Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Pflicht seit 2022 und der Stand der Reform

Woher kommt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Nur so lasse sich die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfen. Der deutsche Gesetzgeber hat das Urteil zunächst nicht umgesetzt.

Das Bundesarbeitsgericht kam ihm am 13. September 2022 zuvor. In einem Verfahren über ein Initiativrecht des Betriebsrats stellte es fest, dass Arbeitgeber bereits aufgrund einer unionsrechtskonformen Auslegung von § 3 Abs. 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (1 ABR 22/21).^[1] Die Entscheidungsgründe veröffentlichte das Gericht im Dezember 2022. Seither ist die Erfassungspflicht in Deutschland geltendes Recht, auch ohne ausdrückliche gesetzliche Regelung im Arbeitszeitgesetz.

Was muss erfasst werden?

Nach der Rechtsprechung sind Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden zu erfassen. Es reicht nicht aus, ein solches System einzuführen; es muss auch tatsächlich genutzt werden.^[3] Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Ob sie auch leitende Angestellte erfasst, die vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind, ist umstritten; Fachliteratur geht überwiegend davon aus, dass das nicht der Fall ist.^[3]

Unabhängig vom BAG-Beschluss galt schon bisher eine Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeiten, die über acht Stunden werktäglich hinausgehen, sowie Sonn- und Feiertagsarbeit mussten aufgezeichnet werden; ein Verstoß ist bußgeldbewehrt (§ 16 Abs. 2 in Verbindung mit § 22 ArbZG).^[4] Diese Pflicht bleibt neben der allgemeinen Erfassungspflicht bestehen.

Die IHK Ulm weist darauf hin, dass ein Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nummer 1 ArbSchG keine Ordnungswidrigkeit nach § 25 ArbSchG darstellt.^[5] Das heißt allerdings nicht, dass die Pflicht folgenlos ist: Die Arbeitsschutzbehörde kann Anordnungen treffen, und in Streitigkeiten um Überstunden fehlt dem Arbeitgeber ohne Erfassung eine wichtige Beweisgrundlage.

In welcher Form muss erfasst werden?

Wichtig ist auch, die Erfassung an die tatsächlichen Arbeitsformen anzupassen. Wer häufig unterwegs, beim Kunden oder im Homeoffice arbeitet, braucht eine mobile Erfassung, die ohne Umweg über das Büro funktioniert.

Das BAG hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Der Arbeitgeber hat bei der Ausgestaltung einen Spielraum, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Papierlisten sind deshalb heute grundsätzlich zulässig, ebenso Tabellen oder elektronische Systeme. Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung für die Einrichtung und Nutzung des Systems bleibt aber beim Arbeitgeber.

Für Projektorganisationen bietet sich in der Praxis meist eine elektronische Lösung an, weil Zeiten ohnehin für Controlling und Abrechnung auf Projekte gebucht werden. Wichtig ist, dass die gesetzliche Perspektive nicht verloren geht: Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit, auch Zeit für interne Aufgaben, Weiterbildung oder Akquisition, nicht nur verrechenbare Stunden.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Auch ohne Betriebsrat lohnt es sich, die Beschäftigten bei der Einführung einzubeziehen.

Der Beschluss des BAG hatte eine überraschende Folge für die Mitbestimmung. Weil die Pflicht zur Erfassung bereits gesetzlich besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht für die Einführung eines Systems. Bei der konkreten Ausgestaltung — also wie erfasst wird — hält das BAG die Mitbestimmung dagegen für gegeben.^[4] In Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung deshalb der übliche Weg.

Eine solche Vereinbarung regelt etwa, welches System verwendet wird, wer erfasst, wie Korrekturen erfolgen, wer Zugriff auf die Daten hat und wofür sie verwendet werden dürfen. Gerade die letzte Frage ist wichtig, weil Zeiterfassungsdaten auch eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ermöglichen können. Klare Zweckbindung und Zugriffsrechte schaffen Vertrauen und erfüllen zugleich datenschutzrechtliche Anforderungen.

Was sieht der Referentenentwurf 2026 vor?

