Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: § 26 AZG im Projektalltag

Wer muss in Österreich Arbeitszeit aufzeichnen?

Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, zur Überwachung der Einhaltung des Gesetzes in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen ^[1]. Die Pflicht gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Geltungsbereich des AZG, also nicht für freie Dienstnehmer oder Werkunternehmer. Wer in einem Projekt mit externen Fachleuten arbeitet, muss deshalb zuerst klären, auf welcher Vertragsgrundlage jemand tätig ist; der Leitfaden zu Werkvertrag und freiem Dienstvertrag zeigt die Abgrenzung.

Die Aufzeichnung muss die Kontrolle der Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten ermöglichen. Eine bloße Stundensumme pro Woche reicht im Regelfall nicht, weil sich daraus weder die tägliche Höchstarbeitszeit noch die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen prüfen lässt. In der Praxis werden deshalb Beginn, Ende und Pausen je Arbeitstag festgehalten.

Ist vereinbart, dass die Beschäftigten die Aufzeichnungen selbst führen, etwa bei gleitender Arbeitszeit, bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Er muss die Beschäftigten zur ordnungsgemäßen Führung anleiten ^[2]. Für Projekte heißt das: Wer die Zeiterfassung an das Team delegiert, braucht eine klare Anleitung, eine Kontrolle der Vollständigkeit und eine Regel, bis wann Einträge spätestens erfasst sein müssen.

Wann genügt eine Saldenaufzeichnung?

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen ^[2]. Das betrifft typische Wissensarbeit: Beraterinnen, Entwickler oder Projektleitende, die selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten.

Die Erleichterung ist eng auszulegen. Sie setzt voraus, dass beides tatsächlich selbstbestimmt ist, die Lage der Arbeitszeit und der Arbeitsort, oder dass die Arbeit überwiegend zu Hause stattfindet. Wer feste Kernzeiten, Anwesenheitspflichten oder Schichten hat, fällt in der Regel nicht darunter. Auch bei der Saldenaufzeichnung bleibt die tägliche Dauer festzuhalten, nicht nur eine Monatssumme.

Welche Rechte haben Beschäftigte an ihren Aufzeichnungen?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen ^[4]. In der Praxis ist ein Export aus dem Zeiterfassungssystem der einfachste Weg, solange er die erfassten Zeiten vollständig und nachvollziehbar enthält. Wird die Übermittlung verwehrt, hat das eine Folge, die viele unterschätzen: Verfallsfristen für Ansprüche aus der Arbeitszeit werden gehemmt ^[2].

Dasselbe gilt, wenn wegen fehlender Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist ^[5]. Wer also keine verlässlichen Aufzeichnungen führt, verliert den Schutz kollektivvertraglicher Verfallsfristen. Überstundenforderungen können dann auch nach Jahren noch geltend gemacht werden, und die Beweislast liegt faktisch beim Arbeitgeber.

Welche Strafen sieht § 28 AZG vor?

Arbeitgeber, die keine Aufzeichnungen nach § 26 Abs. 1 bis 5 AZG führen, sind von der Bezirksverwaltungsbehörde mit einer Geldstrafe von 72 bis 1 815 Euro zu bestrafen, im Wiederholungsfall von 145 bis 1 815 Euro ^[3]. Mangelhaft geführte Aufzeichnungen werden mit 20 bis 436 Euro bestraft ^[3]. Entscheidend ist der Zusatz in Absatz 8: Wird durch das Fehlen der Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlichen Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar, ist hinsichtlich jedes einzelnen Arbeitnehmers gesondert zu bestrafen ^[3].

Bei einem Team von zwölf Personen ohne Aufzeichnung ergibt das zwölf Strafen. Die Beträge stammen aus der seit 31. Mai 2025 geltenden Fassung von § 28 AZG; für Lenker und bestimmte Branchen gelten eigene Strafrahmen ^[3]. Neben der Verwaltungsstrafe bleibt das zivilrechtliche Risiko aus gehemmten Verfallsfristen bestehen.

So verbinden Sie gesetzliche Aufzeichnung und Projektzeiten

In vielen Unternehmen laufen zwei Systeme nebeneinander: eine Zeiterfassung für die Personalverrechnung und eine Projektzeiterfassung für Controlling und Abrechnung. Das kostet doppelten Aufwand und erzeugt Widersprüche, sobald die Summen nicht zusammenpassen. Sinnvoller ist ein System, das beides aus denselben Einträgen ableitet: Beginn und Ende für das AZG, Projekt und Aufgabe für das Controlling.

