Checklisten

Checkliste Claim-Management: Mehraufwand erkennen, anzeigen, durchsetzen

Für: Projektleiter, Bauleiter und Account Manager in Bau, Planung, IT-Projekten und Beratung mit Werk- oder Fixpreisverträgen.

Kurz erklärt

Claim-Management ist das systematische Erkennen, Dokumentieren und Durchsetzen von Ansprüchen aus Abweichungen gegenüber dem Vertrag — Leistungsänderungen, Behinderungen, Mengenmehrungen. Es besteht aus fünf Schritten: Vertragsbasis kennen, Abweichung erkennen, rechtzeitig anzeigen, Mehraufwand belegen, Nachtrag beziffern und verhandeln. Die meisten Ansprüche scheitern an der fehlenden Anzeige, nicht an der Rechnung.

Claim-Management hat einen schlechten Ruf, weil man es mit Streit verbindet. Dabei ist es das Gegenteil: Wer Abweichungen laufend und transparent führt, muss am Projektende nicht über Summen verhandeln, die der Kunde zum ersten Mal sieht. Die Checkliste führt durch den ganzen Ablauf — von der Vertragsprüfung bis zur Vereinbarung.

Warum Anzeigen wichtiger ist als Rechnen

Viele Vertragswerke knüpfen den Anspruch an eine rechtzeitige Anzeige: Wer Mehrkosten erst mit der Schlussrechnung geltend macht, hat den Auftraggeber um die Möglichkeit gebracht, anders zu entscheiden — und verliert damit oft den Anspruch. Die Anzeige muss nicht perfekt beziffert sein. Grund, betroffene Leistung und eine grobe Grössenordnung reichen; die genaue Zahl folgt mit dem Nachtrag.

Claims und Kundenbeziehung

Ein früh angezeigter Nachtrag ist ein Informationsdienst an den Kunden: Er kann entscheiden, ob er die Änderung will, zu welchem Preis, oder ob er lieber verzichtet. Unangenehm wird es erst, wenn Summen am Ende auftauchen. Deshalb gehört eine Liste offener Änderungen in jeden Statusbericht — kurz, sachlich, mit Betrag und Entscheidstatus. So wird Claim-Management Teil der normalen Projektsteuerung.

Was Flenio dafür bereitstellt

Änderungen lassen sich als eigene Aufgaben mit eigenem Budget führen, die Zeiterfassung bucht Mehraufwand darauf, und der Soll-Ist-Vergleich zeigt pro Paket, wo der Aufwand herkommt. Der Nachtragsrechner beziffert die Summe, das Rechnungsmodul stellt den Nachtrag als eigene Position oder eigene Rechnung.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Claim und Nachtrag?

Der Claim ist der Anspruch dem Grunde nach (es gibt Mehraufwand, und der Auftraggeber hat ihn verursacht), der Nachtrag die bezifferte Forderung. Im Sprachgebrauch werden beide oft gleichgesetzt.

Gibt es auch Claims des Auftraggebers?

Ja — etwa bei Verzug, Mängeln oder Minderleistungen. Gutes Claim-Management führt beide Richtungen, damit man in der Verhandlung nicht überrascht wird.

Brauche ich dafür eine eigene Software?

Für die meisten KMU nicht. Entscheidend sind drei Dinge: Änderungen separat erfassen, Aufwand darauf buchen, schriftliche Anzeigen ablegen. Das leistet jedes Projektwerkzeug mit Zeiterfassung.