Checklisten

Checkliste Lenkungsausschuss: Sitzungen, die Entscheide bringen

Für: Projektleiter und PMO, die Sitzungen des Lenkungsausschusses vorbereiten und moderieren.

Kurz erklärt

Ein Lenkungsausschuss (Steering Committee) ist das Entscheidungsgremium eines Projekts: Er gibt Phasen frei, entscheidet über Änderungen an Umfang, Budget und Terminen und löst Eskalationen. Gute Sitzungen haben eine Agenda mit Entscheidungspunkten, Vorlagen mit Optionen und Empfehlung, einen Status auf einer Seite und ein Protokoll, das Beschlüsse mit Verantwortlichen festhält.

Viele Lenkungsausschüsse sind Informationsveranstaltungen: Der Projektleiter präsentiert 30 Folien, der Ausschuss nickt, entschieden wird nichts. Das kostet die teuerste Stunde des Projekts. Die Checkliste dreht das um — von der Präsentation zur Entscheidung.

Entscheidungsvorlagen statt Statusfolien

Eine Entscheidungsvorlage passt auf eine Seite: Ausgangslage in drei Sätzen, zwei bis drei Optionen mit Kosten, Nutzen und Risiken, eine Empfehlung mit Begründung, und die Frage, die der Ausschuss beantworten soll. Wer Optionen vorlegt statt nur ein Problem, bekommt schneller eine Antwort — und der Ausschuss erlebt sich als handlungsfähig statt überfordert.

Der Status auf einer Seite

Ziele, Meilensteine, Budget, Risiken — jeweils mit aktuellem Stand und Trend gegenüber der letzten Sitzung. Ampeln sind hilfreich, wenn sie auf Regeln beruhen (Gelb ab 10 % Abweichung), und irreführend, wenn sie Gefühl abbilden. Kennzahlen aus dem Projektwerkzeug, etwa Soll-Ist-Stunden oder Kostenindex, machen den Status belastbar und die Vorbereitung kürzer.

Eskalationen ehrlich traktandieren

Der Ausschuss ist der Ort, an dem Probleme hingehören, die das Projekt nicht selbst lösen kann. Wer Eskalationen zurückhält, um den Ausschuss nicht zu beunruhigen, nimmt ihm die Möglichkeit zu handeln. Ein Risiko, das im Ausschuss offen besprochen wurde, ist ein geteiltes Risiko; eines, das verschwiegen wurde, fällt später allein auf die Projektleitung zurück.

Häufige Fragen

Wie oft sollte der Lenkungsausschuss tagen?

Monatlich bei laufenden Projekten, zusätzlich an Phasenübergängen und bei Eskalationen. Seltener als alle sechs Wochen verliert er den Kontakt zum Projekt.

Wer gehört in den Lenkungsausschuss?

Der Auftraggeber (Vorsitz), Vertreter der Nutzer und der Lieferanten bzw. Fachbereiche, die Ressourcen stellen. Nicht mehr als fünf bis sieben Personen — sonst wird er zur Informationsrunde.

Was, wenn der Ausschuss nicht entscheidet?

Die Frage präzisieren und eine Frist setzen: «Ohne Entscheid bis zum 15. gilt Option B.» Das ist legitim und oft der einzige Weg, Stillstand zu vermeiden.