Was ist der Unterschied zwischen Eignung und Zuschlag?
Kurz gesagt: Die Eignung entscheidet, wer mitspielen darf, die Zuschlagskriterien entscheiden, wer gewinnt.
Die beiden Kriterienarten haben verschiedene Funktionen. Eignungskriterien fragen, ob ein Anbieter grundsätzlich in der Lage ist, den Auftrag auszuführen — fachlich, organisatorisch, wirtschaftlich. Sie beziehen sich auf den Anbieter. Zuschlagskriterien fragen, welches der geeigneten Angebote Leistung und Preis am vorteilhaftesten verbindet. Sie beziehen sich auf das Angebot.
| Merkmal | Eignungskriterien | Zuschlagskriterien |
|---|---|---|
| Frage | Kann der Anbieter den Auftrag ausführen? | Welches Angebot ist das vorteilhafteste? |
| Bezug | Anbieter | Angebot |
| Bewertung | Erfüllt oder nicht erfüllt | Punkte nach Gewichtung |
| Folge bei Nichterfüllung | Ausschluss | Weniger Punkte |
| Typische Beispiele | Referenzen, Fachkompetenz, Kapazität, finanzielle Leistungsfähigkeit | Preis, Qualität, Termine, Lebenszykluskosten, Nachhaltigkeit |
Eine häufige Fehlerquelle in Ausschreibungen ist die Vermischung: Referenzen, die als Eignungskriterium bereits geprüft wurden, sollen nicht unbesehen ein zweites Mal als Zuschlagskriterium Punkte erzeugen. Die KBOB empfiehlt, allgemein gehaltene Kriterien und fachliche Eignungskriterien festzulegen und die Zuschlagskriterien auf den konkreten Beschaffungsgegenstand zu beziehen.[3]
Welche Zuschlagskriterien nennt das Gesetz?
Art. 29 Abs. 1 BöB verlangt leistungsbezogene Zuschlagskriterien. Die Auftraggeberin berücksichtigt, unter Beachtung der internationalen Verpflichtungen der Schweiz, neben dem Preis und der Qualität einer Leistung insbesondere Kriterien wie Zweckmässigkeit, Termine, technischer Wert, Wirtschaftlichkeit, Lebenszykluskosten, Ästhetik, Nachhaltigkeit, Plausibilität des Angebots, die unterschiedlichen Preisniveaus in den Ländern der Leistungserbringung, Verlässlichkeit des Preises, Kreativität, Kundendienst, Lieferbedingungen und Infrastruktur.[1]
Preis und Qualität sind stets und als wesentliche Kriterien zu berücksichtigen; Qualitätskriterien haben dabei das Diskriminierungsverbot zu beachten.[2] Einige Kriterien gelten nur auf Bundesstufe, etwa die unterschiedlichen Preisniveaus in den Herkunftsländern und die Verlässlichkeit des Preises.[4]
| Kriterium | Was bewertet wird | Typische Nachweise |
|---|---|---|
| Preis | Angebotspreis, oft als Gesamtpreis über die Laufzeit | Preisblatt |
| Qualität | Vorgehen, Methodik, Lösungsqualität | Konzept, Lösungsbeschreibung |
| Termine | Realismus und Verbindlichkeit der Planung | Terminplan, Meilensteine |
| Schlüsselpersonen | Erfahrung des eingesetzten Teams | Lebensläufe, Projektreferenzen der Personen |
| Lebenszykluskosten | Kosten über die gesamte Nutzungsdauer | Kostenmodell für Betrieb und Wartung |
| Nachhaltigkeit | Ökologische, soziale und volkswirtschaftliche Aspekte | Konzepte, Zertifikate |
| Plausibilität | Nachvollziehbarkeit von Preis und Aufwand | Aufwandschätzung, Kalkulationsgrundlagen |
Lebenszykluskosten als Kriterium
Für Vergabestellen ist das Kriterium anspruchsvoll, weil sie ein vergleichbares Kostenmodell vorgeben müssen; sonst rechnet jeder Anbieter anders. Anbieter sollten das vorgegebene Modell exakt ausfüllen und eigene Annahmen offenlegen.
