Wie ist der Einkauf des Bundes organisiert?
Die Bundesverwaltung kauft nicht in jedem Amt selbst ein. Die Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung (Org-VöB) vom 1. Mai 2024 regelt, wer was beschafft.[1] Als zentrale Beschaffungsstellen gelten armasuisse, das Bundesamt für Strassen (ASTRA), das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) und die Bundesreisezentrale (BRZ).[3] Über diese Stellen berichtet die BKB jährlich in einem eigenen Bericht zum Beschaffungswesen.
Das BBL beschafft als zentrale Beschaffungsstelle die im Anhang 1 der Org-VöB aufgeführten Güter und Dienstleistungen. Dienstleistungen, die nicht im Anhang 1 aufgeführt sind, können die Bedarfsstellen selbstständig beschaffen; zudem gibt es Delegationen durch das BBL oder die BKB.[4] Für Anbieter heisst das: Je nach Leistung ist eine zentrale Stelle oder ein Fachamt die Vergabestelle.
Die Beschaffungskonferenz des Bundes
Daneben veröffentlicht die BKB Empfehlungen und Faktenblätter, etwa zu Lebenszykluskosten, die auch für Kantone und Gemeinden eine Orientierung bieten. Für Anbieter lohnt sich ein gelegentlicher Blick auf ihre Publikationen, weil sie zeigen, in welche Richtung sich Beschaffungen des Bundes entwickeln.
Die BKB ist eine Behördenkonferenz und das Strategieorgan der Bundesverwaltung für Güter- und Dienstleistungsbeschaffungen. Sie hat einen Vorstand mit dem Vorsitzenden und den Direktoren der zentralen Beschaffungsstellen armasuisse und ASTRA; Vorsitz und Geschäftsstelle führt das BBL.[5] Die Geschäftsstelle führt unter anderem das Kompetenzzentrum simap Bund.
Für IT-Anbieter ist die BKB relevant, weil sie Standards setzt. Im Tätigkeitsbericht 2024 nennt sie unter ihren Fach- und Arbeitsgruppen etwa eine Arbeitsgruppe zu allgemeinen Geschäftsbedingungen für Cloud-Computing, SaaS und verwandte IT-Services sowie die Revision der Org-VöB; zudem nahm sie den Stand des Projekts KISSimap.ch zur Ablösung der bisherigen Plattform zur Kenntnis.[6]
Welche Schwellenwerte gelten für IT beim Bund?
Massgebend ist immer der gesamte Auftragswert ohne Mehrwertsteuer.
IT-Leistungen sind in der Regel Lieferungen (Hardware, Lizenzen) oder Dienstleistungen (Entwicklung, Betrieb, Beratung). Für beide gilt beim Bund ausserhalb des Staatsvertragsbereichs das Einladungsverfahren ab CHF 150'000; darunter ist die freihändige Vergabe zulässig.[7] Der Staatsvertragsschwellenwert beträgt 130'000 Sonderziehungsrechte beziehungsweise CHF 230'000.[8][9]
| Auftragswert ohne MWST | Verfahren | Rechtsschutz |
|---|---|---|
| unter CHF 150'000 | Freihändig zulässig | Sehr eingeschränkt |
| CHF 150'000 bis unter CHF 230'000 | Mindestens Einladungsverfahren | Sekundärrechtsschutz |
| ab CHF 230'000 | Offen oder selektiv (Staatsvertragsbereich) | Primärrechtsschutz |
Die Tabelle fasst die Werte aus dem Leitfaden zum Einladungsverfahren und dem Merkblatt zum Rechtsschutz des KBB zusammen.[10] Wiederkehrende Leistungen werden über die gesamte Laufzeit gerechnet; ein mehrjähriger Betriebsvertrag erreicht den Staatsvertragsbereich deshalb schnell.
