Wie funktioniert öffentliche Beschaffung in der Schweiz?
Wenn Bund, Kantone, Gemeinden oder öffentliche Unternehmen Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen einkaufen, gilt öffentliches Beschaffungsrecht. Es soll Steuergelder wirtschaftlich einsetzen, den Wettbewerb unter den Anbietern stärken und Transparenz schaffen. Für Unternehmen ist es ein grosser Markt: Bund, Kantone und Gemeinden schreiben auf simap.ch jährlich Aufträge im Wert von rund 20 Milliarden Franken aus, darunter viele IT-Dienstleistungen.[1]
Rechtsgrundlage sind zwei weitgehend gleich aufgebaute Erlasse: das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) für Beschaffungen des Bundes und die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019) für Kantone und Gemeinden, die ihr jeweils beitreten. Beide wurden gemeinsam revidiert; Begriffe, Verfahrensarten und die Logik des Zuschlags sind deshalb auf allen Staatsebenen sehr ähnlich, während Schwellenwerte, Zuständigkeiten und einzelne Details abweichen.
Wer muss nach Beschaffungsrecht einkaufen?
Für Anbieter lohnt sich deshalb ein Blick auf die Rechtsform des Kunden: Ist er eine öffentliche Verwaltung, ein öffentliches Unternehmen oder ein privates Unternehmen mit besonderen Rechten in einem Sektor, gelten oft die Regeln des Beschaffungsrechts — mit formeller Ausschreibung, publizierten Kriterien und Rechtsmitteln. Rein private Auftraggeber ohne solche Rechte sind dagegen frei in der Wahl ihrer Lieferanten.
Dem Beschaffungsrecht unterstehen nicht nur Verwaltungen. Neben dem Bund, den Kantonen, Gemeinden und Bezirken gehören dazu Behörden und Unternehmen in den Sektoren Wasser, Energie, Verkehr und Telekommunikation sowie aufgrund des bilateralen Abkommens mit der EU bestimmte private Unternehmen mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten in diesen Sektoren.[3] Für Anbieter heisst das: Auch eine Ausschreibung eines Energieversorgers oder eines Verkehrsbetriebs kann ein formelles Vergabeverfahren mit Rechtsschutz sein.
Innerhalb des Bundes ist der Einkauf weitgehend zentralisiert. Die Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung (Org-VöB) vom 1. Mai 2024 bezeichnet zentrale Beschaffungsstellen: das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL), armasuisse, das Bundesamt für Strassen (ASTRA) und die Bundesreisezentrale.[4][5] Wie das für IT-Aufträge funktioniert, zeigt das Kapitel IT-Beschaffung beim Bund.
Welche Verfahren gibt es?
Die Wahl des Verfahrens liegt nicht im Belieben der Vergabestelle. Sie folgt aus dem Auftragswert und der Art der Leistung; ein weniger formelles Verfahren ist nur zulässig, wenn der Wert unter dem jeweiligen Schwellenwert liegt oder eine gesetzliche Ausnahme vorliegt. Für Anbieter ist das ein wichtiger Prüfpunkt: Wird ein Auftrag, der offensichtlich über den Schwellenwerten liegt, ohne Ausschreibung vergeben, kann das ein Fall für den Rechtsschutz sein.
Das Beschaffungsrecht kennt vier Verfahrensarten. Welche zur Anwendung kommt, hängt vom geschätzten Auftragswert ab — ohne Mehrwertsteuer — und davon, ob der Auftrag in den Staatsvertragsbereich fällt.[3]
| Verfahren | Ablauf | Publikation |
|---|---|---|
| Offenes Verfahren | Alle interessierten Anbieter können ein Angebot einreichen | Öffentlich auf simap.ch |
| Selektives Verfahren | Zuerst Präqualifikation anhand der Eignung, dann Angebote der ausgewählten Anbieter | Öffentlich auf simap.ch |
| Einladungsverfahren | Die Vergabestelle lädt mehrere Anbieter direkt ein | Keine öffentliche Ausschreibung, Zuschlag in der Regel publiziert |
| Freihändiges Verfahren | Direkte Vergabe ohne Ausschreibung, unterhalb der Schwellenwerte oder in gesetzlichen Ausnahmefällen | Keine Ausschreibung |
Unterhalb der Schwellenwerte dürfen Aufträge nicht künstlich aufgeteilt werden, um ein formelleres Verfahren zu umgehen. Details zu Schwellenwerten und Ausnahmen beschreibt das Kapitel Verfahrensarten und Schwellenwerte.
Welche Schwellenwerte gelten 2026 und 2027?
