Welche Rechtsgebiete berühren ein Projekt?
Projektmanagement ist kein Rechtsgebiet, aber fast jedes Projekt bewegt sich in mehreren. Wer ein Projekt plant, Verträge mit Kunden oder Lieferanten verhandelt, ein Team führt, externe Fachleute beizieht und Leistungen abrechnet, trifft laufend rechtlich relevante Entscheide. Die meisten Probleme entstehen nicht aus exotischen Rechtsfragen, sondern aus wenigen, immer wiederkehrenden Themen: unklare Verträge, verpasste Fristen, ungeklärte Rechte an Ergebnissen und fehlende Unterlagen.
| Thema | Rechtsgrundlage | Typische Frage |
|---|---|---|
| Verträge mit Kunden und Lieferanten | Obligationenrecht (OR), insbesondere Werkvertrag und Auftrag | Ist ein Erfolg geschuldet oder nur sorgfältiges Tätigwerden? |
| Abnahme und Mängel | OR, seit 2026 revidiert; allenfalls SIA 118 | Bis wann müssen Mängel gerügt werden? |
| Arbeitszeit des Teams | Arbeitsgesetz (ArG) und Verordnung 1 (ArGV 1), OR | Muss die Arbeitszeit erfasst werden, wie wird Überzeit entschädigt? |
| Externe Fachleute | AHV-Recht | Ist ein Freelancer selbständig oder sozialversicherungsrechtlich angestellt? |
| Rechte an Ergebnissen | Urheberrechtsgesetz (URG) | Wem gehören Software, Texte, Designs? |
| Vertraulichkeit | OR, Strafgesetzbuch (StGB), Vertrag | Wie werden Geschäftsgeheimnisse geschützt? |
| Abrechnung | Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Zahlungsstandards | Wann entsteht die MWST, wie sieht die Rechnung aus? |
| Unterlagen | OR und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) | Was muss wie lange aufbewahrt werden? |
| Personendaten | Datenschutzgesetz (DSG) | Braucht das Projekt eine Datenschutz-Folgenabschätzung? |
Dieser Leitfaden ordnet diese Themen für Projektleitende, Agenturen, Beratungsunternehmen und Dienstleister. Er erklärt die Rechtslage, nennt die massgebenden Bestimmungen und zeigt, wie sie sich im Projektalltag umsetzen lassen.
Verträge: Werkvertrag oder Auftrag?
In der Praxis sind viele Projektverträge gemischt: Die Erstellung einer Lösung trägt Werkcharakter, die anschliessende Betreuung Auftragscharakter. Entscheidend ist, die verschiedenen Leistungen im Vertrag getrennt zu beschreiben und für jede die passenden Regeln zu Abnahme, Laufzeit und Kündigung festzulegen. Wer das nicht tut, überlässt die Einordnung im Streitfall einem Gericht.
Die wichtigste Weichenstellung in jedem Kundenprojekt ist die Frage, welcher Vertragstyp gilt. Beim Werkvertrag (Art. 363 ff. OR) verspricht der Unternehmer ein Ergebnis, beim Auftrag (Art. 394 ff. OR) nur sorgfältiges Tätigwerden. Massgebend ist nicht der Titel, sondern was die Parteien tatsächlich vereinbart haben.[3] Die Unterscheidung entscheidet über Haftung, Abnahme, Mängelrechte und die Möglichkeit, den Vertrag vorzeitig zu beenden.
Besonders folgenreich ist das Kündigungsrecht. Ein Auftrag kann nach Art. 404 OR von beiden Seiten jederzeit beendet werden; nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts ist dieses Recht zwingend und lässt sich auch nicht über Konventionalstrafen indirekt einschränken.[4] Beim Werkvertrag kann der Besteller zurücktreten, muss den Unternehmer aber voll entschädigen (Art. 377 OR).[5] Details beschreibt das Kapitel Werkvertrag oder Auftrag; wie agile Projekte vertraglich abgebildet werden, das Kapitel Agile Verträge.
Abnahme und Mängel: das neue Recht seit 2026
Seit dem 1. Januar 2026 gelten revidierte Bestimmungen zu Baumängeln im Obligationenrecht.[1] Für Mängel an unbeweglichen Werken beträgt die Rügefrist neu 60 Tage; sie ist einseitig zwingend und kann vertraglich nicht verkürzt werden. Die neuen Bestimmungen gelten für Verträge, die ab dem 1. Januar 2026 abgeschlossen werden.[6] Für andere Werke — etwa Software oder Beratungsergebnisse — bleibt es bei der Pflicht, Mängel nach der Prüfung sofort zu rügen.