1. 1Klären, welche Beschäftigten unter das AZG fallen und für wen die Saldenaufzeichnung genügt.
2. 2Festlegen, wer aufzeichnet, bis wann Einträge vorliegen müssen und wer kontrolliert.
3. 3Korrekturen nachvollziehbar machen: Wer hat wann was geändert und warum.
4. 4Monatliche Übermittlung an die Beschäftigten als Routine einplanen, etwa als Export.
5. 5Abgeschlossene Monate sperren, sobald die Personalverrechnung gelaufen ist.

Flenio erfasst Projektzeiten mit Beginn, Ende, Projekt und Aufgabe und führt zu jedem Eintrag einen Verlauf der Änderungen. Abgeschlossene Zeiträume lassen sich sperren, und alle Einträge eines Zeitraums sind als CSV exportierbar. Die Daten liegen in Zürich. Ob ein solches System die Anforderungen des AZG im Einzelfall erfüllt, hängt von der Konfiguration und den betrieblichen Regeln ab.

Was kostet ein Team ohne Aufzeichnungssystem?

Eine Beispielrechnung macht das Risiko greifbar. Angenommen, ein Planungsbüro beschäftigt zwölf Personen und führt keine Arbeitszeitaufzeichnungen. Bei einer Kontrolle lässt sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht mehr feststellen. Weil in diesem Fall je Arbeitnehmer gesondert bestraft wird, ergibt sich ein Strafrahmen von 12 mal 72 Euro, also 864 Euro, bis 12 mal 1 815 Euro, also 21 780 Euro ^[3].

Im Wiederholungsfall steigt die Untergrenze auf 145 Euro je Arbeitnehmer, im Beispiel also auf 1 740 Euro; die Obergrenze bleibt bei 1 815 Euro je Person ^[3]. Hinzu kommt das zivilrechtliche Risiko: Weil Verfallsfristen gehemmt sind, können Überstunden auch nach Jahren noch nachgefordert werden. In vielen Fällen übersteigt dieses Risiko die Verwaltungsstrafe deutlich.

Welche Angaben gehören in eine verlässliche Aufzeichnung?

• Datum und Person, damit jede Aufzeichnung eindeutig zugeordnet ist.
• Beginn und Ende der Arbeitszeit je Arbeitstag, bei Saldenaufzeichnung zumindest die Tagesdauer.
• Ruhepausen, damit die Einhaltung von Pausen und Höchstarbeitszeit prüfbar ist.
• Korrekturen mit Datum, Grund und der Person, die korrigiert hat.
• Kennzeichnung von Homeoffice oder Reisezeit, wenn betrieblich unterschiedlich behandelt.
• Zuordnung zu Projekt und Aufgabe, wenn dieselben Einträge auch für das Controlling dienen.

Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit. Eine Aufzeichnung, die im Nachhinein beliebig geändert werden kann, ohne dass erkennbar bleibt, was vorher stand, ist im Streitfall wenig wert. Deshalb gehören ein Änderungsprotokoll und ein Abschluss abgerechneter Monate zu einem guten System. Für Beschäftigte im Homeoffice empfiehlt sich, die Erfassung direkt beim Arbeitsbeginn zu starten, statt am Monatsende aus dem Gedächtnis nachzutragen.

So führen Sie eine Arbeitszeitaufzeichnung im Team ein

Die Einführung gelingt in kleinen Schritten. Zuerst wird festgelegt, welche Beschäftigten unter welche Form der Aufzeichnung fallen, und das wird schriftlich festgehalten. Danach folgt eine kurze Schulung, wie und bis wann Einträge erfasst werden, wer kontrolliert und wie Korrekturen ablaufen. Nach dem ersten Monat lohnt sich ein Rückblick: Wo fehlen Einträge, wo gibt es Missverständnisse, welche Regeln müssen präzisiert werden? Wird ein Betriebsrat eingebunden, gehören die Regeln in eine Betriebsvereinbarung. So wird die Aufzeichnung zur Routine, statt zur lästigen Pflicht am Monatsende.

Österreich, Deutschland, Schweiz im Vergleich

Wer Teams in mehreren Ländern führt, muss drei verschiedene Regime beachten. In Deutschland folgt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung zum Arbeitsschutzgesetz, siehe Arbeitszeiterfassung in Deutschland. In der Schweiz regelt die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz die Erfassung, mit vereinfachten Formen für bestimmte Beschäftigte, siehe Zeiterfassungspflicht Schweiz. Österreich hat mit § 26 AZG die ausdrücklichste gesetzliche Regel und mit § 28 AZG einen klaren Strafrahmen.

Für ein länderübergreifendes Team empfiehlt sich deshalb, die strengste Anforderung als Standard zu nehmen und Erleichterungen je Land bewusst zu aktivieren. Datenschutzfragen der Zeiterfassung, etwa wer welche Einträge sehen darf, behandelt der Leitfaden zum Datenschutz in Projekten. Den Gesamtüberblick über alle Rechtsthemen im Projekt bietet der Recht-Leitfaden Österreich.