Die Schwellenwerte der IVöB bleiben für 2026 und 2027 gegenüber 2025 unverändert; die Mehrwertsteuer wird bei der Schätzung des Auftragswerts nicht berücksichtigt.[3] Für Kantone und Gemeinden ausserhalb des Staatsvertragsbereichs gilt:
| Auftragsart | Freihändig bis unter | Einladung bis unter | Offen oder selektiv ab |
|---|---|---|---|
| Lieferungen | CHF 150'000 | CHF 250'000 | CHF 250'000 |
| Dienstleistungen | CHF 150'000 | CHF 250'000 | CHF 250'000 |
| Baunebengewerbe | CHF 150'000 | CHF 250'000 | CHF 250'000 |
| Bauhauptgewerbe | CHF 300'000 | CHF 500'000 | CHF 500'000 |
Im Staatsvertragsbereich nach dem WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen gelten für Kantone, Gemeinden und Bezirke CHF 8'700'000 für Bauarbeiten und CHF 350'000 für Lieferungen und Dienstleistungen; für Sektorenunternehmen CHF 700'000.[3] Beim Bund ist das Einladungsverfahren ausserhalb des Staatsvertragsbereichs ab CHF 150'000 für Lieferungen und Dienstleistungen und ab CHF 300'000 für Bauleistungen anwendbar.[6] Der Staatsvertragsschwellenwert des Bundes für Lieferungen und Dienstleistungen beträgt 130'000 Sonderziehungsrechte beziehungsweise CHF 230'000.[7][8]
Wo werden Aufträge publiziert?
Neben simap publizieren manche Kantone und Gemeinden zusätzlich in ihren Amtsblättern. Massgebend für Fristen ist die in den Ausschreibungsunterlagen bezeichnete Publikation. Wer nur gelegentlich anbietet, sollte trotzdem simap als erste Anlaufstelle nutzen, weil dort Ausschreibungen aller Staatsebenen gebündelt erscheinen und mit Suchaufträgen automatisch gefiltert werden können.
simap.ch ist die gemeinsame offizielle elektronische Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden im öffentlichen Beschaffungswesen. Seit dem 1. Juli 2024 läuft eine vollständig neue Plattform; Publikationen der alten Plattform sind im Archiv einsehbar.[9] Verantwortlich ist der Verein simap.ch, dem der Bund und alle Kantone angehören.[10]
Für Anbieter ist simap das wichtigste Akquisitionsinstrument im öffentlichen Sektor: Mit gespeicherten Suchaufträgen lassen sie sich über neue Ausschreibungen benachrichtigen.[11] Wie man simap systematisch nutzt, zeigt das Kapitel Ausschreibungen auf simap.ch.
Wer erhält den Zuschlag?
Wie die Kriterien im Einzelnen gewichtet werden, legt jede Vergabestelle selbst fest und gibt es in den Ausschreibungsunterlagen bekannt. Diese Transparenz ist eine der wichtigsten Garantien des Verfahrens: Eine Vergabestelle darf nicht nachträglich andere Kriterien anwenden oder die Gewichte verschieben. Für Anbieter heisst das umgekehrt, dass die Unterlagen das Spielfeld vollständig beschreiben — wer sie genau liest, weiss, worauf es ankommt.
Mit der Revision hat der Gesetzgeber einen Kulturwandel verankert: Nicht mehr das «wirtschaftlich günstigste», sondern das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag (Art. 41 BöB/IVöB). Qualität und weitere Kriterien sollen dadurch mehr Gewicht erhalten.[12] Preis und Qualität sind stets als wesentliche Kriterien zu berücksichtigen; daneben nennt Art. 29 BöB eine Reihe weiterer möglicher Zuschlagskriterien, etwa Termine, technischer Wert, Lebenszykluskosten, Nachhaltigkeit oder die Plausibilität des Angebots.[13]
Für Anbieter heisst das: Ein Angebot gewinnt selten nur über den Preis. Wer die publizierten Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung genau liest und das Angebot daran ausrichtet, hat einen deutlichen Vorteil. Die Kapitel Eignungs- und Zuschlagskriterien und Vorteilhaftestes Angebot vertiefen das.
Wie entsteht ein erfolgreiches Angebot?
Ein Grundsatz zieht sich durch alle Verfahren: Was nicht in den Unterlagen steht, zählt nicht. Bewertet wird nur, was im Angebot belegt ist — nicht, was das Evaluationsteam über einen Anbieter vielleicht weiss. Selbst ein bekannter, bewährter Lieferant muss seine Eignung und seine Lösung deshalb in jeder Ausschreibung von Neuem darlegen. Umgekehrt haben neue Anbieter dieselben Chancen, wenn ihr Angebot die Kriterien überzeugend beantwortet.
