Wer muss in Österreich elektronisch an den Bund fakturieren?
Seit 1. Jänner 2014 ist die E-Rechnung an Bundesdienststellen verpflichtend; Rechtsgrundlage ist § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes [1]. Betroffen sind alle Vertragspartner, die Waren oder Dienstleistungen an den Bund liefern, also an Ministerien mit ihren nachgeordneten Dienststellen. Auch ausländische Vertragspartner mit Sitz im Inland fallen unter die Pflicht [1].
Gemeint ist eine strukturierte elektronische Rechnung, kein PDF. Eine PDF-Rechnung per E-Mail wird von Bundesdienststellen nicht als eingebracht akzeptiert [3]. Wer an den Bund liefert, braucht deshalb einen eigenen Rechnungsweg, auch wenn er seinen übrigen Kunden PDF-Rechnungen schickt.
Welche Formate und Wege gibt es?
Nach § 5 Abs. 4 IKTKonG in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung haben sich die Vertragspartner zur Übermittlung eines vom Finanzministerium bereitgestellten Portals zu bedienen; als Formate kommen eine Variante von ebInterface der Wirtschaftskammer und AUSTRIAPRO sowie das Peppol-Format in Frage, beide XML-basiert [2]. Eingebracht wird über das Unternehmensserviceportal mit e-Rechnung.gv.at oder über Peppol; für den USP-Weg ist eine Registrierung im Unternehmensserviceportal Voraussetzung [1].
| Weg | Geeignet für | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Online-Formular im USP | wenige Rechnungen pro Jahr | USP-Registrierung, Bestellnummer der Dienststelle |
| Upload einer XML-Datei im USP | Rechnungen aus einer Fakturierungssoftware | Export im Format ebInterface oder Peppol |
| Webservice | viele Rechnungen, automatisierte Übermittlung | technische Anbindung an e-Rechnung.gv.at |
| Peppol | Unternehmen, die bereits im Peppol-Netz sind, oft aus dem Ausland | Zugang über einen Peppol-Zugangspunkt |
Zu jeder Rechnung an den Bund gehört eine Auftragsreferenz der bestellenden Dienststelle, meist eine Bestellnummer. Ohne sie kann die Rechnung nicht zugeordnet werden. Für Projekte empfiehlt sich deshalb, die Bestellnummer schon beim Auftragseingang im Projekt zu hinterlegen und nicht erst bei der Rechnungsstellung zu suchen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch zwischen Unternehmen?
Nein. In Österreich gibt es derzeit keine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen; die Pflicht betrifft nur Rechnungen an den Bund. Länder und Gemeinden können sich freiwillig anschließen, sind aber nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Das unterscheidet Österreich deutlich von Deutschland, wo seit 2025 schrittweise eine B2B-Pflicht eingeführt wird, siehe E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Freiwillig strukturierte Rechnungen auszustellen, lohnt sich trotzdem für Unternehmen mit vielen öffentlichen Auftraggebern. Laut AUSTRIAPRO sind über 60 000 Rechnungssteller mit dem System verbunden; Rechnungen über das Netz gingen vor allem an den Bund, die ÖBB, das Land Steiermark und Graz [4]. Wer ohnehin ebInterface erzeugen kann, nutzt das auch für Auftraggeber außerhalb des Bundes, die es akzeptieren.
So bereiten Sie Projekte für die E-Rechnung vor
- 1Auftraggeber klassifizieren: Bundesdienststelle, Land, Gemeinde, ausgegliederte Gesellschaft oder privater Kunde.
- 2Bestellnummer und Rechnungsempfänger der Dienststelle beim Auftragseingang im Projekt hinterlegen.
- 3Verrechenbare Leistungen laufend erfassen, damit die Rechnung aus Projektzeiten und Positionen entsteht.
- 4Format und Weg festlegen: Upload im USP, Webservice oder Peppol.
- 5Nach dem Einbringen den Status verfolgen und abgelehnte Rechnungen rasch korrigieren.
Viele Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entstehen nach einer Vergabe, häufig nach den neuen Wertgrenzen für Direktvergaben, siehe Vergabe nach BVergG 2018. In Bauprojekten richtet sich die Schlussrechnung zusätzlich nach den vereinbarten Vertragsbestimmungen, meist der ÖNORM B 2110. Die Rechnungsdaten selbst sind personenbezogen, soweit sie Ansprechpersonen nennen; dazu mehr unter Datenschutz in Projekten.
Was muss eine E-Rechnung an den Bund enthalten?
Eine E-Rechnung an den Bund muss zunächst alle Rechnungsmerkmale enthalten, die das Umsatzsteuergesetz verlangt, etwa Namen und Anschrift beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Zusätzlich verlangt der Bund eine Auftragsreferenz, meist die Bestellnummer der Dienststelle, und eine vom Auftraggeber vergebene Lieferantennummer [5]. Ohne diese Angaben kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.
- Rechnungsmerkmale nach dem Umsatzsteuergesetz.
- Auftragsreferenz der bestellenden Dienststelle.
- Lieferantennummer, vergeben durch den Auftraggeber.
- Format ebInterface oder Peppol, keine PDF-Datei.
- Gegebenenfalls Beilagen, etwa Leistungsnachweise, im zugelassenen Format.
Beispiel: Vom Projekt zur Rechnung an ein Ministerium
- 1Auftrag des Ministeriums trifft ein; Bestellnummer, Lieferantennummer und Rechnungsempfänger werden im Projekt hinterlegt.
- 2Während des Projekts werden verrechenbare Stunden und Positionen laufend erfasst.
- 3Zum Abrechnungszeitpunkt entsteht die Rechnung aus den erfassten Leistungen.
- 4Die Rechnung wird als ebInterface-Datei erzeugt oder im Online-Formular des USP erfasst.
