Was ist Scheinselbstständigkeit?
Die Abgrenzung ist deshalb keine Formalie, sondern eine Frage der gelebten Zusammenarbeit im Projekt.
Für Freelancer gilt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht; werden sie aber wie Angestellte eingesetzt, kann sich das ändern, wie das Kapitel Arbeitszeiterfassung beschreibt.
Projekte leben von externen Fachleuten: Entwicklerinnen, Berater, Designer, Projektleiter auf Zeit. Viele arbeiten als Freelancer. Problematisch wird es, wenn diese Freelancer faktisch wie Angestellte arbeiten — mit festen Zeiten, Weisungen zur Art der Ausführung, eigenem Arbeitsplatz im Büro des Kunden und Eingliederung ins Team, ohne eigenes unternehmerisches Risiko. Dann liegt möglicherweise eine abhängige Beschäftigung vor, auch wenn der Vertrag etwas anderes sagt.
Rechtsgrundlage ist § 7 SGB IV. Beschäftigung ist danach die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis; Anhaltspunkte sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.[1] Das Bundessozialgericht ergänzt das unternehmerische Risiko und die Höhe des Honorars als Kriterien; keines dieser Merkmale entscheidet allein, abgewogen wird nach dem Gesamtbild.[3]
Welche Kriterien prüft die Rentenversicherung?
Die Gewichtung der Kriterien hängt von der Art der Tätigkeit ab. Bei hochqualifizierten Tätigkeiten wie Softwareentwicklung oder Beratung spielen fachliche Weisungen eine geringere Rolle, weil Spezialisten ohnehin weitgehend selbstständig arbeiten. Umso mehr kommt es dann auf die Eingliederung in die Organisation und auf das unternehmerische Risiko an. Ein hohes Honorar kann nach der Rechtsprechung des BSG ein Indiz für Selbstständigkeit sein, weil es eine eigene Altersvorsorge ermöglicht, entscheidet aber für sich allein nicht.[3]
In der Praxis prüfen Deutsche Rentenversicherung und Sozialgerichte die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses. Ein Vertrag, der eine selbstständige Tätigkeit beschreibt, ist ein Indiz, aber nicht entscheidend, wenn die gelebte Praxis anders aussieht. Die IHK Osnabrück und andere Kammern nennen eine Reihe typischer Abgrenzungsmerkmale.[4]
| Merkmal | Spricht für Beschäftigung | Spricht für Selbstständigkeit |
|---|---|---|
| Weisungen | Weisungen zu Zeit, Ort und Art der Ausführung | Freie Gestaltung der Tätigkeit |
| Eingliederung | Feste Einbindung in Abläufe und Teams des Auftraggebers | Eigene Organisation, eigene Arbeitsmittel |
| Unternehmerisches Risiko | Kein Kapitaleinsatz, kein Verlustrisiko | Eigene Investitionen, Verlustrisiko, Werbung am Markt |
| Auftraggeber | Dauerhaft im Wesentlichen ein Auftraggeber | Mehrere Auftraggeber |
| Vergütung | Feste Vergütung unabhängig vom Ergebnis | Ergebnisabhängige, frei verhandelte Vergütung |
| Personal | Keine eigenen Mitarbeitenden | Eigene Mitarbeitende oder Unteraufträge |
Für Projekte besonders kritisch sind zwei Konstellationen: die Integration eines Freelancers in ein Scrum-Team unter Weisung des Product Owners des Kunden mit festen Zeiten und Präsenz, und die Beschäftigung ehemaliger Angestellter als Freelancer in derselben Tätigkeit. In beiden Fällen sind Weisungen und Eingliederung oft so ausgeprägt, dass das Gesamtbild in Richtung Beschäftigung kippt.
Das Statusfeststellungsverfahren
Gegen den Bescheid der Clearingstelle kann Widerspruch eingelegt und anschließend vor dem Sozialgericht geklagt werden.