Ein Angebot im öffentlichen Verfahren ist ein formelles Dokument. Fehlende Unterlagen, verspätete Eingaben oder Abweichungen von den Vorgaben führen zum Ausschluss, unabhängig von der Qualität der Leistung. Gleichzeitig entscheidet die inhaltliche Qualität über den Zuschlag — und die zeigt sich in der Antwort auf die konkreten Kriterien der Ausschreibung, nicht in einer allgemeinen Firmenpräsentation.
- 1Ausschreibung und Unterlagen vollständig lesen, besonders Eignungs- und Zuschlagskriterien, Formvorgaben und Fristen.
- 2Fragen fristgerecht über die vorgesehene Funktion stellen; die Antworten gehen an alle Anbieter.
- 3Eignung lückenlos nachweisen, mit den verlangten Referenzen und Bestätigungen.
- 4Jedes Zuschlagskriterium gezielt beantworten, in der Struktur der Ausschreibung.
- 5Preis plausibel und nachvollziehbar kalkulieren.
- 6Formales prüfen, unterschreiben und rechtzeitig einreichen.
Eine ausführliche Anleitung bietet das Kapitel Angebot erstellen; für die Prüfung vor dem Versand hilft die Checkliste Angebot auf öffentliche Ausschreibung.
Welche Rechtsmittel haben Anbieter?
Rechtsschutz ist für Anbieter auch ein Grund, Verfahren genau zu beobachten: Fristen, Publikationen und Begründungen sind Teil eines formellen Ablaufs, auf dessen Einhaltung sie Anspruch haben. Viele Konflikte lassen sich allerdings im Gespräch mit der Vergabestelle klären, bevor ein Gericht angerufen werden muss.
Gegen Verfügungen im Vergabeverfahren — etwa die Ausschreibung oder den Zuschlag — steht die Beschwerde offen. Beim Bund ist das Bundesverwaltungsgericht zuständig; Zuschläge ab CHF 150'000 bei Lieferungen und Dienstleistungen und ab CHF 2 Millionen bei Bauleistungen sind innert 20 Tagen ab Eröffnung anfechtbar. Ausserhalb des Staatsvertragsbereichs kann das Gericht nur feststellen, dass ein Zuschlag Bundesrecht verletzt (Sekundärrechtsschutz).[14]
Bei Kantonen und Gemeinden urteilt das kantonale Verwaltungsgericht; anfechtbar ist unter anderem der Zuschlag, sobald der Schwellenwert des Einladungsverfahrens erreicht ist.[15] Eine Beschwerde hat grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung; diese kann auf Gesuch hin erteilt werden.[16] Fristen, Voraussetzungen und Kosten beschreibt das Kapitel Beschwerde und Rechtsschutz.
Beschaffung im Projekt: der Bezug zu HERMES
In Projekten der öffentlichen Hand ist die Beschaffung oft Teil eines grösseren Vorhabens. Die Projektmanagementmethode HERMES regelt deshalb, wie eine Beschaffung im Projekt abläuft: Die Beschaffungsanalyse entsteht in der Initialisierung, das Modul Beschaffung regelt offene und selektive Verfahren mit Publikation, und Ausschreibung und Zuschlag sind Entscheide der Steuerung.[17] Wie das im Detail aussieht, beschreibt das Kapitel HERMES und Beschaffung im HERMES-Leitfaden.
Strategie für Anbieter: lohnt sich der öffentliche Markt?
Öffentliche Aufträge sind planbar, langfristig und bonitätssicher — aber aufwendig zu gewinnen. Die Entscheidung, an einer Ausschreibung teilzunehmen, sollte deshalb bewusst fallen. Bewährt hat sich eine kurze Bid/No-Bid-Prüfung vor jedem Angebot:
| Frage | Spricht für eine Teilnahme | Spricht dagegen |
|---|---|---|
| Eignung | Alle Eignungskriterien sicher erfüllbar | Referenzen oder Nachweise fehlen |
| Zuschlagskriterien | Eigene Stärken sind hoch gewichtet | Preis dominiert, eigene Kostenstruktur ist nicht konkurrenzfähig |
| Kapazität | Team für Angebot und Ausführung verfügbar | Angebotsfrist kollidiert mit laufenden Projekten |
| Kenntnis der Vergabestelle | Bedürfnisse und Rahmen bekannt | Vorhaben und Umfeld unklar |
| Wirtschaftlichkeit | Aufwand und Gewinnchance stehen im Verhältnis | Hoher Aufwand bei kleinem Auftrag |
Wer regelmässig anbietet, sollte Referenzen, Nachweise und Textbausteine pflegen, statt sie für jede Ausschreibung neu zusammenzusuchen. Mit Nutzwertanalyse und einer eigenen Angebots-Pipeline lassen sich Entscheide nachvollziehbar treffen.