Besonderheiten von IT-Beschaffungen
IT-Beschaffungen haben Eigenheiten, die sich in Ausschreibungen niederschlagen. Sie betreffen den Lebenszyklus der Lösung, die Abhängigkeit vom Anbieter und den Umgang mit Daten:
| Thema | Worum es geht | Was Anbieter vorbereiten sollten |
|---|---|---|
| Lebenszykluskosten | Lizenzen, Betrieb, Wartung über die Nutzungsdauer | Transparentes Kostenmodell über die Laufzeit |
| Lock-in | Abhängigkeit von Anbieter und Technologie | Offene Schnittstellen, Exportfähigkeit, Ausstiegsszenario |
| Informationssicherheit und Datenschutz | Schutzbedarf der Daten, Standort, Zugriffe | Sicherheitskonzept, Nachweise, Angaben zu Unterauftragnehmern |
| Cloud und SaaS | Vertragsbedingungen für Cloud-Dienste | Kenntnis der AGB des Bundes und der Vorgaben zu Cloud |
| Agile Entwicklung | Iterative Lieferung statt Gesamtwerk | Vorgehen, Rollen, Abnahme pro Release |
Lebenszykluskosten können nach Art. 29 BöB als Zuschlagskriterium bewertet werden; die BKB hat dazu ein Faktenblatt veröffentlicht.[11] Wie Kriterien gewichtet werden, beschreibt das Kapitel Zuschlagskriterien.
IT-Beschaffung und HERMES
Für Anbieter, die HERMES noch nicht kennen, bietet die Flenio PM-Akademie den Kurs HERMES 2022 – Grundlagen.
IT-Projekte des Bundes werden in der Regel nach HERMES geführt. Die Beschaffung ist dort Teil des Projekts: Die Beschaffungsanalyse entsteht in der Initialisierung parallel zur Studie, das Modul Beschaffung regelt offene und selektive Verfahren mit Publikation, und Ausschreibung und Zuschlag sind Entscheide der Projektsteuerung.[12] Für Anbieter bedeutet das: Die Studie und die Beschaffungsanalyse prägen die Ausschreibung. Wer versteht, welches Szenario und welche Lösungsvariante gewählt wurden, versteht die Ausschreibung besser.
Ob das Projekt klassisch oder agil umgesetzt wird, ist für Anbieter ebenfalls wichtig. Der Agile Leitfaden zu HERMES nennt die Arbeitsweise des Lieferanten ausdrücklich als Entscheidungskriterium: Arbeitet er klassisch, spricht das gegen eine agile Umsetzung.[13] Details stehen im HERMES-Leitfaden in den Kapiteln HERMES und Beschaffung und HERMES aus Sicht von Lieferanten.
Rechtsschutz bei IT-Zuschlägen
Zuschläge des Bundes für Lieferungen und Dienstleistungen ab CHF 150'000 sind innert 20 Tagen beim Bundesverwaltungsgericht anfechtbar; im Staatsvertragsbereich besteht voller Rechtsschutz, ausserhalb kann das Gericht nur die Rechtsverletzung feststellen.[10] Gerade bei grossen IT-Vorhaben sind Beschwerden nicht selten — für Vergabestellen ein Grund, Kriterien und Bewertung besonders sorgfältig zu dokumentieren, für Anbieter ein Grund, Zuschlagsverfügungen sofort zu prüfen. Details im Kapitel Beschwerde und Rechtsschutz.
Wo der Bund ausschreibt
Der Bund publiziert seine Ausschreibungen auf simap.ch; die Geschäftsstelle der BKB führt das Kompetenzzentrum simap Bund.[5] Seit dem 1. Juli 2024 läuft dort eine neue Plattform.[14] IT-Dienstleistungen lassen sich über CPV-Codes gezielt finden; wie das funktioniert, zeigt das Kapitel Ausschreibungen auf simap.ch.
Tipps für IT-Anbieter
Für einen ersten Auftrag beim Bund kann auch ein kleineres Mandat im Einladungsverfahren oder eine Rolle als Subunternehmer der richtige Einstieg sein: Es schafft die Referenzen, die bei grossen Ausschreibungen für die Eignung oft verlangt werden.
- 1Suchaufträge auf simap für die relevanten CPV-Bereiche einrichten und Zuschläge beobachten.
- 2HERMES-Grundlagen kennen; Begriffe wie Studie, Lastenheft und Abnahmeprotokoll sind Alltag.
- 3Kostenmodelle über den Lebenszyklus vorbereiten, nicht nur Einführungspreise.
- 4Sicherheits- und Datenschutznachweise aktuell halten, inklusive Angaben zu Unterauftragnehmern.
- 5Referenzen aus der öffentlichen Verwaltung gezielt dokumentieren.