Für Unternehmen, die heute noch mit Papierlisten arbeiten, wäre der Umstieg auf eine elektronische Lösung die größte Änderung. Wer ohnehin Projektzeiten digital erfasst, müsste vor allem prüfen, ob die Erfassung tagesaktuell erfolgt und die gesamte Arbeitszeit abbildet.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er würde die elektronische Arbeitszeiterfassung zum gesetzlichen Regelfall machen.^[2] Nach Berichten über den Entwurf sollen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzeichnen; Kleinbetriebe mit weniger als zehn Beschäftigten sollen ausgenommen sein, und Tarifparteien sollen Ausnahmen vereinbaren können.^[6]

Weitere Punkte des Entwurfs betreffen nach Fachberichten die Möglichkeit, über Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit festzulegen, und eine spätere Erfassung bis zu sieben Tage nach der Arbeitsleistung nur über solche Vereinbarungen. Modelle wie Vertrauensarbeitszeit sollen weiterhin zulässig bleiben.^[7] Stand 12. Oktober 2026 hatte das Bundeskabinett den Entwurf nicht beschlossen; danach würden Bundestag und Bundesrat folgen.^[2]

Arbeitszeiterfassung im Projektalltag

Ein praktisches Beispiel: Eine Entwicklerin bucht morgens drei Stunden auf ein Kundenprojekt, nachmittags zwei Stunden auf interne Weiterbildung und eine Stunde auf ein Angebot. Eine Projektzeiterfassung, die nur verrechenbare Stunden kennt, würde drei Stunden zeigen. Die gesetzliche Pflicht verlangt aber die gesamte Arbeitszeit von sechs Stunden mit Beginn und Ende. Wer interne Tätigkeiten als eigene Projekte oder Kategorien führt, erfüllt beide Anforderungen mit einem System.

In Projektorganisationen wird häufig schon auf Projekte und Aufgaben gebucht. Diese Projektzeiterfassung kann die gesetzliche Pflicht erfüllen, wenn sie vollständig ist und Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erkennen lässt. Häufige Lücken sind nicht erfasste interne Zeiten, nachträglich in Blöcken nachgetragene Stunden und fehlende Pausen. Wer die Projektzeiterfassung um diese Punkte ergänzt, braucht kein zweites System.

• Gesamte Arbeitszeit erfassen, nicht nur verrechenbare Stunden.
• Beginn und Ende oder zumindest Dauer täglich erfassen, möglichst zeitnah.
• Korrekturen nachvollziehbar halten.
• Auswertungen zu täglicher Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bereitstellen.
• Zugriffsrechte und Zweckbindung der Daten regeln.
• Aufbewahrung und Löschung festlegen.

Für Projektleitende hat die Erfassung einen zusätzlichen Nutzen: Sie zeigt früh, ob ein Projekt das Team dauerhaft über die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes hinaus belastet. Wie Zeiten GoBD-konform aufbewahrt werden, wenn sie Grundlage für Rechnungen sind, beschreibt das Kapitel GoBD; was für Modelle mit freier Zeiteinteilung gilt, das Kapitel Vertrauensarbeitszeit.

Gilt die Pflicht auch für Freelancer?

Die Erfassungspflicht betrifft Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Selbstständige Freelancer sind keine Arbeitnehmer; für sie gilt die Pflicht nicht. Werden Freelancer allerdings wie Angestellte eingesetzt — mit festen Zeiten, Weisungen und Eingliederung —, droht eine Einstufung als abhängig Beschäftigte, mit Folgen weit über die Zeiterfassung hinaus. Das Kapitel Scheinselbstständigkeit beschreibt die Kriterien. Für die Abrechnung nach Aufwand werden die Stunden von Freelancern ohnehin erfasst, dann aber als Leistungsnachweis und nicht als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes.

Ein Zeiterfassungssystem einführen

1. 1Klären, welche Beschäftigten erfasst werden und ob leitende Angestellte ausgenommen sind.
2. 2Anforderungen festlegen: Umfang, Zeitpunkt, Korrekturen, Auswertungen.
3. 3System wählen, das Projektzeiten und gesetzliche Erfassung verbindet.
4. 4Betriebsrat beteiligen und eine Betriebsvereinbarung abschließen, wo vorhanden.
5. 5Beschäftigte informieren und schulen.
6. 6Auswertungen regelmäßig prüfen, insbesondere Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten.

Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland; für Projekte in der Schweiz gelten andere Regeln, die das Kapitel Zeiterfassungspflicht Schweiz beschreibt.