Welche Grundsätze gelten für jede Beschaffung?
Das revidierte Beschaffungsrecht verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig: den wirtschaftlichen und nachhaltigen Einsatz öffentlicher Mittel, die Transparenz des Verfahrens, die Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung der Anbieter sowie einen wirksamen, fairen Wettbewerb. Aus diesen Zielen leiten sich die meisten Regeln ab, die Anbieter im Alltag erleben: publizierte Kriterien, gleiche Informationen für alle, feste Fristen und die Pflicht, Entscheide zu begründen.
| Grundsatz | Bedeutung im Verfahren |
|---|---|
| Transparenz | Kriterien, Gewichtung und Verfahren sind vorab bekannt; Zuschläge werden publiziert |
| Gleichbehandlung | Alle Anbieter erhalten dieselben Informationen; Antworten auf Fragen gehen an alle |
| Wettbewerb | Aufträge werden ab den Schwellenwerten im Wettbewerb vergeben, Aufteilungen zur Umgehung sind verboten |
| Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit | Das vorteilhafteste Angebot erhält den Zuschlag, nicht zwingend das billigste |
| Integrität | Interessenkonflikte und Korruption führen zum Ausschluss; Beschwerden sind auch gegen korrupte Zuschläge möglich |
Für Anbieter sind diese Grundsätze auch ein Schutz. Wer feststellt, dass Kriterien nachträglich geändert oder Informationen nur einzelnen Anbietern gegeben wurden, kann sich darauf berufen; das Kapitel Beschwerde und Rechtsschutz beschreibt die Wege.
Wie läuft ein offenes Verfahren ab?
Ein offenes Verfahren folgt einem festen Muster. Die einzelnen Schritte sind bei Bund, Kantonen und Gemeinden sehr ähnlich, auch wenn Fristen und Formulare abweichen:
| Schritt | Vergabestelle | Anbieter |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Bedarf klären, Auftragswert schätzen, Kriterien festlegen | Markt beobachten, Vorankündigungen prüfen |
| Ausschreibung | Publikation auf simap.ch mit Unterlagen | Bid/No-Bid-Entscheid, Unterlagen herunterladen |
| Fragerunde | Fragen beantworten und allen zustellen | Fragen fristgerecht stellen, Antworten einarbeiten |
| Angebotseingabe | Angebote entgegennehmen, Öffnung protokollieren | Vollständiges Angebot fristgerecht einreichen |
| Prüfung und Bewertung | Eignung prüfen, Angebote nach Kriterien bewerten | Rückfragen der Vergabestelle beantworten |
| Zuschlag | Zuschlag verfügen und publizieren | Ergebnis prüfen, gegebenenfalls Beschwerde |
| Vertragsabschluss | Vertrag nach Ablauf der Fristen abschliessen | Vertrag unterzeichnen, Projekt starten |
Im selektiven Verfahren wird diesem Ablauf eine Präqualifikation vorangestellt: Zuerst reichen Anbieter Unterlagen zur Eignung ein, erst die ausgewählten werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Das spart beiden Seiten Aufwand, wenn viele Interessenten zu erwarten sind.
Wer ist am Verfahren beteiligt?
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Bedarfsstelle | Formuliert den fachlichen Bedarf und die Anforderungen |
| Vergabe- oder Beschaffungsstelle | Führt das Verfahren rechtskonform durch und verfügt den Zuschlag |
| Evaluationsteam | Bewertet die Angebote nach den publizierten Kriterien |
| Anbieter | Reicht Angebote ein und kann Rechtsmittel ergreifen |
| Gericht | Beurteilt Beschwerden: Bundesverwaltungsgericht oder kantonales Verwaltungsgericht |
In Projekten der Verwaltung übernehmen Projektleiterin und Fachspezialisten oft die Rolle der Bedarfsstelle und arbeiten im Evaluationsteam mit, während die Beschaffungsstelle das Verfahren verantwortet. Die Projektmethode HERMES verlangt, diese Rollen schon in der Beschaffungsanalyse zu klären.[17]
Verbreitete Irrtümer
- «Der billigste Anbieter gewinnt immer.» — Seit 2021 erhält das vorteilhafteste Angebot den Zuschlag.