- 6Bei agilen Vorhaben Vorgehen, Rollen und Abnahme pro Release klar beschreiben.
- 7Fristen und Formvorgaben strikt einhalten; ein Formfehler kostet den Auftrag.
Für die Prüfung des eigenen Angebots hilft die Checkliste Angebot auf öffentliche Ausschreibung. Den Gesamtzusammenhang zeigt der Beschaffungs-Leitfaden.
Vertragsbedingungen bei IT-Aufträgen
IT-Ausschreibungen des Bundes enthalten in der Regel einen Vertragsentwurf und verweisen auf allgemeine Geschäftsbedingungen. Für Anbieter sind sie mindestens so wichtig wie die Leistungsbeschreibung, weil sie Haftung, Gewährleistung, Rechte an Ergebnissen, Datenschutz und Beendigung regeln. Die BKB arbeitet laufend an solchen Standards, im Bericht 2024 etwa an allgemeinen Geschäftsbedingungen für Cloud-Computing, SaaS und verwandte IT-Services.[6]
| Thema | Worauf achten |
|---|---|
| Rechte an Ergebnissen | Welche Nutzungsrechte erhält der Bund, was bleibt beim Anbieter? |
| Haftung | Haftungsumfang und allfällige Begrenzungen |
| Gewährleistung und Abnahme | Abnahmeverfahren, Fristen, Nachbesserung |
| Datenschutz und Informationssicherheit | Auftragsbearbeitung, Datenstandort, Unterauftragnehmer |
| Konventionalstrafen | Bei Verzug oder Verletzung von Pflichten |
| Beendigung und Ausstieg | Datenrückgabe, Übergang an einen Nachfolger |
Eigene Vertragsbedingungen anstelle der vorgegebenen führen häufig zum Ausschluss. Unklarheiten gehören in die Fragerunde. Grundsätzliches zu Rechten an Software beschreibt der Leitfaden Recht im Projekt Schweiz.
Agile Vorhaben beschaffen
Viele IT-Vorhaben werden heute agil umgesetzt. Für die Beschaffung heisst das: Statt eines vollständigen Pflichtenhefts beschreibt die Ausschreibung Ziele, Rahmen und erste Anforderungen, und das Vorgehen des Anbieters wird zum Zuschlagskriterium. Der Agile Leitfaden zu HERMES hält fest, dass die Arbeitsweise des Lieferanten bei der Entscheidung zwischen klassischer und agiler Umsetzung zu berücksichtigen ist.[13] Anbieter sollten ihr agiles Vorgehen deshalb konkret beschreiben — Rollen, Releaseplanung, Abnahme und Zusammenarbeit mit dem Product Owner der Verwaltung — statt nur «agil» zu versprechen.
Welche Verfahren sind bei IT üblich?
Bei IT-Beschaffungen des Bundes kommen alle Verfahrensarten vor. Grosse Vorhaben wie Fachanwendungen oder Betriebsverträge werden meist im offenen oder selektiven Verfahren ausgeschrieben, häufig mit Rahmenverträgen über mehrere Jahre. Kleinere Leistungen wie Beratungsmandate oder Erweiterungen bestehender Lösungen liegen oft im Einladungs- oder freihändigen Bereich. Wo eine Lösung neu entwickelt werden muss und der Lösungsweg offen ist, eignen sich Dialogverfahren, in denen die Vergabestelle gemeinsam mit Anbietern Lösungen konkretisiert.[2] Für Anbieter heisst das: Neben der Beobachtung von simap lohnt sich der Aufbau von Beziehungen zu den Fachämtern, die Einladungsverfahren durchführen. Die Verfahren im Einzelnen beschreibt das Kapitel Verfahrensarten und Schwellenwerte.
Wie gross ist der Markt?
Bund, Kantone und Gemeinden schreiben auf simap.ch jährlich Aufträge im Wert von rund 20 Milliarden Franken aus, darunter zahlreiche IT-Dienstleistungen.[15] Detaillierte Zahlen zu den zentralen Beschaffungsstellen des Bundes veröffentlicht die BKB in ihrem jährlichen Bericht zum Beschaffungswesen, zuletzt für 2024.[3] Wer den Markt strategisch angehen will, findet dort Angaben zu Volumen und Verfahren der einzelnen Stellen.