Wie bildet HERMES eine Beschaffung ab?
HERMES trennt die Vorbereitung einer Beschaffung von ihrer Durchführung. Die Grundlagen — Bedarfs- und Marktanalyse, Abklärung des korrekten Verfahrens mit der Beschaffungsstelle, rechtliche Aspekte, Verfahrenswahl — entstehen in der Beschaffungsanalyse im Modul Projektgrundlagen. Das Modul Beschaffung führt anschliessend die Beschaffung mit offenem oder selektivem Verfahren und öffentlicher Publikation durch; alle anderen Fälle werden im Modul Projektführung abgewickelt.[1]
| Situation | HERMES-Ort | Typische Ergebnisse |
|---|---|---|
| Vorbereitung jeder geplanten Beschaffung | Modul Projektgrundlagen, Initialisierung | Beschaffungsanalyse |
| Offenes oder selektives Verfahren mit Publikation | Modul Beschaffung, Konzept bzw. Umsetzung | Ausschreibungsunterlagen, Publikation, Angebotsprotokoll, Evaluationsbericht, Vereinbarung |
| Andere Verfahren, z. B. Offerten innerhalb eines bestehenden Vertrags | Modul Projektführung, Aufgabe Leistungen vereinbaren und steuern | Offertanfrage, Angebot, Evaluationsbericht, Vereinbarung |
Im klassischen Vorgehen findet die Beschaffung in der Phase Konzept statt, im agilen Vorgehen in der Phase Umsetzung. Welche Szenarien das Modul enthalten, zeigt das Kapitel HERMES-Szenarien: Es gehört zu den Adaptions-Szenarien, in denen eine marktverfügbare Lösung beschafft und angepasst wird.
Was gehört in die Beschaffungsanalyse?
Die Beschaffungsanalyse beschreibt, was durch wen und wann beschafft werden soll, wie sich der Markt präsentiert, welche Rahmenbedingungen gelten und welches Verfahren zum Tragen kommt. Sie wird mit den Controlling- und Vorgabestellen für das Beschaffungswesen abgestimmt und bildet zusammen mit der Studie die Grundlage für die Entscheidung, ob das Projekt fortgesetzt wird.[1]
- Grund und Handlungsbedarf der Beschaffung.
- Beschaffungsinhalt: Bedarf, Gegenstand mit Art, Zustand und Qualität, Verfügbarkeit am Markt.
- Anbieter und Lieferanten: mögliche und bestehende Anbieter, laufende Verträge, Anforderungen an Anbieter.
- Rollen und Verantwortung von Projektleiter, Projektteam und Beschaffungsabteilung.
- Terminliche und finanzielle Aspekte inklusive approximativer Vorkalkulation.
- Beschaffungsrechtliche Aspekte, Standards, Vertragsformen und das Zusammenspiel mit anderen Prozessen.
- Beschaffungsplan, Ausschreibungsverfahren und Vorgehen bei Fragen zur Ausschreibung.
Was passiert im Modul Beschaffung?
Das Modul Beschaffung umfasst sechs Aufgaben mit ihren Ergebnissen:[1]
| Aufgabe | Ergebnisse |
|---|---|
| Ausschreibung erarbeiten | Ausschreibungsunterlagen |
| Entscheid Ausschreibung treffen | Checkliste Ausschreibung, Meilenstein, Liste Projektentscheide Steuerung |
| Ausschreibung durchführen | Ausschreibungsunterlagen, Angebote |
| Angebote bewerten | Angebotsprotokoll, Evaluationsbericht |
| Entscheid Zuschlag treffen | Checkliste Zuschlag, Meilenstein, Publikation, Liste Projektentscheide Steuerung |
| Vereinbarung erarbeiten | Vereinbarung |
Ausschreibung und Zuschlag sind Entscheide der Steuerungsebene; sie werden in der Liste der Projektentscheide Steuerung dokumentiert. Warum diese Ebene zuständig ist und wie sich die Entscheide in die Projektstruktur einfügen, beschreibt das Kapitel Meilensteine und Entscheide.
Was gehört in die Ausschreibungsunterlagen?
Die Ausschreibungsunterlagen umfassen alle Informationen, die mit einer Ausschreibung publiziert werden. Kern ist das Lastenheft — in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt — samt Kriterienkatalog. Oft bestehen organisationsspezifische Unterlagen der Beschaffungsstelle, die prioritär zu verwenden sind.[1]
- Lastenheft: Ausgangslage, Beschaffungsgegenstand, Situationsbeschreibung, Soll-Zustand mit Zielen, Muss- und Kann-Kriterien, Umfang, Preisrahmen und Terminen.