- «Unter den Schwellenwerten gelten keine Regeln.» — Auch freihändige Vergaben unterstehen den Grundsätzen, und Aufteilungen zur Umgehung sind verboten.
- «Fragen schaden dem eigenen Angebot.» — Fragen sind vorgesehen; die Antworten gehen an alle.
- «Kleine Formfehler werden schon toleriert.» — Formfehler führen häufig zum Ausschluss.
- «Eine Beschwerde stoppt den Vertrag automatisch.» — Dafür braucht es ein Gesuch um aufschiebende Wirkung.
Die wichtigsten Begriffe
Weitere Begriffe erklärt das Glossar von Flenio, etwa zum Lastenheft und zum Pflichtenheft.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Auftragswert | Geschätzte Summe aller Entgelte ohne Mehrwertsteuer, inklusive Optionen und Laufzeit |
| Schwellenwert | Betrag, ab dem ein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben ist |
| Staatsvertragsbereich | Beschaffungen, die unter internationale Abkommen wie das WTO-Übereinkommen fallen |
| Eignungskriterium | Anforderung an den Anbieter; Nichterfüllung führt zum Ausschluss |
| Zuschlagskriterium | Gewichtetes Kriterium zur Bewertung der Angebote |
| Zuschlag | Verfügung, mit der die Vergabestelle das vorteilhafteste Angebot bestimmt |
| Aufschiebende Wirkung | Anordnung des Gerichts, dass der Vertrag vorerst nicht abgeschlossen werden darf |
Öffentliche Aufträge für KMU und Start-ups
Öffentliche Beschaffung ist kein Markt nur für Grossunternehmen. Viele Aufträge liegen im Einladungs- oder freihändigen Bereich, und auch in offenen Verfahren können spezialisierte kleine Anbieter gewinnen, wenn die Qualität stark gewichtet ist. Die KBOB nennt die KMU-Kompatibilität ausdrücklich als einen Aspekt, den Vergabestellen bei Planer- und Werkleistungen berücksichtigen sollen.[2] Typische Hürden für kleinere Unternehmen sind hohe Referenzanforderungen, umfangreiche Formalitäten und knappe Fristen.
| Weg | Vorteil | Worauf achten |
|---|---|---|
| Einladungsverfahren | Weniger Konkurrenz, weniger Formalitäten | Bekanntheit bei den Vergabestellen aufbauen |
| Bietergemeinschaft | Gemeinsam die Eignung erfüllen | Zulässigkeit in der Ausschreibung prüfen, Verantwortung vertraglich regeln |
| Subunternehmer eines Generalanbieters | Erfahrung und Referenzen sammeln | Angaben zu Subunternehmern sind oft im Angebot verlangt |
| Lose | Kleinere Teilaufträge | Auf losweise Ausschreibungen achten |
| Spezialisierung | Punkte über Qualität statt Preis | Qualitätskriterien gezielt beantworten |
Wer neu einsteigt, beginnt sinnvollerweise mit kleineren Verfahren und baut Referenzen aus dem öffentlichen Sektor auf. Diese Referenzen sind später bei grossen Ausschreibungen oft entscheidend für die Eignung.
Beschaffung als Projekt organisieren
Für Anbieter wie für Vergabestellen ist eine Beschaffung ein kleines Projekt mit festem Endtermin, mehreren Beteiligten und klaren Ergebnissen. Wer sie so organisiert — mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeiten und einer Abgabekontrolle —, verliert weniger Angebote durch Formfehler und vermeidet Hektik vor Fristende. In Flenio lässt sich jede Ausschreibung als Projekt mit Fristen als Meilensteinen führen; die Kapitel dieses Leitfadens liefern die Inhalte für die Aufgaben.
Alle Kapitel dieses Leitfadens
- Verfahrensarten und Schwellenwerte: offenes, selektives, Einladungs- und freihändiges Verfahren, Werte 2026/27.
- Ausschreibungen auf simap.ch: Plattform, Suchaufträge, CPV-Codes, Fragen und Fristen.
- Eignungs- und Zuschlagskriterien: Unterschied, Gewichtung, Bewertungsmatrix.
- Angebot erstellen: vom Lesen der Unterlagen bis zur fristgerechten Eingabe.
- Vorteilhaftestes Angebot: Qualitätswettbewerb seit 2021 und was er für Anbieter bedeutet.
- Beschwerde und Rechtsschutz: Fristen, Zuständigkeit, aufschiebende Wirkung.
- IT-Beschaffung beim Bund: zentrale Beschaffungsstellen, BKB, Besonderheiten bei IT.