Recht im Projekt Österreich: Arbeitszeit, Vergabe, Bau, Verträge, Datenschutz und E-Rechnung

Welche Rechtsgebiete berühren ein Projekt in Österreich?

Wer in Österreich Projekte führt, bewegt sich zwischen Arbeitsrecht, Vergaberecht, Vertragsrecht, Datenschutz und Steuerrecht. Die meisten Projektleitenden sind keine Juristen und müssen es auch nicht sein. Sie müssen aber wissen, welche Fragen sich stellen, wann eine Pflicht greift und wo die Antworten stehen. Dieser Leitfaden ordnet die sechs Bereiche, die im Projektalltag am häufigsten auftauchen, und verweist für jeden Bereich auf einen vertiefenden Beitrag.

Der Leitfaden richtet sich an Agenturen, Beratungen, Planungsbüros, IT-Dienstleister und Bauunternehmen, die in Österreich tätig sind oder von der Schweiz und Deutschland aus österreichische Kunden betreuen. Er beschreibt die Rechtslage Stand Oktober 2026 und belegt jede Aussage mit Gesetzestexten im Rechtsinformationssystem des Bundes, mit Behördenseiten oder mit Publikationen der Kammern.

Muss in Österreich die Arbeitszeit aufgezeichnet werden?

Ja. Der Arbeitgeber muss nach § 26 AZG zur Überwachung der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen ^[1]. Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden, etwa bei Gleitzeit; der Arbeitgeber muss sie dann zur ordnungsgemäßen Führung anleiten. Für Beschäftigte, die Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend in ihrer Wohnung arbeiten, genügt die Dauer der Tagesarbeitszeit.

Die Folgen fehlender Aufzeichnungen sind doppelt: Nach § 28 AZG drohen Verwaltungsstrafen von 72 bis 1 815 Euro, im Wiederholungsfall von 145 bis 1 815 Euro, und zwar je Arbeitnehmer, wenn die tatsächliche Arbeitszeit nicht feststellbar ist ^[2]. Zusätzlich werden Verfallsfristen gehemmt, sodass Überstundenforderungen auch später noch geltend gemacht werden können. Details, Erleichterungen und einen Ländervergleich enthält der Beitrag zur Arbeitszeitaufzeichnung nach § 26 AZG.

Für Projekte heißt das konkret: Wer Projektzeiten erfasst, sollte die gesetzliche Aufzeichnung gleich mitdenken. Beginn, Ende und Pausen je Arbeitstag lassen sich mit Projekt und Aufgabe verbinden, sodass aus denselben Einträgen sowohl die Arbeitszeitaufzeichnung als auch das Projektcontrolling entstehen. Doppelte Systeme führen fast immer zu Widersprüchen zwischen Personalverrechnung und Projektabrechnung.

Was hat sich 2026 im Vergaberecht geändert?

Mit dem Vergaberechtsgesetz 2026, BGBl. I Nr. 8/2026, wurde das Bundesvergabegesetz 2018 umfassend novelliert; die meisten Bestimmungen traten am 1. März 2026 in Kraft ^[3]. Die bis dahin immer wieder befristet verlängerte Schwellenwerteverordnung ist außer Kraft getreten, ihre Inhalte wurden dauerhaft und teilweise erhöht in das Gesetz übernommen ^[4].

Für Bauunternehmen und Planungsbüros bedeutet das mehr Direktvergaben und mehr nicht offene Verfahren ohne Bekanntmachung. Unternehmen, die von öffentlichen Auftraggebern direkt angefragt werden wollen, profitieren von aktuellen Referenzen und raschen, sauber kalkulierten Angeboten. Die vollständigen Wertgrenzen inklusive Sektorenauftraggeber und EU-Schwellenwerten 2026/2027 erklärt der Beitrag zur Vergabe nach BVergG 2018.

Welche Rolle spielt die ÖNORM B 2110 im Bauprojekt?

Die ÖNORM B 2110 enthält allgemeine Vertragsbestimmungen für Bauleistungen. Aktuell ist die Ausgabe vom 1. Mai 2023; ihre Abschnitte 5 bis 12 regeln die allgemeinen Bedingungen von Bauverträgen ^[5]. Sie gilt nur, wenn sie vereinbart wird, wird aber vor allem von öffentlichen Auftraggebern sehr häufig zugrunde gelegt. Ohne Vereinbarung gilt das Werkvertragsrecht des ABGB.