Das Verfahren dauert in der Regel einige Wochen bis Monate. Die Clearingstelle verschickt einen Fragebogen zur Tätigkeit und kann weitere Unterlagen anfordern, etwa Verträge, Rechnungen und Beschreibungen der Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass die Angaben der tatsächlichen Praxis entsprechen. Eine Feststellung auf Grundlage geschönter Angaben schützt nicht, wenn eine spätere Prüfung ein anderes Bild ergibt.
Wer Gewissheit will, kann bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund beantragen, dass der Erwerbsstatus festgestellt wird (§ 7a SGB IV).[2] Antragsberechtigt sind beide Vertragspartner. Seit dem 1. April 2022 stellt die Clearingstelle nur noch den Erwerbsstatus fest, also ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt; über die Versicherungspflicht in den einzelnen Zweigen entscheidet sie nicht mehr gesondert. Das Ergebnis bindet Einzugsstellen und Betriebsprüfung.[3]
Mit der Reform 2022 kamen neue Instrumente hinzu: die Prognoseentscheidung vor Aufnahme der Tätigkeit auf Grundlage der Vereinbarungen, die Gruppenfeststellung für gleichartige Vertragsverhältnisse und die mündliche Anhörung im Widerspruchsverfahren. Diese Neuerungen sind befristet; nach § 7a Abs. 7 SGB IV treten sie mit Ablauf des 30. Juni 2027 außer Kraft, wenn der Gesetzgeber sie nicht entfristet.[3][5]
| Instrument | Zweck | Befristung |
|---|---|---|
| Statusfeststellung nach Aufnahme | Feststellung des Erwerbsstatus einer laufenden Tätigkeit | Dauerhaft |
| Prognoseentscheidung | Feststellung vor Beginn auf Basis der Vereinbarungen | Bis 30. Juni 2027 |
| Gruppenfeststellung | Gutachterliche Äußerung für gleichartige Verträge | Bis 30. Juni 2027 |
| Mündliche Anhörung | Im Widerspruchsverfahren | Bis 30. Juni 2027 |
Wann sollte der Antrag gestellt werden?
Für Projektorganisationen mit vielen Freelancern lohnt sich zudem die Gruppenfeststellung, solange sie verfügbar ist: Sie liefert eine Einschätzung für gleichartige Vertragsverhältnisse und spart Einzelverfahren.
Möglichst vor oder unmittelbar nach Beginn der Zusammenarbeit. Die IHK Kassel-Marburg empfiehlt, bei Unklarheiten innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit einen Antrag zu stellen.[5] Wird der Antrag innerhalb dieses Monats gestellt und eine Beschäftigung festgestellt, kann der Beginn der Versicherungspflicht unter weiteren Voraussetzungen auf die Bekanntgabe der Entscheidung verschoben werden, etwa wenn der Beschäftigte zustimmt und für den Zwischenzeitraum anderweitig abgesichert ist. Das vermeidet Nachforderungen für die Vergangenheit.
Was passiert bei einer Umqualifizierung?
Neben der Sozialversicherung können arbeitsrechtliche Fragen entstehen: Ein als Arbeitnehmer eingestufter Freelancer kann unter Umständen Ansprüche auf Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder Kündigungsschutz geltend machen. Auch steuerlich ändern sich die Pflichten, etwa beim Lohnsteuerabzug und bei der Umsatzsteuer auf die bisherigen Rechnungen.
Stellt die Rentenversicherung — etwa bei einer Betriebsprüfung — fest, dass ein Freelancer abhängig beschäftigt war, gilt der Auftraggeber als Arbeitgeber. Er schuldet die Gesamtsozialversicherungsbeiträge, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile, unter Umständen für mehrere Jahre rückwirkend. Den Arbeitnehmeranteil kann er nur sehr eingeschränkt vom Beschäftigten zurückfordern, weil ein unterbliebener Abzug grundsätzlich nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen nachgeholt werden darf (§ 28g SGB IV). Hinzu kommen Säumniszuschläge, lohnsteuerliche Folgen und arbeitsrechtliche Fragen. In schweren Fällen kann das Vorenthalten von Beiträgen strafbar sein (§ 266a StGB).