- 5Nach dem Einbringen wird der Status verfolgt; eine Ablehnung wird sofort korrigiert und neu eingebracht.
- 6Der Zahlungseingang wird im Projekt verbucht, damit Budget und Abrechnung übereinstimmen.
Der aufwendigste Schritt ist in der Praxis nicht das Einbringen, sondern das Zusammentragen der Daten. Wer Bestellnummer und Lieferantennummer erst bei der Rechnungsstellung sucht, verliert Zeit und riskiert Ablehnungen. Ein Projekt, das von Anfang an die Abrechnungsdaten des Auftraggebers enthält, macht die Rechnung zur Routine.
Welche Fehler führen zur Ablehnung?
- Fehlende oder falsche Bestellnummer der Dienststelle.
- PDF statt strukturierter Datei, etwa per E-Mail gesendet; das gilt als nicht eingebracht [3].
- Nicht unterstützte Formatversion oder fehlerhafte XML-Datei.
- Fehlende Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz.
- Rechnung an die falsche Dienststelle oder an einen falschen Rechnungsempfänger.
Viele Fakturierungsprogramme können ebInterface direkt erzeugen. Wer nur gelegentlich an den Bund fakturiert, kommt auch mit dem kostenlosen Online-Formular im Unternehmensserviceportal aus [1]. Für regelmäßige Rechnungen lohnt sich eine Software, die das Format erzeugt und die Daten aus dem Projekt übernimmt. Den rechtlichen Hintergrund und die Einführung 2014 beschreibt auch der Leitfaden für die Wirtschaft [5].
Welche Stellen gelten als Bundesdienststellen?
Die Pflicht betrifft Rechnungen an Bundesdienststellen, also an die Bundesministerien mit ihren nachgeordneten Dienststellen sowie an weitere Bundesstellen. Ausgegliederte Gesellschaften des Bundes, Länder und Gemeinden sind von der gesetzlichen Pflicht nicht automatisch umfasst, viele nehmen E-Rechnungen aber freiwillig an [1]. Im Zweifel hilft ein Blick in die Auftragsunterlagen: Öffentliche Auftraggeber geben dort in der Regel an, wie Rechnungen einzubringen sind.
Für Unternehmen, die mehrere öffentliche Auftraggeber beliefern, empfiehlt sich eine einfache Übersicht: Auftraggeber, Pflicht oder freiwillig, Format, Einbringungsweg und Ansprechperson für Rechnungsfragen. Diese Übersicht gehört in die Stammdaten des Kunden und wird bei jedem neuen Projekt übernommen.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Auftragnehmer?
Die strukturierte E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht. Sie verkürzt den Weg der Rechnung, weil Ausdruck, Postversand und manuelle Erfassung beim Empfänger entfallen. Der Status lässt sich verfolgen, und Ablehnungen werden rasch sichtbar, statt dass eine Papierrechnung wochenlang in einer Poststelle liegt. Für Unternehmen mit vielen öffentlichen Auftraggebern bedeutet das planbarere Zahlungseingänge.
Hinzu kommt die Datenqualität: Wenn Rechnungen direkt aus erfassten Projektzeiten und Positionen entstehen, stimmen Leistungsnachweis, Rechnung und Projektbudget überein. Wer dagegen Stunden aus Tabellen in ein separates Rechnungsprogramm abtippt, erzeugt Fehlerquellen. Der Umstieg auf strukturierte Rechnungen ist deshalb ein guter Anlass, den gesamten Weg von der Zeiterfassung bis zur Rechnung zu vereinfachen.
Wie gelingt der Einstieg ohne eigene Software?
Für Unternehmen, die nur gelegentlich an den Bund liefern, ist der Einstieg einfach: Registrierung im Unternehmensserviceportal, Freischaltung des Dienstes e-Rechnung.gv.at und Erfassung der Rechnung im Online-Formular [1]. Das Formular führt durch die Pflichtfelder und prüft die Angaben formal. Bei mehreren Rechnungen pro Monat lohnt sich der Umstieg auf eine Fakturierung, die ebInterface-Dateien erzeugt, weil das Abtippen entfällt und Fehler seltener werden. Wer bereits über einen Peppol-Zugangspunkt verfügt, etwa weil er auch an Behörden in anderen Ländern fakturiert, kann diesen Weg auch für den Bund nutzen.
Unabhängig vom Weg gilt: Die Daten, die für die Rechnung gebraucht werden, entstehen im Projekt. Wer Leistungen, Zeiten und Auftragsdaten dort sauber führt, kann jede Rechnung ohne Nacharbeit erzeugen, ob als ebInterface-Datei, über Peppol oder im Formular. Das spart nicht nur Zeit bei der Rechnungsstellung, sondern reduziert auch Rückfragen der Dienststellen und beschleunigt damit den Zahlungseingang. Für viele kleinere Unternehmen ist das der eigentliche Nutzen der Pflicht.
E-Rechnung in Österreich, Deutschland und der Schweiz
Österreich war früh dran: Die Pflicht an den Bund besteht seit 2014. Deutschland verlangt seit 2025 schrittweise E-Rechnungen auch zwischen Unternehmen, mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, siehe XRechnung oder ZUGFeRD. In der Schweiz gibt es keine allgemeine Pflicht; viele Unternehmen setzen auf die QR-Rechnung und auf freiwillige E-Rechnungs-Netzwerke.
Für Unternehmen mit Kunden in allen drei Ländern heißt das: Die Rechnungsstellung braucht mehrere Ausgabeformate. Wer heute eine Projektsoftware auswählt, sollte prüfen, welche Formate sie erzeugt oder exportiert. Den Gesamtüberblick über alle Rechtsthemen im Projekt bietet der Recht-Leitfaden Österreich.