Kern der Norm ist die Zuordnung von Risiken zu Sphären: Unvorhersehbare, vom Auftragnehmer nicht zumutbar abwendbare Ereignisse fallen in die Sphäre des Auftraggebers. Für die Projektsteuerung folgt daraus eine klare Disziplin: Abweichungen vom Bau-Soll zeitnah dokumentieren, der richtigen Sphäre zuordnen und fristgerecht anzeigen. Wie das in der Praxis funktioniert und wie sich die Norm von VOB/B und SIA 118 unterscheidet, zeigt der Beitrag zur ÖNORM B 2110.

Wie werden Planungsleistungen in Österreich honoriert?

Anders als manche erwarten, gibt es in Österreich keine verbindliche Honorarordnung für Architekten und Ingenieurkonsulenten. Die früheren Honorarordnungen im Baubereich mussten 2006 und 2007 wegen Neuerungen im EU-Kartellrecht zurückgezogen werden ^[6]. Seither sind Honorare frei zu vereinbaren und brauchen eine nachvollziehbare Kalkulation.

Als Kalkulationsgrundlage dienen vor allem die Leistungs- und Vergütungsmodelle LM.VM von Hans Lechner, erstmals 2014 erschienen und 2023 überarbeitet ^[6]. Sie beschreiben je Fachbereich Grundleistungen und optionale Leistungen und bieten Modelle zur Honorarermittlung. Was in einen Planervertrag gehört und wie sich die Lage von Deutschland und der Schweiz unterscheidet, erklärt der Beitrag zu den Planerhonoraren in Österreich.

Werkvertrag, freier Dienstvertrag oder Anstellung?

Projekte leben von externen Fachleuten. In Österreich stehen dafür drei Vertragsformen zur Wahl: der echte Dienstvertrag, der freie Dienstvertrag und der Werkvertrag. Beim Werkvertrag wird ein Erfolg geschuldet, er ist ein Zielschuldverhältnis; freie Dienstnehmer stellen ihre Arbeitskraft auf Zeit zur Verfügung, ohne in einem Dienstverhältnis zu stehen ^[7]. Maßgebend ist, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird.

Seit 1. Jänner 2026 gelten für freie Dienstnehmer nach § 4 Abs. 4 ASVG gesetzliche Kündigungsregeln: Kündigung zum 15. oder Monatsletzten mit vier Wochen Frist, nach dem vollendeten zweiten Dienstjahr sechs Wochen ^[8]. Wer Externe wie Beschäftigte führt, mit festen Zeiten, Anwesenheitspflicht und Berichtspflichten, riskiert eine Umqualifizierung mit Nachzahlungen. Indizien, eine Checkliste und den Vergleich mit Deutschland enthält der Beitrag zu Werkvertrag oder freiem Dienstvertrag.

Welche Datenschutzregeln gelten für Projektdaten?

Für Projektdaten gelten in Österreich die DSGVO und das Datenschutzgesetz. Eine Besonderheit ist das Grundrecht auf Datenschutz in § 1 DSG, das jedermann schützt, also auch juristische Personen. Die Datenschutzbehörde bestätigte im Oktober 2025, dass Unternehmen weiterhin vom Schutzbereich umfasst und zur Beschwerde nach § 24 DSG berechtigt sind ^[9].

Für Projekte heißt das: Auch Daten über Kundenunternehmen, etwa Umsätze, Konditionen oder Vertragsdetails, verdienen Schutz, nicht nur Namen und Kontaktdaten von Personen. Rollen und Zugriffsrechte, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Tool- und Dienstleister und ein Löschkonzept nach Projektende gehören zur Grundausstattung. Mehr dazu im Beitrag zum Datenschutz in Projekten nach DSG und DSGVO.

Wann ist die E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen strukturierte elektronische Rechnungen einbringen; Rechtsgrundlage ist § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz ^[10]. Eingebracht wird über das Unternehmensserviceportal mit e-Rechnung.gv.at oder über Peppol, in den Formaten ebInterface oder Peppol. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt beim Bund nicht als eingebracht.

Zwischen Unternehmen besteht in Österreich derzeit keine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung, anders als in Deutschland, wo sie seit 2025 schrittweise eingeführt wird. Wer für Ministerien oder deren nachgeordnete Dienststellen arbeitet, sollte die Bestellnummer schon beim Auftragseingang im Projekt hinterlegen. Einbringungswege, Formate und eine Checkliste enthält der Beitrag zur E-Rechnung an den Bund.

Welche Irrtümer sind in der Praxis am häufigsten?

