Checklisten

Checkliste Projektinitialisierung: Vom Auftrag zum startklaren Projekt

Für: Projektleiter und Auftraggeber in Verwaltung, KMU und Beratung, die ein neues Vorhaben aufsetzen.

Kurz erklärt

Die Projektinitialisierung klärt, bevor gearbeitet wird, ob und wie ein Projekt durchgeführt wird: Auftrag und Ziele, Umfang und Abgrenzung, Rahmenbedingungen, Risiken, Organisation, Budget und Termine. Ihr Ergebnis ist ein freigegebener Projektauftrag. In HERMES ist sie eine eigene Phase mit dem Meilenstein «Projektfreigabe» — das Prinzip gilt für jedes Projekt.

Die meisten Projekte scheitern nicht in der Umsetzung, sondern in den ersten zwei Wochen: an einem unklaren Auftrag, an Zielen, die jeder anders versteht, an einer Rahmenbedingung, die niemand erwähnt hat. Die Initialisierung ist die billigste Phase, um diese Fehler zu finden. Die Checkliste führt durch alles, was vor dem Kickoff geklärt sein sollte.

Initialisierung ist keine Bürokratie

Für ein kleines Vorhaben passt die Initialisierung auf zwei Seiten: Auftrag, Ziele, Nicht-Ziele, Rahmen, Risiken, Organisation, Grobplan. Wichtig ist nicht der Umfang des Dokuments, sondern dass der Auftraggeber es gelesen und freigegeben hat. Ein Projektauftrag, den niemand unterschrieben hat, ist eine Absichtserklärung. Die Freigabe ist der Moment, in dem aus einer Idee ein Auftrag mit Budget wird.

Nicht-Ziele: der meistunterschätzte Abschnitt

«Was machen wir ausdrücklich nicht?» verhindert mehr Konflikte als jedes Ziel. Nicht-Ziele begrenzen den Umfang, bevor Wünsche entstehen, und geben der Projektleitung ein Argument, wenn später doch jemand danach fragt. Typische Nicht-Ziele: keine Migration der Altdaten vor 2020, keine Anbindung an System X in dieser Phase, keine Schulung externer Partner.

Vom Auftrag zum Kickoff

Nach der Freigabe folgt der Kickoff mit dem ganzen Team. Die Unterlagen der Initialisierung sind seine Grundlage: Ziele, Rollen, Plan, Spielregeln. In Flenio lässt sich das Projekt direkt aus einer Vorlage anlegen, etwa nach HERMES mit den Phasen und Dokumenten der Initialisierung, sodass die Ergebnisse nicht in einer Datei verschwinden, sondern im Projekt stehen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Projektinitialisierung?

Für kleine Projekte ein paar Tage, für grosse Vorhaben in der Verwaltung mehrere Wochen. Als Faustregel: fünf bis zehn Prozent der Projektdauer.

Was ist der Unterschied zum Projektantrag?

Der Antrag bittet um die Erlaubnis, das Vorhaben zu prüfen. Die Initialisierung erarbeitet die Grundlagen, und ihr Ergebnis — der Projektauftrag — wird freigegeben.

Gilt das auch für agile Projekte?

Ja, in schlanker Form: Vision, Ziele, Rahmen, Team, erstes Backlog. Auch Scrum-Teams brauchen einen Auftraggeber, der weiss, was er bekommt.