Für Projektleitende heisst das: Abnahmen bewusst planen, Ergebnisse zeitnah prüfen und Mängel schriftlich rügen. Das Kapitel Abnahme und Mängelrüge erklärt die Unterschiede zwischen beweglichen und unbeweglichen Werken; für Bauprojekte mit vereinbarter SIA-Norm 118 gilt zusätzlich das Kapitel SIA 118 im SIA-Leitfaden.
Arbeitszeit: Erfassung, Überstunden und Überzeit
Für Projektleitende ist die Arbeitszeit ihres Teams auch ein Steuerungsinstrument: Wer früh sieht, dass einzelne Personen dauerhaft über der Höchstarbeitszeit arbeiten, kann umplanen, bevor Gesundheit, Qualität und Rechtskonformität leiden. Die Pflicht zur Erfassung und das Projektcontrolling verfolgen damit dasselbe Ziel.
Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit seiner Angestellten zu dokumentieren; Grundlage sind Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1.[2] Seit 2016 erlauben Art. 73a und 73b ArGV 1 unter bestimmten Voraussetzungen einen Verzicht auf die Erfassung oder eine vereinfachte Erfassung.[7] Für Projektteams bedeutet das: Wer Stunden ohnehin auf Projekte bucht, erfüllt einen Teil der Pflicht bereits — vorausgesetzt, die Erfassung ist vollständig und nachvollziehbar.
Mehrarbeit ist rechtlich zweigeteilt. Überstunden gehen über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus (Art. 321c OR), Überzeit über die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Wochenstunden (Art. 12 und 13 ArG).[8] Die Kapitel Zeiterfassungspflicht und Überstunden und Überzeit erklären die Regeln im Detail.
Freelancer im Projekt
Neben der Sozialversicherung stellen sich bei Freelancern weitere Fragen: Sie haben keine gesetzliche Treuepflicht wie Angestellte, Art. 17 URG gilt für sie nicht, und ihr Zugriff auf Systeme und Daten muss bewusst geregelt werden. Ein guter Freelancervertrag deckt deshalb nicht nur Leistung und Vergütung ab, sondern auch Rechte an Ergebnissen, Geheimhaltung und Datenschutz.
Externe Fachleute sind in vielen Projekten unverzichtbar. Ob jemand sozialversicherungsrechtlich selbständig ist, beurteilt aber nicht der Vertrag, sondern die AHV-Ausgleichskasse im Einzelfall; auch eine Bescheinigung über die Selbständigkeit oder die Anmeldung bei der AHV sind laut KMU-Portal des Bundes keine ausreichenden Kriterien.[9] Wer einen Freelancer organisatorisch voll eingliedert, riskiert, dass er als Angestellter gilt — mit Folgen für Sozialversicherungsbeiträge. Das Kapitel Freelancer und Selbständigkeit zeigt die Kriterien.
Wem gehören die Ergebnisse?
Für Agenturen und Softwarehäuser ist das Thema besonders wichtig, weil sie ihren Kunden oft umfassende Rechte zusichern, selbst aber mit Freelancern und Subunternehmern arbeiten. Nur wer die Rechte lückenlos von allen Beteiligten erwirbt, kann sie auch an den Kunden weitergeben. Eine saubere Rechtekette gehört deshalb zu jedem Projekt mit externen Beteiligten.
Software, Konzepte, Texte und Designs sind oft urheberrechtlich geschützt. Bei Computerprogrammen, die Angestellte im Arbeitsverhältnis schaffen, ist der Arbeitgeber allein zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (Art. 17 URG).[10] Für Freelancer und Agenturen gilt diese Regel nicht; ohne vertragliche Regelung gehen die Rechte nur in dem Umfang über, den der Vertragszweck erfordert. Selbst die Übertragung des Eigentums an einem Werkexemplar schliesst urheberrechtliche Verwendungsbefugnisse nicht ein (Art. 16 Abs. 3 URG).[11] Das Kapitel Urheber- und Nutzungsrechte zeigt, wie man das vertraglich regelt.
Vertraulichkeit und Geheimhaltung
Eine Geheimhaltungsvereinbarung ersetzt keine organisatorischen Massnahmen. Erst beschränkte Zugriffsrechte, eine klare Kennzeichnung vertraulicher Dokumente und eine geordnete Rückgabe nach Projektende machen den Schutz wirksam.