• «Im Homeoffice muss nichts aufgezeichnet werden.» Auch bei überwiegender Arbeit in der Wohnung ist die Dauer der Tagesarbeitszeit festzuhalten; nur die Lage darf entfallen.
• «Direktvergabe geht bis 100 000 Euro.» Das war die Grenze der Schwellenwerteverordnung; seit März 2026 gelten für Bauaufträge 200 000 Euro und für Liefer- und Dienstleistungen klassischer Auftraggeber 140 000 Euro.
• «Die ÖNORM B 2110 gilt automatisch.» Sie gilt nur bei Vereinbarung, und welche Fassung gilt, entscheidet der Verweis im Vertrag.
• «Für Planer gibt es eine Honorarordnung wie die HOAI.» In Österreich sind Honorare seit 2006 und 2007 frei vereinbar; die LM.VM sind eine Empfehlung.
• «Ein Werkvertrag ist, was im Vertrag Werkvertrag heißt.» Maßgebend ist die gelebte Praxis; fehlt ein abgrenzbares Werk, liegt oft ein freier oder echter Dienstvertrag vor.
• «Datenschutz betrifft nur Personen.» In Österreich schützt § 1 DSG auch juristische Personen.
• «Ein PDF ist eine E-Rechnung.» Für den Bund nicht; dort sind ebInterface oder Peppol Pflicht.

Welche fünf Fragen sollten Sie vor jedem Projektstart klären?

1. 1Wer ist der Auftraggeber? Ein Bundesministerium, ein Land, eine Gemeinde oder ein privates Unternehmen bestimmt, ob Vergaberecht und E-Rechnungspflicht greifen.
2. 2Auf welcher Vertragsgrundlage wird gearbeitet? ABGB, ÖNORM B 2110 in welcher Fassung oder eigene AGB des Auftraggebers.
3. 3Wer arbeitet mit und in welcher Rolle? Angestellte, freie Dienstnehmer oder Werkunternehmer, mit den jeweiligen Pflichten.
4. 4Welche Daten fallen an? Personendaten, Firmendaten des Kunden, Arbeitszeiten, und wer darf was sehen?
5. 5Wie wird abgerechnet? Nach Zeit, nach Positionen oder pauschal, und in welchem Rechnungsformat?

Diese fünf Fragen dauern bei Projektstart wenige Minuten und verhindern die meisten späteren Konflikte. Ihre Antworten gehören in den Projektsteckbrief, damit alle Beteiligten mit denselben Annahmen arbeiten.

Welche Fristen und Rhythmen gehören in den Projektkalender?

Wer diese Fristen als wiederkehrende Aufgaben im Projekt oder im Teamkalender führt, muss sie nicht im Kopf behalten. Besonders die monatliche Übermittlung der Arbeitszeitaufzeichnungen und die Anzeigepflichten im Bauvertrag werden in der Praxis oft vergessen, mit spürbaren Folgen.

Wo finden Sie verlässliche Informationen?

• Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Gesetze in der geltenden Fassung, Bundesgesetzblätter und Entscheidungen der Höchstgerichte.
• Unternehmensserviceportal (USP): Informationen der Bundesverwaltung für Unternehmen, etwa zur E-Rechnung.
• Datenschutzbehörde: Entscheidungen, Leitfäden und Formulare zur DSGVO und zum DSG.
• Wirtschaftskammer: praxisnahe Erläuterungen zu Arbeitsrecht, Vergabe und Vertragsrecht.
• Austrian Standards: Normen wie die ÖNORM B 2110 im Originaltext.
• Kammer der Ziviltechniker: Empfehlungen zu Planerleistungen und Wettbewerben.

Fachartikel und Blogbeiträge sind hilfreich, veralten aber schnell; das zeigt sich gerade bei den Wertgrenzen im Vergaberecht, die sich 2026 geändert haben. Prüfen Sie deshalb bei jeder Zahl, aus welchem Jahr sie stammt, und gehen Sie im Zweifel zur Primärquelle. Alle Beiträge dieses Leitfadens nennen ihre Quellen mit Abrufdatum.

Was gilt für Schweizer und deutsche Unternehmen mit Projekten in Österreich?

Viele Agenturen, Beratungen und Planungsbüros aus der Schweiz und aus Deutschland arbeiten für österreichische Kunden. Für sie gilt in Österreich in der Regel das österreichische Recht, wenn sie dort tätig werden, Personal einsetzen oder an österreichische öffentliche Auftraggeber liefern. Das betrifft vor allem drei Bereiche: Wer Personal nach Österreich entsendet, muss die österreichischen Arbeitszeitregeln beachten. Wer an Bundesdienststellen fakturiert, muss die E-Rechnungspflicht erfüllen, auch als ausländischer Vertragspartner mit Sitz im Inland. Und wer sich an Vergabeverfahren beteiligt, muss die Regeln des BVergG 2018 kennen.

