Wo stehen Lieferanten im HERMES-Rollenmodell?
Jede Rolle in HERMES ist einer oder mehreren Partnergruppen zugeordnet. Die Anwender sind Eigentümer des Projekts, definieren Anforderungen, testen und nehmen ab. Die Ersteller entwickeln oder liefern die Lösung und integrieren sie — verantwortlich für Qualität, Termine und Kosten gemäss Vorgaben. Die Betreiber integrieren die technische Lösung in die Betriebsumgebung und betreiben das System.[1]
Lieferanten, Integratoren und Softwarehersteller gehören damit in der Regel zu den Erstellern, Rechenzentren und Hosting-Anbieter zu den Betreibern. HERMES hält fest, dass Rollen der Ersteller in der Praxis oft durch externe Dienstleister besetzt werden — und dass Rolleninhaber immer und ausschliesslich die Sicht der Partnergruppe vertreten müssen, für die sie Leistungen erbringen.[1] Das vollständige Rollenmodell beschreibt das Kapitel HERMES-Rollen.
Welche Rollen übernehmen Lieferanten?
| Rolle | Partnergruppen laut HERMES | Durch Lieferanten? |
|---|---|---|
| Entwickler | Ersteller | Typisch |
| Business Analyst | Anwender, Ersteller | Möglich |
| IT-Architekt | Anwender, Ersteller, Betreiber | Möglich |
| Tester, Testverantwortlicher | Anwender, Ersteller, Betreiber | Für die eigenen Ergebnisse, jede Partnergruppe testet ihren Bereich |
| Teilprojektleiter | Anwender, Ersteller, Betreiber | Kann erwogen werden; Gesamtverantwortung beim Projektleiter |
| Projektunterstützung | Anwender, Ersteller | Möglich |
| Projektleiter | Anwender | Nur im Auftrag und mit der Sicht der Anwender, nicht durch den Ersteller |
| Anwendervertreter | Anwender | Soll nicht durch Ersteller oder Betreiber gestellt werden |
| Qualitäts- und Risikomanager | Anwender | Nur durch eine unabhängige Organisation ohne weitere Rollen |
Die Einschränkungen bei Projektleitung, Anwendervertretung und Qualitäts- und Risikomanagement stammen aus den Besetzungsregeln von HERMES Online.[1] Sie schützen den Auftraggeber davor, dass dieselbe Organisation liefert, beurteilt und abnimmt.
Externe Projektleitung: was ist erlaubt?
Externe Projektleitende sind in HERMES ausdrücklich vorgesehen, etwa über externe Rekrutierung oder Projektleiter-Pools. Die Projektleitung muss aber bei den Anwendern angesiedelt sein und ausschliesslich deren Interessen vertreten. Eine Stellung durch Ersteller oder Betreiber soll wegen potenzieller Interessenkonflikte vermieden werden.[1]
Für Beratungsunternehmen heisst das: Ein Mandat als Projektleiter im Auftrag des Anwenders ist unproblematisch, solange dasselbe Unternehmen nicht gleichzeitig Lieferant im selben Projekt ist. Wer beides anbietet, sollte die Rollen sauber trennen oder auf eine der beiden verzichten.
Angebot, Vereinbarung und Arbeitsauftrag
Das Angebot spezifiziert die angebotene Leistung oder das Produkt und umfasst alle kommerziellen Elemente wie Aufwand, Kosten, Gewährleistungen, Garantien und Rechte an Ergebnissen. Es beschreibt Vorgehen und Verfahren zur Leistungserbringung oder zur Installation und Integration. Der Aufbau richtet sich nach den Vorgaben der Beschaffungsstelle.[2]
Nach dem Zuschlag regelt die Vereinbarung die Zusammenarbeit. Im laufenden Projekt erteilt der Projektleiter bei klassischem Vorgehen Arbeitsaufträge — intern oder extern — mit Zielen, Ergebnissen, Abgrenzung, Aktivitäten, Planstunden, Terminen und Qualitätssicherung; lösungsspezifische Aufträge stimmt er mit dem Anwendervertreter ab.[2] Ein Lieferant sollte seine Planung deshalb so aufbauen, dass sie sich auf HERMES-Arbeitsaufträge und -Ergebnisse abbilden lässt. Wie die Beschaffung auf Auftraggeberseite abläuft, zeigt das Kapitel HERMES und Beschaffung.
