Checklisten

Checkliste Lieferantenauswahl: Partner für Projekte richtig wählen

Für: Projektleiter, Einkauf und Geschäftsleitungen, die Dienstleister, Freelancer oder Software-Anbieter auswählen.

Kurz erklärt

Eine gute Lieferantenauswahl folgt fünf Schritten: Anforderungen mit Muss- und Kann-Kriterien festlegen, eine kurze Liste geeigneter Anbieter erstellen, vergleichbare Angebote einholen, mit gewichteten Kriterien bewerten und Referenzen prüfen. Erst danach folgen Vertragsverhandlung, Datenschutzprüfung und eine geregelte Exit-Möglichkeit.

Ein falscher Lieferant kostet mehr als sein Honorar: Verzögerungen, Nacharbeit, Abhängigkeit. Diese Checkliste macht die Auswahl nachvollziehbar und vergleichbar – vom ersten Anforderungskatalog bis zum unterschriebenen Vertrag.

Muss-Kriterien zuerst

Ausschlusskriterien werden geprüft, bevor bewertet wird: Datenschutz, Sicherheitsanforderungen, Verfügbarkeit, Sprache, Budgetgrenze. Ein Anbieter, der ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, scheidet aus – egal, wie gut er sonst abschneidet. So bleibt die Bewertung fokussiert auf die realistischen Optionen.

Referenzen richtig befragen

Referenzgespräche liefern nur dann Erkenntnisse, wenn die richtigen Fragen gestellt werden:

Wo lag das Projekt über Budget oder Termin – und warum?
Wie hat der Anbieter auf Probleme reagiert?
Wer war tatsächlich im Projekt tätig, und blieb das Team stabil?
Würden Sie den Anbieter wieder beauftragen?

An den Ausstieg denken

Die beste Lieferantenbeziehung kann enden. Wer bei Vertragsabschluss regelt, wie Daten, Dokumentation und Know-how bei Vertragsende übergeben werden, vermeidet teure Abhängigkeiten. Bei Software gehört dazu ein vollständiger Datenexport in gängigen Formaten.

Häufige Fragen

Wie viele Angebote sollte man einholen?

Meist drei bis fünf. Weniger erschwert den Vergleich, mehr erhöht den Aufwand ohne zusätzliche Erkenntnisse.

Ist der günstigste Anbieter die beste Wahl?

Selten automatisch. Entscheidend ist das Verhältnis von Nutzen zu Gesamtkosten, inklusive interner Steuerung und Risiken. Die Nutzwertanalyse macht das transparent.

Was gehört zur Datenschutzprüfung eines Lieferanten?

Auftragsbearbeitungsvertrag, Standort der Datenbearbeitung, Unterauftragsbearbeiter, Sicherheitsmassnahmen und die Möglichkeit, Daten bei Vertragsende zu exportieren und löschen zu lassen.