- Kriterienkatalog mit Eignungs- und Zuschlagskriterien, Gewichtung und Punkten.
- Vorgaben zum Aufbau des Angebots und Administratives.
- Vertragsentwurf, allgemeine Geschäftsbedingungen und Ausschreibungstext.
- Fragen und Antworten aus dem Verfahren, die allen Anbietern zugestellt werden.
Der Hinweis auf die Doppelbezeichnung ist mehr als eine Fussnote: Wer aus Deutschland kommt, versteht unter Lastenheft und Pflichtenheft zwei verschiedene Dokumente. In HERMES-Ausschreibungen meint beides dasselbe.
Wie werden Angebote bewertet?
Nach Ablauf der Eingabefrist wird ein Protokoll der Angebotsöffnung erstellt. Der Evaluationsbericht fasst danach die Bewertung zusammen: Vorgehen, Evaluationsteam, Eignungskriterien, technische Spezifikationen, Zuschlagskriterien, Bewertungsverfahren, Vergleich der Angebote und eine Empfehlung, die nach Leistungswert, Wirtschaftlichkeit und der Kombination aus beidem unterscheidet.[1]
Rechtlich ist seit der Revision des Beschaffungsrechts das vorteilhafteste Angebot zu wählen (Art. 41 BöB/IVöB 2019). Die KBOB empfiehlt für Planerleistungen, die qualitativen Kriterien gesamthaft mit mehr als 50 bis höchstens 80 Prozent zu gewichten und so zu definieren, dass sie die Angebote tatsächlich unterscheiden.[2] Für die Evaluation in einem HERMES-Projekt heisst das: Die Zuschlagskriterien gehören schon in die Ausschreibungsunterlagen, und der Evaluationsbericht muss nachvollziehbar zeigen, wie die Gewichtung angewendet wurde.
| Ergebnis | Inhalt | Verwendung |
|---|---|---|
| Angebotsprotokoll | Gegenstand, Datum, Anbieter, Sachverhalt, Öffnungsprotokoll | Nachweis der korrekten Öffnung |
| Evaluationsbericht | Bewertung, Vergleich, Empfehlung, ausgefüllter Kriterienkatalog | Grundlage für den Entscheid Zuschlag |
| Publikation | Bekanntmachung des Zuschlags | Transparenz und Rechtsmittel |
| Vereinbarung | Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter | Grundlage der Zusammenarbeit |
Eine HERMES-Beschaffung Schritt für Schritt
Aus den Aufgaben der Module Projektgrundlagen, Beschaffung und Projektführung ergibt sich ein typischer Ablauf. Er zeigt, an welchen Stellen Entscheide fallen und welche Ergebnisse vorliegen müssen:[1]
- 1Initialisierung: Beschaffungsanalyse parallel zur Studie erarbeiten und mit den Vorgabestellen abstimmen.
- 2Durchführungsfreigabe: Beschaffung als Teil des Durchführungsauftrags freigeben lassen.
- 3Ausschreibungsunterlagen erarbeiten: Lastenheft, Kriterienkatalog, Vertragsentwurf, Ausschreibungstext.
- 4Entscheid Ausschreibung durch die Steuerung, dokumentiert mit Checkliste und Meilenstein.
- 5Ausschreibung durchführen und publizieren, Fragen beantworten und allen Anbietern zustellen.
- 6Angebote öffnen und protokollieren, danach bewerten und im Evaluationsbericht zusammenfassen.
- 7Entscheid Zuschlag durch die Steuerung, Publikation des Zuschlags.
- 8Vereinbarung erarbeiten und abschliessen; danach Leistungen über die Projektführung steuern.
Die Reihenfolge macht sichtbar, warum Beschaffungen Zeit kosten: Zwischen Ausschreibungsentscheid und Vereinbarung liegen Publikation, Angebotsfrist, Bewertung, Zuschlagsentscheid und allfällige Rechtsmittel. Diese Zeit gehört in den Terminplan des Projektmanagementplans, nicht in eine Reserve am Ende.
Wer ist an einer HERMES-Beschaffung beteiligt?
Die Beschaffungsanalyse verlangt ausdrücklich, die Rollen und ihre Verantwortung zu klären: Aufgaben und Verantwortung von Projektleiter, Projektteam und Beschaffungsabteilung beziehungsweise Einkauf.[1] In der Praxis kommen ein Evaluationsteam für die Bewertung und die Steuerung für die Entscheide dazu.