In Projekten werden laufend vertrauliche Informationen ausgetauscht: Strategien, Kundendaten, technische Lösungen. Arbeitnehmende sind schon von Gesetzes wegen zur Geheimhaltung verpflichtet (Art. 321a Abs. 4 OR); wer ein Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnis verrät, das er aufgrund einer gesetzlichen oder vertraglichen Pflicht bewahren sollte, macht sich nach Art. 162 StGB strafbar.[12][13] Gegenüber Kunden, Partnern und Freelancern schafft eine Geheimhaltungsvereinbarung Klarheit; das Kapitel Geheimhaltungsvereinbarung beschreibt die Inhalte.
Abrechnung: MWST und QR-Rechnung
Eine korrekte Abrechnung beginnt nicht in der Buchhaltung, sondern im Angebot: Wer Zahlungsplan, Etappen und Leistungsnachweise früh festlegt, erleichtert die spätere Rechnungsstellung und vermeidet Diskussionen mit dem Kunden über Höhe und Zeitpunkt der Rechnungen.
Bei der Abrechnung von Projekten stellen sich zwei praktische Fragen: Wann entsteht die Mehrwertsteuer bei Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen, und welches Format muss die Rechnung haben? Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Normalsatz 8,1 Prozent.[14] Bei Vorauszahlungen entsteht die Steuerforderung mit der Vereinnahmung des Entgelts, nicht erst mit der Schlussrechnung.[15] Seit dem 1. Oktober 2022 hat die QR-Rechnung die bisherigen Einzahlungsscheine endgültig abgelöst; seit November 2025 gelten neue Vorgaben mit strukturierten Adressen.[16] Die Kapitel MWST bei der Projektabrechnung und QR-Rechnung vertiefen das.
Unterlagen aufbewahren
Wer zur Buchführung verpflichtet ist, muss Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufbewahren; dazu gehört auch die Geschäftskorrespondenz.[17] Für Projekte stellt sich die Frage, welche Unterlagen darunter fallen und welche darüber hinaus aufbewahrt werden sollten — etwa Abnahmeprotokolle oder Zeitnachweise. Das Kapitel Aufbewahrung von Projektunterlagen gibt eine Übersicht; die allgemeinen Fristen beschreibt der Leitfaden Aufbewahrungsfristen Schweiz.
Datenschutz im Projekt
Für Projektleitende bedeutet das vor allem, Datenschutzfragen früh zu stellen: Welche Personendaten verarbeitet das Projekt, wer hat Zugriff, welche externen Dienste werden eingesetzt? Wer diese Fragen in der Planungsphase klärt, vermeidet teure Anpassungen kurz vor der Einführung.
Das revidierte Datenschutzgesetz ist am 1. September 2023 in Kraft getreten.[18] Für Projekte sind vor allem drei Pflichten relevant: Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen schon bei der Planung, Verträge mit Auftragsbearbeitern und bei hohen Risiken eine Datenschutz-Folgenabschätzung; der EDÖB hat dazu ein eigenes Merkblatt veröffentlicht.[19] Bei vorsätzlicher Verletzung bestimmter Pflichten drohen natürlichen Personen Bussen bis CHF 250'000.[20]
Ausführlich behandelt Flenio das Thema in eigenen Leitfäden: revDSG im Projektmanagement, Wann eine DSFA nötig ist und Auftragsbearbeitungsvertrag erklärt.
Recht im Projektlebenszyklus
Rechtliche Fragen tauchen nicht zufällig auf, sondern zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt. Wer sie dem Lebenszyklus zuordnet, kann sie planen, statt von ihnen überrascht zu werden:
| Projektabschnitt | Rechtliche Aufgabe | Kapitel |
|---|---|---|
| Akquise und Vorgespräche | Vertrauliche Informationen schützen | Geheimhaltungsvereinbarung |
| Angebot und Vertrag | Vertragstyp, Vergütungsmodell, Abnahme und Rechte regeln | Werkvertrag oder Auftrag, Agile Verträge |
| Projektstart | Team zusammenstellen, Freelancer beiziehen, Rechtekette sichern | Freelancer, Urheberrecht |
| Durchführung | Arbeitszeit erfassen, Mehrarbeit steuern, Änderungen dokumentieren | Zeiterfassung, Überzeit |
| Abnahme | Prüfen, rügen, protokollieren | Abnahme und Mängelrüge |
| Abrechnung | MWST korrekt behandeln, QR-Rechnung stellen | MWST, QR-Rechnung |
| Abschluss | Unterlagen ablegen, Zugriffe beenden | Aufbewahrung |
Haftung im Projekt
Wer einen Vertrag verletzt, haftet grundsätzlich für den daraus entstehenden Schaden. In Projektverträgen wird die Haftung oft begrenzt, etwa auf den Auftragswert oder auf direkte Schäden. Solche Begrenzungen sind zulässig, haben aber Grenzen: Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, mit der die Haftung für rechtswidrige Absicht oder grobe Fahrlässigkeit ausgeschlossen wird, ist nach Art. 100 Abs. 1 OR nichtig. Für Projektleitende heisst das: Haftungsklauseln sind Verhandlungssache, aber kein Freibrief für nachlässige Arbeit.
