Checklisten

Checkliste Projektplan erstellen: Vom Auftrag zum belastbaren Plan

Für: Projektleiter, die einen neuen Plan aufsetzen oder einen bestehenden überprüfen wollen.

Kurz erklärt

Ein belastbarer Projektplan entsteht in sieben Schritten: Ergebnisse in einem Projektstrukturplan gliedern, Arbeitspakete definieren, Aufwand schätzen, Abhängigkeiten festlegen, Meilensteine setzen, Ressourcen zuordnen und Puffer einplanen. Danach wird der Plan mit dem Team geprüft, vom Auftraggeber freigegeben und als Basis für den Soll-Ist-Vergleich festgehalten.

Ein Projektplan ist keine Prognose, sondern eine Hypothese, die laufend überprüft wird. Damit er als Steuerungsgrundlage taugt, muss er vollständig, realistisch und vom Team getragen sein. Diese Checkliste führt vom Projektauftrag zum freigegebenen Plan.

Vom Ergebnis her planen

Ein guter Plan beginnt nicht mit Tätigkeiten, sondern mit Ergebnissen. Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in Lieferobjekte und Arbeitspakete, bis jedes Paket schätzbar und einer Person zuordenbar ist. Das verhindert, dass Arbeiten vergessen werden – besonders die unscheinbaren wie Tests, Dokumentation oder Schulung.

Realistische Verfügbarkeit

Die häufigste Planungsfalle ist die Annahme, dass Teammitglieder voll für das Projekt verfügbar sind. In der Realität gibt es Linienaufgaben, andere Projekte, Meetings, Ferien. Wer mit 60 bis 80 % Projektverfügbarkeit plant und Abwesenheiten berücksichtigt, erhält einen Plan, der hält.

Klassisch, agil oder hybrid

Auch agile Projekte brauchen einen Rahmenplan: Releases, wichtige Termine und Budget. Die Details entstehen im Backlog und in den Sprints. In hybriden Projekten werden Meilensteine fix geplant und der Umfang dazwischen priorisiert. Wichtig ist, dass jede Planungsebene ihre eigene Genauigkeit hat.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Projektplan und Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in Ergebnisse und Arbeitspakete. Der Projektplan ergänzt Zeit, Abhängigkeiten, Ressourcen und Kosten.

Wie detailliert sollte ein Projektplan sein?

So detailliert, dass er steuerbar ist: nahe Arbeitspakete genau, ferne grob. Arbeitspakete von einigen Tagen bis wenigen Wochen sind meist eine gute Grösse.

Wie viel Puffer braucht ein Projektplan?

Das hängt von der Unsicherheit ab. Sinnvoller als versteckte Puffer in jeder Aufgabe ist ein sichtbarer Puffer vor wichtigen Meilensteinen, dessen Verbrauch beobachtet wird.