Änderungen und Abnahme aus Lieferantensicht
Inhaltliche Änderungen laufen in HERMES über den Änderungsantrag. Er beschreibt die Änderung, das Vorgehen und einen Lösungsvorschlag und beurteilt die Auswirkungen auf Aufwand, Kosten, Termine und Risiken. Bei agiler Lösungsentstehung ist er nur nötig, wenn Ziele, Budget oder Zeitrahmen des Gesamtvorhabens betroffen sind.[2]
Das Abnahmeprotokoll entsteht bei Vorabnahme, Abnahme und Abnahme Migration. Es dokumentiert, ob die vereinbarten Lösungseigenschaften erfüllt sind und welche Mängel bestehen, und ist ein rechtlich verbindliches Dokument.[2] Für Lieferanten ist es der wichtigste Meilenstein des Projekts: Es definiert, was als geliefert gilt.
| Ergebnis | Bedeutung für den Lieferanten |
|---|---|
| Ausschreibungsunterlagen | Grundlage des Angebots; Fragen werden allen Anbietern beantwortet |
| Angebot | Leistung, Preis, Gewährleistung, Vorgehen |
| Vereinbarung | Vertragliche Grundlage der Zusammenarbeit |
| Arbeitsauftrag | Konkreter Auftrag mit Planstunden und Terminen |
| Änderungsantrag | Formeller Weg für Mehraufwand und Terminverschiebungen |
| Abnahmeprotokoll | Rechtlich verbindlicher Nachweis der Lieferung und der Mängel |
Zusammenarbeit in agilen HERMES-Projekten
Bei agiler Umsetzung sind alle Ausführungsrollen in der Phase Umsetzung im Entwicklungsteam zusammengefasst. Projektleiter und Auftraggeber nehmen keinen Einfluss auf die operative Umsetzung; der Anwendervertreter ist die Schnittstelle und idealerweise zugleich Product Owner.[3] Für den Lieferanten heisst das: Der Product Owner sitzt auf Anwenderseite, das Team organisiert sich selbst, und Reporting fliesst über den Anwendervertreter an die Projektleitung.
Der Agile Leitfaden nennt die Arbeitsweise des Lieferanten ausdrücklich als Entscheidungskriterium: Arbeitet er mit klassischen Entwicklungsmethoden, spricht das gegen eine agile Umsetzung.[3] Lieferanten sollten ihre Arbeitsweise deshalb im Angebot klar beschreiben. Die Grundlagen stehen im Kapitel HERMES agil.
Was Lieferanten aus der Studie lernen
Die Studie ist für Lieferanten das aufschlussreichste Dokument eines HERMES-Projekts, wird aber oft übersehen, weil sie vor der Ausschreibung entsteht. Sie enthält Standortbestimmung, Ziele, Anforderungen, die bewerteten Lösungsvarianten und die ermittelten Projekt- und Betriebsrisiken; parallel entstehen Rechtsgrundlagen- und Schutzbedarfsanalyse.[2] Wer diese Ergebnisse kennt, versteht, warum das Lastenheft so formuliert ist — und welche Risiken der Auftraggeber im Angebot adressiert sehen will.
- Lösungsvarianten: Warum wurde die gewählte Variante bevorzugt, welche wurden verworfen?
- Risiken: Welche Projekt- und Betriebsrisiken stehen im Vordergrund?
- Schutzbedarf: Welche Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz folgen daraus?
- Rechtsgrundlagen: Welche Vorgaben müssen in der Lösung umgesetzt werden?