Ebenso wichtig wie die Haftungsklausel ist die Sorgfalt im Alltag. Saubere Dokumentation von Anforderungen, Entscheiden und Abnahmen ist im Streitfall das wirksamste Mittel, um zu zeigen, dass vereinbarungsgemäss gearbeitet wurde. Wie Abnahmen dokumentiert werden, beschreibt das Kapitel zu Abnahme und Mängelrüge.
Änderungen und Nachträge
Kaum ein Projekt endet mit dem Umfang, mit dem es begonnen hat. Rechtlich ist entscheidend, ob eine Änderung vom vereinbarten Leistungsumfang gedeckt ist oder eine zusätzliche Leistung darstellt, die gesondert vergütet wird. Ohne klare Regeln entsteht Streit genau an dieser Stelle. Bewährt hat sich ein formelles Änderungsverfahren: Der Kunde beantragt eine Änderung, der Anbieter beziffert Aufwand, Termin- und Kostenfolgen, und erst nach schriftlicher Zustimmung wird die Änderung umgesetzt. Der Glossareintrag Change Request beschreibt das Instrument, der Rechner Nachtrag hilft beim Beziffern.
Was bei der Vertragsprüfung zählt
| Klausel | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Bestimmt, ob ein Werk oder eine Tätigkeit geschuldet ist und was als vertragsgemäss gilt |
| Vergütung und Zahlungsplan | Regelt Festpreis, Aufwand, Kostendach, Anzahlungen und Teilrechnungen |
| Änderungsverfahren | Verhindert Streit über Mehrleistungen |
| Abnahme | Legt Prüfung, Kriterien und Fristen fest |
| Haftung und Gewährleistung | Begrenzt Risiken im Rahmen des Gesetzes |
| Rechte an Ergebnissen | Klärt Nutzung, Quellcode und vorbestehende Komponenten |
| Vertraulichkeit und Datenschutz | Schützt Informationen und Personendaten |
| Beendigung | Regelt Kündigung, Übergabe und Rechte bei vorzeitigem Ende |
Das Team: Angestellte, Freelancer, Partner
Projektteams sind heute selten homogen. Neben Angestellten arbeiten Freelancer, Mitarbeitende von Partnerfirmen und Subunternehmer mit. Rechtlich gelten für diese Gruppen unterschiedliche Regeln, die Projektleitende kennen sollten, weil sie den Alltag prägen:
| Thema | Angestellte | Freelancer | Partnerfirma oder Subunternehmer |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit | Arbeitsgesetz und Erfassungspflicht | Keine Erfassungspflicht nach ArG | Regeln des eigenen Arbeitgebers |
| Weisungen | Weisungsrecht des Arbeitgebers | Ergebnisse statt Weisungen | Über den Vertrag mit der Firma |
| Rechte an Software | Art. 17 URG zugunsten des Arbeitgebers | Nur mit vertraglicher Übertragung | Nur mit vertraglicher Übertragung |
| Geheimhaltung | Gesetzlich nach Art. 321a Abs. 4 OR | Vertraglich | Vertraglich |
| Sozialversicherung | Über den Arbeitgeber | Selbständig, sofern von der AHV anerkannt | Über den eigenen Arbeitgeber |
Wer diese Unterschiede kennt, kann Rollen, Verträge und Zugriffe passend gestalten — und vermeidet, dass ein Freelancer faktisch wie ein Angestellter geführt wird oder Rechte an wichtigen Ergebnissen fehlen.
Recht aus Sicht des Kunden
Dieser Leitfaden richtet sich an Anbieter wie an Kunden. Aus Kundensicht stehen andere Fragen im Vordergrund: Erhalte ich ein Ergebnis oder nur Bemühungen? Kann ich den Vertrag beenden, wenn es nicht gut läuft? Gehören mir die Ergebnisse, inklusive Quellcode? Wie prüfe ich das Werk, und bis wann muss ich Mängel melden? Die Kapitel beantworten diese Fragen jeweils für beide Seiten. Für Kunden der öffentlichen Hand kommt das Beschaffungsrecht hinzu, das der Leitfaden Öffentliche Beschaffung Schweiz beschreibt.