Lebenszykluskosten können nach Art. 29 Abs. 1 BöB und IVöB als Zuschlagskriterium berücksichtigt werden; die Beschaffungskonferenz des Bundes hat dazu ein eigenes Faktenblatt veröffentlicht.[5] Für IT-Projekte ist das besonders relevant: Eine Lösung mit tiefem Einführungspreis kann über fünf Jahre Betrieb, Lizenzen und Wartung deutlich teurer sein als eine Alternative. Wer als Anbieter Vorteile in Betrieb oder Wartung hat, sollte darauf achten, ob die Ausschreibung diese Kosten bewertet — und sie im Angebot transparent ausweisen.
Wie werden Kriterien gewichtet?
Die Gewichtung entscheidet, welches Angebot gewinnt. Die KBOB empfiehlt, drei bis fünf auf den konkreten Gegenstand bezogene, aussagekräftige Kriterien festzulegen, allenfalls mit Unterkriterien, und hält fest, dass Preis und Qualität zwingende Kriterien sind.[3] Für Planerleistungen empfiehlt sie, die qualitativen Kriterien gesamthaft mit mehr als 50 bis höchstens 80 Prozent zu gewichten und sie so zu definieren und zu bewerten, dass tatsächlich eine Selektion entsteht.[6]
| Kriterium | Gewicht (Punkte von 100) | Unterkriterien |
|---|---|---|
| Preis | 35 | Gesamtpreis über vier Jahre |
| Lösungskonzept | 30 | Verständnis der Aufgabe, Vorgehen, Risiken |
| Schlüsselpersonen | 20 | Erfahrung Projektleitung, Erfahrung Fachexperten |
| Termine | 10 | Plausibilität des Terminplans |
| Nachhaltigkeit | 5 | Betrieb und Ressourcenverbrauch |
Die Zahlen sind ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung; jede Vergabestelle legt Kriterien und Gewichte für ihr Vorhaben fest und gibt sie in den Ausschreibungsunterlagen bekannt.
Wie wird der Preis bewertet?
Welche Methode gilt, steht in den Ausschreibungsunterlagen. Fehlt die Angabe, lohnt sich eine Frage, weil die Methode die Angebotsstrategie wesentlich beeinflusst.
Für die Preisbewertung gibt es verschiedene Methoden. Verbreitet ist die lineare Methode, bei der das günstigste Angebot die volle Punktzahl erhält und teurere Angebote anteilig weniger. Der Kanton Uri zeigt in einer Anleitung, wie solche Bewertungen konkret aussehen: Ein Angebot von CHF 200'000 erhält dort beispielsweise 100 Punkte, eines von CHF 400'000 noch 50 Punkte.[7]
Die Methode beeinflusst das Ergebnis erheblich. Eine flache Preiskurve begünstigt Qualität, eine steile den Preis. Bei manchen Vergaben wird zusätzlich die Zwei-Couvert-Methode angewendet: Zuerst wird die Qualität bewertet, erst danach werden die Preise geöffnet. Das Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Bund beschreibt diese Methode und die Evaluation in drei Schritten.[8]
Eine Bewertungsmatrix aufbauen
Eine Matrix ist nur so gut wie die Beschreibung der Noten. Ohne klare Skala urteilen verschiedene Bewertende unterschiedlich streng, was im Beschwerdefall schwer zu verteidigen ist.