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Projektleiter | Plant die Beschaffung, verantwortet Ausschreibungsunterlagen und Evaluation im Projekt |
| Anwendervertreter und Fachspezialisten | Formulieren fachliche Anforderungen und bewerten die fachliche Qualität der Angebote |
| Beschaffungsstelle oder Einkauf | Stellt das korrekte Verfahren, Vorlagen und die rechtliche Abwicklung sicher |
| Evaluationsteam | Bewertet die Angebote nach dem publizierten Kriterienkatalog |
| Auftraggeber und Projektausschuss | Treffen die Entscheide Ausschreibung und Zuschlag |
Die Zusammensetzung des Evaluationsteams wird im Evaluationsbericht festgehalten. Wer die Rollen früh benennt, vermeidet, dass Fachspezialisten erst bei der Bewertung erfahren, welche Kriterien sie anwenden sollen. Die Rollen insgesamt beschreibt das Kapitel HERMES-Rollen.
Beschaffungen ohne Modul Beschaffung
Nicht jede Beschaffung ist ein öffentliches Verfahren. Für alle anderen Fälle sieht HERMES die Aufgabe Leistungen vereinbaren und steuern im Modul Projektführung vor. Ihr Einstieg ist die Offertanfrage: Sie enthält Auftraggeber, Ausgangslage, Auftragsgegenstand, Termine, Bedingungen, Vorgaben an die Offerte und den administrativen Ablauf und erlaubt so, Angebote zu vergleichen und zu bewerten.[1] Auch hier entstehen Evaluationsbericht und Vereinbarung — in schlankerer Form, aber mit derselben Nachvollziehbarkeit.
Checkliste für vollständige Ausschreibungsunterlagen
- Lastenheft mit Ausgangslage, Zielen, Muss- und Kann-Kriterien, Umfang, Preisrahmen und Terminen.
- Eignungskriterien, die sich auf die Fähigkeit zur Leistungserbringung beziehen.
- Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungsskala, vor der Publikation festgelegt.
- Vorgaben zum Aufbau des Angebots, damit Angebote vergleichbar werden.
- Vertragsentwurf und anwendbare Geschäftsbedingungen.
- Termine für Fragen, Eingabe, Öffnung und voraussichtlichen Zuschlag.
- Verweis auf organisationsspezifische Vorlagen der Beschaffungsstelle.
Nach dem Zuschlag
Bewährt hat sich ein kurzes Kick-off mit dem Lieferanten direkt nach Vertragsabschluss. Es klärt Ansprechpersonen, Berichtsformat, Abnahmekriterien und den Umgang mit Änderungen — also genau die Punkte, die sonst erst im ersten Konflikt geklärt werden.
Mit der Vereinbarung endet das Modul Beschaffung, nicht aber die Arbeit mit dem Lieferanten. Die Projektführung steuert die vereinbarten Leistungen über Arbeitsaufträge, überwacht Termine und Qualität und führt Änderungen über Änderungsanträge. Am Ende stehen Vorabnahme und Abnahme mit Abnahmeprotokoll, das erfüllte Eigenschaften und Mängel rechtlich verbindlich festhält.[1]
Beschaffung und agiles Vorgehen
Der Agile Leitfaden nennt Standard-Beschaffungsvorhaben mit geringem Innovationsanteil — etwa die Beschaffung und Einführung von Standardlösungen oder Infrastruktur — als Indikator für ein klassisches Vorgehen. Ebenso wichtig: Arbeitet ein Lieferant oder Integrator klassisch, spricht das gegen eine agile Umsetzung.[3] Wer agil umsetzen will, muss das deshalb schon in der Ausschreibung berücksichtigen: Arbeitsweise des Anbieters, Rolle des Product Owners auf Anwenderseite und ein Vertragsmodell, das iteratives Arbeiten zulässt. Mehr dazu im Kapitel HERMES agil.
Typische Fehler bei HERMES-Beschaffungen
- Die Beschaffungsanalyse wird als Formalität behandelt; Verfahren und Fristen sind bei der Durchführungsfreigabe noch unklar.
- Zuschlagskriterien werden erst nach Eingang der Angebote präzisiert.
- Organisationsspezifische Vorlagen der Beschaffungsstelle werden ignoriert und durch eigene ersetzt.
- Der Evaluationsbericht dokumentiert das Ergebnis, aber nicht den Weg dorthin.
- Die Arbeitsweise des Lieferanten passt nicht zum gewählten Vorgehen.
Wie ein Anbieter die Gegenseite sieht, beschreibt das Kapitel HERMES aus Sicht von Lieferanten. Für das eigene Angebot hilft die Checkliste Angebot auf öffentliche Ausschreibung; den Rahmen setzt der HERMES-Leitfaden.