Beim Datenschutz ist die Lage für deutsche Unternehmen einfach, weil in beiden Ländern die DSGVO gilt; österreichische Kunden erwarten aber zusätzlich den Schutz ihrer Firmendaten nach § 1 DSG. Schweizer Unternehmen arbeiten mit dem revidierten Datenschutzgesetz und profitieren davon, dass die EU für die Schweiz einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat. Für Verträge empfiehlt sich in jedem Fall eine ausdrückliche Rechtswahl und Gerichtsstandsvereinbarung.

Praktisch bewährt hat sich ein Länderblatt je Kunde: anwendbares Recht, Vertragsgrundlage, Rechnungsformat, Datenschutzregeln und Ansprechpersonen. Es wird beim ersten Projekt angelegt und für alle Folgeprojekte übernommen. So wird aus einer einmaligen Recherche ein wiederverwendbares Wissen im Team, das auch bei Personalwechseln erhalten bleibt.

Wie bleibt dieser Leitfaden aktuell?

Recht ändert sich, im Projektrecht oft in kleinen Schritten: Strafbestimmungen werden angepasst, Wertgrenzen neu festgesetzt, Normen neu herausgegeben. Dieser Leitfaden wird deshalb alle sechs Monate fachlich geprüft. Jede Seite nennt ihr Prüfdatum, und Änderungen werden im Änderungsprotokoll der Seite festgehalten. Wenn sich eine wesentliche Regel ändert, etwa eine Wertgrenze oder eine Frist, wird die betroffene Seite außerhalb des Rhythmus aktualisiert.

Für Leserinnen und Leser heißt das: Prüfen Sie bei jeder Entscheidung das Prüfdatum der Seite und, bei Zahlen und Fristen, die verlinkte Primärquelle. Hinweise auf Fehler oder neue Entwicklungen nimmt die Redaktion gerne entgegen. So entsteht ein Leitfaden, der nicht nur einmal recherchiert, sondern laufend gepflegt wird, und der den Wechsel zwischen österreichischem, deutschem und Schweizer Recht für Projektteams verständlich macht.

Der Leitfaden ergänzt die bestehenden Hubs zu HERMES, SIA, öffentlicher Beschaffung in der Schweiz und HOAI. Gemeinsam decken sie die wichtigsten Rechts- und Methodenfragen für Projekte im gesamten DACH-Raum ab, jeweils mit Quellen und Prüfdatum.

Wie unterscheiden sich Österreich, Deutschland und die Schweiz?

Viele Unternehmen im DACH-Raum arbeiten grenzüberschreitend. Die drei Rechtsordnungen sind sich in vielem ähnlich, unterscheiden sich aber gerade bei den Themen, die im Projektalltag zählen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick; die vertiefenden Leitfäden zu Recht im Projekt Deutschland und Recht im Projekt Schweiz behandeln die Nachbarländer im Detail.

Für Teams, die in allen drei Ländern tätig sind, empfiehlt sich ein einfacher Grundsatz: die strengste Regel als Standard nehmen und Erleichterungen je Land bewusst aktivieren. Das gilt besonders für Zeiterfassung und Datenschutz, wo ein gemeinsames System alle drei Anforderungen abdecken kann.

So setzen Sie die Regeln im Projektalltag um

1. 1Projektsteckbrief um eine Rechtszeile ergänzen: Auftraggeberart, Vergabeverfahren, Vertragsgrundlage und vereinbarte Normfassung.
2. 2Externe Mitarbeit vor Projektstart einordnen: Werk, freier Dienstvertrag oder Anstellung, und entsprechend führen.
3. 3Zeiterfassung so einrichten, dass Arbeitszeitaufzeichnung und Projektzeiten aus denselben Einträgen entstehen.
4. 4Abweichungen und Nachträge als eigene Aufgaben mit Datum, Ursache und Anzeige dokumentieren.
5. 5Rollen und Zugriffsrechte nach dem Grundsatz der Datenminimierung vergeben, auch für Firmendaten.
6. 6Rechnungsweg je Auftraggeber festlegen und Bestellnummern öffentlicher Auftraggeber früh hinterlegen.

Flenio unterstützt diese Schritte mit Projektzeiten inklusive Verlauf der Änderungen, sperrbaren Zeiträumen, Rollen und Zugriffsrechten, Aufgaben für Nachträge und Freigaben sowie Rechnungen aus erfassten Leistungen. Die Daten liegen in Zürich, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht im Workspace bereit. Ob ein Werkzeug die rechtlichen Anforderungen im Einzelfall erfüllt, hängt von Konfiguration und betrieblichen Regeln ab.