Checklisten

Checkliste Change Request: Änderungswünsche sauber prüfen und entscheiden

Für: Projektleiter, Auftraggeber und Dienstleister, die Änderungen im laufenden Projekt steuern.

Kurz erklärt

Ein Change Request wird in fünf Schritten behandelt: Änderung und Begründung beschreiben, Auswirkungen auf Umfang, Termin, Kosten, Qualität und Risiken bewerten, Optionen und Kosten als Nachtrag beziffern, durch die zuständige Stelle entscheiden lassen und den Entscheid in Plan, Budget und Vertrag nachführen. So bleibt Mehrumfang sichtbar und vergütet.

Änderungen sind in Projekten normal – problematisch ist nur, wenn sie nebenbei passieren. Schleichender Mehrumfang ist eine der häufigsten Ursachen für Budget- und Terminüberschreitungen. Diese Checkliste macht aus jedem Änderungswunsch einen bewussten Entscheid.

Klein ist nicht kostenlos

Gefährlich sind nicht die grossen Änderungen – die werden ohnehin besprochen. Gefährlich sind die vielen kleinen: «Kannst du noch schnell…». Einzeln harmlos, summieren sie sich zu Wochen. Eine einfache Regel hilft: Jede Änderung wird erfasst, auch wenn sie ohne Nachtrag umgesetzt wird. So bleibt sichtbar, wie viel Kulanz geleistet wurde.

Tauschen statt nur hinzufügen

Bei festem Budget oder Termin ist «etwas anderes dafür streichen» oft die beste Option. Der Auftraggeber entscheidet dann bewusst, was ihm wichtiger ist. In agilen Projekten ist das der Normalfall: Neue Einträge kommen ins Backlog und werden gegen bestehende priorisiert.

Vertrag und Nachtrag

Beim Festpreis-Werkvertrag ist Mehrumfang nur vergütet, wenn er als Nachtrag vereinbart ist. Ein schriftlicher Nachtrag mit Leistung, Preis und Terminwirkung vor der Umsetzung verhindert spätere Diskussionen. Mündliche Zusagen im Meeting sind im Streitfall schwer zu belegen.

Häufige Fragen

Wer entscheidet über einen Change Request?

Die Stelle, die laut Projektauftrag dafür zuständig ist – je nach Grösse die Projektleitung, der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss.

Muss jede kleine Änderung ein Change Request sein?

Erfasst werden sollte jede Änderung am vereinbarten Umfang. Kleine Änderungen können vereinfacht behandelt werden, etwa mit einer Wertgrenze für Entscheide der Projektleitung.

Was ist der Unterschied zwischen Change Request und Nachtrag?

Der Change Request ist der Änderungswunsch mit Bewertung. Der Nachtrag ist die vertragliche Vereinbarung über Leistung und Vergütung, falls die Änderung umgesetzt wird.