Die IHK Osnabrück beschreibt die sozialversicherungsrechtlichen Folgen ausführlich und weist darauf hin, dass die Deutsche Rentenversicherung Bund im Verfahren auch den Zeitpunkt feststellt, der als Beginn des Beschäftigungsverhältnisses gilt.[4] Für Projektorganisationen kann eine Umqualifizierung mehrerer Freelancer existenzbedrohende Nachforderungen auslösen.
Wie Projektorganisationen vorbeugen
Bei Unsicherheit ist eine frühzeitige Beratung durch Fachleute für Sozialversicherungsrecht sinnvoll; sie kostet weniger als eine Nachzahlung.
Eine Dokumentation der tatsächlichen Zusammenarbeit hilft im Prüfungsfall: Angebote, Leistungsbeschreibungen, Abnahmen von Arbeitsergebnissen und Rechnungen mit Bezug auf Ergebnisse zeigen ein unternehmerisches Verhältnis. Stundenzettel mit festen Präsenzzeiten im Büro des Kunden sprechen eher dagegen.
Vorbeugung beginnt bei der Gestaltung der Zusammenarbeit. Ein Vertrag, der ein Ergebnis beschreibt, ist ein guter Anfang, nützt aber nichts, wenn die gelebte Praxis anders aussieht. Entscheidend ist, wie der Freelancer im Projekt eingesetzt wird.
- Ergebnisse oder abgegrenzte Leistungen vereinbaren statt Arbeitszeit.
- Keine fachlichen Weisungen zur Art der Ausführung, sondern Abstimmung über Anforderungen.
- Freie Wahl von Ort und Zeit, soweit das Projekt es zulässt.
- Keine Eingliederung wie Angestellte: kein fester Arbeitsplatz, keine Pflichtteilnahme an internen Abläufen.
- Eigene Arbeitsmittel und eigener Marktauftritt des Freelancers.
- Bei langfristigen, exklusiven Einsätzen eine Statusfeststellung oder eine Anstellung prüfen.
- Alternativ Arbeitnehmerüberlassung über einen Personaldienstleister erwägen.
Für die vertragliche Gestaltung ist zudem die Wahl zwischen Dienst- und Werkvertrag relevant, die das Kapitel Dienstvertrag oder Werkvertrag beschreibt. Für Projekte in der Schweiz gelten andere Regeln, die das Kapitel Freelancer und Selbständigkeit erklärt.
Freelancer in agilen Teams
Klar beschriebene Arbeitspakete erleichtern zudem die Abrechnung und die Abnahme der Ergebnisse.
Ein weiterer Ansatz ist, Freelancer nicht als Teammitglieder, sondern als Lieferanten mit klar beschriebenen Leistungen einzubinden — etwa für ein bestimmtes Modul, eine Architekturberatung oder ein Review. Das reduziert die Eingliederung und macht die unternehmerische Verantwortung sichtbar.
Agile Teams arbeiten eng zusammen, mit täglichen Abstimmungen, gemeinsamer Planung und gemeinsamen Zielen. Genau das macht die Abgrenzung schwierig: Ein Freelancer, der vollständig in ein Scrum-Team integriert ist, an allen Zeremonien teilnimmt und Aufgaben aus dem Sprint-Backlog übernimmt, wirkt eingegliedert. Das heißt nicht, dass Freelancer in agilen Teams unmöglich sind. Es braucht aber eine bewusste Gestaltung: abgegrenzte Arbeitspakete oder Rollen, eigene Verantwortung für das Ergebnis, Abstimmung über Anforderungen statt Weisungen zur Ausführung und eine Vergütung, die unternehmerischen Spielraum lässt.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden Deutschland.