Eine Bewertungsmatrix macht die Evaluation nachvollziehbar. Sie listet Kriterien und Unterkriterien mit Gewichten, die Bewertungsskala und die Punkte jedes Angebots. Für Vergabestellen ist sie die Grundlage des Evaluationsberichts; für Anbieter das Werkzeug, um das eigene Angebot vorab selbst zu bewerten.
| Kriterium | Gewicht (Anteil) | Skala | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|---|---|
| Preis | 0,40 | 0–5 | 5 (= 2,00) | 4 (= 1,60) |
| Konzept | 0,35 | 0–5 | 3 (= 1,05) | 5 (= 1,75) |
| Team | 0,25 | 0–5 | 4 (= 1,00) | 4 (= 1,00) |
| Total | 1,00 | 4,05 | 4,35 |
Im Beispiel gewinnt Angebot B trotz höherem Preis, weil das bessere Konzept den Preisnachteil überkompensiert. Genau diese Logik meint der Qualitätswettbewerb, den das Kapitel Vorteilhaftestes Angebot beschreibt. Für eigene Entscheide hilft die Nutzwertanalyse.
Typische Eignungskriterien und ihre Nachweise
| Eignungskriterium | Typischer Nachweis | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Fachliche Erfahrung | Referenzprojekte mit Auftraggeber, Umfang, Zeitraum und Kontaktperson | Referenzen ohne Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Auftrag |
| Qualifikation der Schlüsselpersonen | Lebensläufe, Zertifikate, Projektliste je Person | Personen genannt, die später nicht verfügbar sind |
| Kapazität | Angaben zu Mitarbeitenden und Verfügbarkeit | Pauschale Angaben ohne Bezug zum Auftrag |
| Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit | Bestätigungen, Umsatzangaben, Versicherungsnachweise | Abgelaufene Bestätigungen |
| Einhaltung von Pflichten | Bestätigungen zu Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbedingungen | Fehlende Unterschrift auf Selbstdeklarationen |
Die konkreten Anforderungen legt jede Ausschreibung fest. Wichtig ist, sie wörtlich zu nehmen: Verlangt die Vergabestelle drei Referenzen aus den letzten fünf Jahren, erfüllt eine Referenz von vor sieben Jahren das Kriterium nicht — auch wenn das Projekt hervorragend war.
Wie Qualitätskriterien bewertet werden
Qualitätskriterien werden meist mit einer Notenskala bewertet, etwa von 0 bis 5. Gute Ausschreibungen beschreiben, was eine bestimmte Note bedeutet — zum Beispiel 0 für keine Angabe, 3 für eine Antwort, die die Anforderungen erfüllt, und 5 für eine Antwort, die sie deutlich übertrifft und konkret auf die Aufgabe eingeht. Solche Beschreibungen machen die Bewertung nachvollziehbar und geben Anbietern einen Hinweis, was eine Spitzennote verlangt.
Was als Zuschlagskriterium nicht zulässig ist
Zuschlagskriterien müssen leistungsbezogen sein, also mit dem Gegenstand der Beschaffung zusammenhängen.[1] Kriterien, die einzelne Anbieter ohne sachlichen Grund bevorzugen, verletzen das Diskriminierungsverbot. Die KBOB weist ausdrücklich darauf hin, dass Qualitätskriterien das Diskriminierungsverbot zu beachten haben.[2] Problematisch sind etwa Kriterien, die auf eine bestimmte Marke zugeschnitten sind, die Ortsansässigkeit belohnen, ohne dass dies sachlich begründet ist, oder Kriterien, die erst nach Eingang der Angebote präzisiert werden. Anbieter können solche Kriterien mit einer Beschwerde gegen die Ausschreibung anfechten, wie im Kapitel Beschwerde und Rechtsschutz beschrieben.
Was Anbieter aus den Kriterien ableiten
- 1Eignungskriterien als Checkliste nutzen: Jedes Kriterium muss lückenlos belegt sein.
- 2Die Gewichtung als Strategie lesen: Wo liegen die meisten Punkte?
- 3Unterkriterien als Gliederung des Angebots verwenden, damit Bewertende jede Antwort finden.
- 4Bei Qualitätskriterien konkret werden: auf die Aufgabe bezogen, nicht allgemein.
- 5Die Preisbewertung nachrechnen und den Preis bewusst positionieren.
- 6Unklare Kriterien in der Fragerunde klären lassen.
Wie diese Punkte in ein Angebot einfliessen, beschreibt das Kapitel Angebot erstellen; den Überblick bietet der Beschaffungs-Leitfaden.