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TCO-Rechner: Was kostet eine Software wirklich?

Für: Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und Einkauf bei der Auswahl von Projekt-, Zeiterfassungs- oder Buchhaltungssoftware.

Kurz erklärt

Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle Kosten einer Software über ihre Nutzungsdauer: Lizenzen, einmalige Einführung, Schulung und laufende interne Betreuung. Bei SaaS-Werkzeugen macht die Lizenz oft nur ein Viertel bis die Hälfte der TCO aus — der Rest ist interne Arbeitszeit. Wer nur Lizenzpreise vergleicht, vergleicht den kleineren Teil.

Eingaben

NutzerLizenz pro Nutzer und Monat (CHF)Betrachtungszeitraum (Jahre)Einführung einmalig (extern, Migration) (CHF)Schulung pro Nutzer (Std.)Interne Betreuung pro Monat (Std.)Benutzerverwaltung, Support intern, Anpassungen, Workarounds.Interner Kostensatz (CHF/Std.)

Ergebnis

TCO über den Zeitraum

CHF 26'680.00

TCO pro Nutzer und Monat: CHF 61.76
davon Lizenzen: CHF 6'480.00
davon interne Arbeitszeit: CHF 16'200.00
Anteil Lizenzen an der TCO: 24.3 %

Rechenweg: Lizenz = Nutzer × Preis × 12 × Jahre. Intern = Nutzer × Schulungsstunden × Satz + Betreuung × 12 × Jahre × Satz. TCO = Lizenz + Einführung + intern. Pro Nutzer und Monat = TCO ÷ (Nutzer × 12 × Jahre).

Rechnet im Browser. Nichts wird gespeichert oder übertragen.

Anbieter A kostet CHF 9 pro Nutzer, Anbieter B CHF 15. Die Entscheidung scheint klar — bis man die Einführung, die Schulung und die Stunden zählt, die jemand jeden Monat mit Benutzerverwaltung und Workarounds verbringt. Der Rechner macht diese Kosten sichtbar und rechnet sie auf eine Zahl herunter, die man vergleichen kann: Franken pro Nutzer und Monat.

Was in die TCO gehört

Vollständig heisst: alles, was ohne diese Software nicht anfallen würde.

Lizenzen und Abos, inklusive Zusatzmodule und Speicher
Einführung: Einrichtung, Datenmigration, externe Unterstützung
Schulung: Einführungsschulung und die Einarbeitung jeder neuen Person
Betreuung: Benutzerverwaltung, interner Support, Pflege von Vorlagen und Integrationen
Schnittstellen: Middleware, Zapier-Abos, Entwicklungsaufwand
Ausstieg: Datenexport und Migration beim nächsten Wechsel — wird fast immer vergessen

Die versteckten Kosten sind die grossen

Vier Stunden interne Betreuung pro Monat klingen nach wenig. Zum Kostensatz von CHF 90 über drei Jahre sind das fast CHF 13'000 — doppelt so viel wie die Lizenzen im Beispiel. Werkzeuge, die mehrere Insellösungen ersetzen (Projekt, Zeit, Rechnung), senken genau diesen Posten: weniger Abgleich, weniger doppelte Pflege, weniger Exporte. Ein teureres Werkzeug kann deshalb die tiefere TCO haben.

Vergleichen, nicht nur rechnen

Die TCO wird aussagekräftig, wenn man sie für zwei oder drei Kandidaten mit denselben Annahmen rechnet — und für den Status quo. Denn auch die bestehende Lösung hat eine TCO: Tabellen pflegen, Stunden nachtragen, Rechnungen abtippen. Wer diese Zeit ehrlich schätzt, merkt oft, dass «wir machen das in Excel» die teuerste Variante ist. Die Zahl pro Nutzer und Monat eignet sich für den Vergleich; die Gesamtsumme gehört in den Business Case.

Häufige Fragen

Über welchen Zeitraum rechnet man die TCO?

Drei Jahre sind bei SaaS üblich, fünf bei grösseren Plattformen. Kürzer unterschätzt den Anteil der Einführung nicht, sondern überschätzt ihn; länger ist bei schnell wechselnden Tools unrealistisch.

Gehören Produktivitätsgewinne in die TCO?

Nein, die TCO zählt nur Kosten. Der Nutzen gehört in die Amortisations- oder Kapitalwertrechnung. Getrennt halten, damit die Kosten nicht schöngerechnet werden.

Wie schätze ich die interne Betreuung?

Eine Person einen Monat lang notieren lassen, wie viel Zeit sie für das Werkzeug aufwendet — als eigene Tätigkeit in der Zeiterfassung. Die Messung ist genauer als jede Schätzung.