Welche Fristen sollten Projektleitende kennen?
Viele Rechtsnachteile entstehen durch verpasste Fristen. Die folgende Übersicht nennt die wichtigsten Fristen aus diesem Leitfaden; Einzelheiten und Ausnahmen stehen in den jeweiligen Kapiteln:
| Thema | Frist | Kapitel |
|---|---|---|
| Mängelrüge bei unbeweglichen Werken (Verträge ab 2026) | 60 Tage, zwingend | Abnahme und Mängelrüge |
| Überzeit durch Freizeit ausgleichen | 14 Wochen, mit Vereinbarung bis 12 Monate | Überstunden und Überzeit |
| Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | Aufbewahrung |
| Verzicht auf Zeiterfassung widerrufen | Jährlich | Zeiterfassungspflicht |
| Beschwerde gegen einen Zuschlag | 20 Tage ab Eröffnung | Rechtsschutz Beschaffung |
Ein einfacher Grundsatz hilft: Jede rechtlich relevante Frist gehört als Termin in die Projektplanung, mit einer verantwortlichen Person und einer Erinnerung vor Ablauf.
Wer kümmert sich im Projekt um das Recht?
Projektleitende sind keine Juristen und müssen es nicht sein. Sie sollten aber erkennen, wann eine Frage rechtlich relevant ist, und sie an die richtige Stelle bringen. Eine klare Aufteilung hilft:
| Aufgabe | Typisch verantwortlich |
|---|---|
| Vertragstyp und Kernklauseln festlegen | Geschäftsleitung mit Rechtsberatung |
| Abnahmen planen und Mängel rügen | Projektleitung |
| Arbeitszeit erfassen und Überzeit kontrollieren | Linienvorgesetzte, Personalabteilung |
| Freelancer beiziehen | Projektleitung mit Personal- oder Rechtsabteilung |
| Rechte an Ergebnissen regeln | Geschäftsleitung, Vertragsverantwortliche |
| Rechnungen korrekt stellen | Buchhaltung, Projektleitung für Leistungsnachweise |
| Unterlagen ablegen | Projektleitung, Buchhaltung |
Wo intern keine Rechtsabteilung besteht, lohnt sich eine Vertragsprüfung durch eine Fachperson bei wichtigen Verträgen. Die Checkliste Vertragsprüfung hilft, die richtigen Fragen zu stellen.
Verbreitete Irrtümer
- «Wir haben den Vertrag Dienstleistungsvertrag genannt, also ist es ein Auftrag.» — Massgebend ist der Inhalt, nicht der Titel.
- «Bezahlt ist bezahlt — dann gehört uns auch die Software.» — Ohne Übertragung der Nutzungsrechte nicht unbedingt.
- «Unser Freelancer hat eine AHV-Bestätigung, also ist er selbständig.» — Die Ausgleichskasse beurteilt jede Tätigkeit nach den tatsächlichen Verhältnissen.
- «Mängel können wir auch in drei Monaten noch melden.» — Bei vielen Werken gilt die sofortige Rüge, bei unbeweglichen Werken seit 2026 eine 60-Tage-Frist.
- «Kader müssen keine Zeit erfassen.» — Nur höhere leitende Angestellte sind vom Arbeitsgesetz ausgenommen; für alle anderen gelten die Regeln von Art. 73a und 73b ArGV 1.
Alle Kapitel dieses Leitfadens
- Zeiterfassungspflicht: Art. 46 ArG, Verzicht und vereinfachte Erfassung nach Art. 73a und 73b ArGV 1.
- Überstunden und Überzeit: Unterschied, Höchstgrenzen, Zuschläge, Ausgleich.
- Werkvertrag oder Auftrag: Abgrenzung für IT- und Beratungsprojekte.
- Agile Verträge: Festpreis, Aufwand, Kostendach und Abnahme pro Sprint.
- Abnahme und Mängelrüge: Prüfung, Rüge, Fristen und das neue Recht seit 2026.
- Urheber- und Nutzungsrechte: wem Software und andere Ergebnisse gehören.
- Freelancer und Selbständigkeit: Kriterien der AHV, Risiken der Scheinselbständigkeit.
- MWST bei der Projektabrechnung: Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen.
- QR-Rechnung: Aufbau, Referenzen, strukturierte Adressen seit November 2025.
- Aufbewahrung von Projektunterlagen: was, wie lange, in welcher Form.
- Geheimhaltungsvereinbarung: Inhalte, Konventionalstrafe, Strafrecht.