapitel XRechnung oder ZUGFeRD.
Was passiert bei Verstößen?
Wer nach Ablauf der Übergangsfristen keine E-Rechnung ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Das kann für den Empfänger Folgen beim Vorsteuerabzug haben und damit die Kundenbeziehung belasten. Für Projektorganisationen ist das ein Grund mehr, die Umstellung nicht auf den letzten Tag zu verschieben: Kunden werden ab 2027 zunehmend E-Rechnungen verlangen, auch von kleineren Lieferanten, weil ihre eigenen Prozesse darauf ausgerichtet sind.
E-Rechnungen im Projektgeschäft
Ebenso sollte geklärt werden, wie Rechnungen mit sehr vielen Positionen, etwa bei Abrechnung nach Stunden für viele Personen, im strukturierten Format dargestellt werden: einzeln pro Person und Tag oder zusammengefasst nach Rolle mit Leistungsnachweis als Anlage.
Ein besonderer Punkt sind Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Auch sie unterliegen der E-Rechnungspflicht, wenn die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung sein musste. Für Projekte mit häufigen Nachträgen und Korrekturen sollte die Software Korrekturrechnungen im strukturierten Format unterstützen.
Im Projektgeschäft entstehen besondere Anforderungen. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen müssen ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Pflicht greift. Leistungsnachweise, die bisher als PDF-Anlage beigefügt wurden, können als Anhang zur E-Rechnung übermittelt werden; die maßgeblichen Rechnungsangaben müssen aber im strukturierten Teil stehen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung häufig schon länger Pflicht, oft mit Leitweg-ID und Übermittlung über bestimmte Portale.
- 1Rechnungsprozess vom Leistungsnachweis bis zur Ausgangsrechnung aufnehmen.
- 2Fakturierungssoftware auf EN-16931-konforme Ausgabe prüfen.
- 3Kundenstammdaten um nötige Angaben ergänzen, etwa Bestellnummern oder Leitweg-ID.
- 4Eingangsrechnungen von Freelancern und Lieferanten als E-Rechnung verarbeiten können.
- 5Freigabeprozess für Eingangsrechnungen mit der Projektleitung definieren.
- 6Aufbewahrung des strukturierten Datensatzes GoBD-konform sicherstellen.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland; für Projekte mit Schweizer Kunden ist die QR-Rechnung relevant, die das Kapitel QR-Rechnung beschreibt.
Checkliste für 2026 und 2027
Wer die Umstellung als Projekt behandelt, mit Verantwortlichen, Meilensteinen und Testphase, ist bis 2027 gut vorbereitet.
- Vorjahresumsatz 2026 prüfen: Gilt die Ausstellungspflicht ab 2027 oder erst ab 2028?
- Empfang und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD sicherstellen.
- Format für Ausgangsrechnungen festlegen und mit wichtigen Kunden abstimmen.
- Prozesse für Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen anpassen.
- Freelancer und Subunternehmer über die Anforderungen an ihre Rechnungen informieren.
- Archivierung des strukturierten Datensatzes regeln.