Lieferanten als Betreiber
Wichtig für Betreiber ist der frühe Einbezug. Betriebsrisiken gehören schon in die Studie, und das Betriebskonzept entsteht in der Phase Konzept beziehungsweise iterativ in der Umsetzung. Ein Betreiber, der erst zur Betriebsaufnahme dazukommt, übernimmt eine Lösung, deren Betriebsanforderungen niemand mit ihm abgestimmt hat. Lieferanten in der Betreiberrolle sollten deshalb aktiv verlangen, an der Erarbeitung von Betriebskonzept und Service Level Agreement beteiligt zu werden.
Übernimmt ein Lieferant den Betrieb, gehört er zur Partnergruppe der Betreiber. Das Modul IT-Betrieb beschreibt, was dann von ihm erwartet wird: Betriebskonzept und Service Level Agreement, Realisierung von Betriebsinfrastruktur und Betriebsorganisation, Integration des Systems in den Betrieb, Betriebshandbuch und schliesslich die Aktivierung des Betriebs.[2] Bei agiler Umsetzung wird das Betriebshandbuch pro Release nachgeführt. Der Betreiber stellt typischerweise den Betriebsverantwortlichen und testet in seinem Verantwortungsbereich.
Typische Missverständnisse
- «HERMES ist nur für den Auftraggeber.» — Lieferungen werden an HERMES-Ergebnissen gemessen; wer sie kennt, liefert passender.
- «Wir arbeiten agil, also brauchen wir keine Dokumente.» — Die minimal geforderten Ergebnisse gelten auch agil.
- «Die Projektleitung können wir gleich mitliefern.» — Genau das soll vermieden werden.
- «Der Statusbericht ist Sache des Projektleiters.» — Er braucht die Informationen des Lieferanten, aufbereitet über den Anwendervertreter oder direkt an die Projektleitung.
- «Abnahme ist eine Formsache.» — Das Abnahmeprotokoll ist rechtlich verbindlich und hält Mängel mit Fristen fest.
Ein HERMES-konformes Angebot strukturieren
Der Aufbau eines Angebots richtet sich nach den Vorgaben der Beschaffungsstelle.[2] Wo Spielraum besteht, hilft es, das Angebot an der HERMES-Logik auszurichten, weil die Bewertenden in dieser Logik denken:
| Angebotsteil | HERMES-Bezug | Was die Bewertenden suchen |
|---|---|---|
| Verständnis der Ausgangslage | Studie, Lastenheft | Ob der Anbieter die Ziele und Risiken erkannt hat |
| Vorgehen | Phasen bzw. Releases, Szenario | Wie die Lieferung in den Projektablauf passt |
| Organisation | Rollen und Partnergruppen | Welche Rollen der Anbieter stellt und welche nicht |
| Ergebnisse | HERMES-Ergebnisse je Phase | Welche Lieferobjekte entstehen und wann |
| Qualität und Tests | Prüfplan, Testkonzept | Wie Qualität nachgewiesen wird |
| Risiken | Projekt-, Betriebs- und Einführungsrisiken | Welche Risiken der Anbieter sieht und wie er sie reduziert |
Zusammenarbeit mit dem Qualitäts- und Risikomanager
In grösseren Projekten setzt der Auftraggeber einen unabhängigen Qualitäts- und Risikomanager ein. Für Lieferanten ist er kein Gegner, sondern eine Instanz, deren Einschätzung in die Freigaben einfliesst. Er beurteilt unter anderem Vorgehen und Ergebnisse des Projektmanagements, die Projektorganisation und die Zusammenarbeit.[4] Bei agiler Umsetzung darf er Informationen direkt im Entwicklungsteam einholen.[3] Lieferanten sollten Anfragen des QRM deshalb offen beantworten, eigene Risiken früh benennen und Nachweise zur Qualitätssicherung bereithalten. Wer Probleme verschweigt, die das QRM später findet, verliert Vertrauen, das in keinem Abnahmeprotokoll steht.
Checkliste für Lieferanten in HERMES-Projekten
- 1Studie und Lastenheft lesen, nicht nur die Leistungsbeschreibung.
- 2Szenario und Vorgehen des Projekts klären: klassisch, agil oder hybrid?
- 3Eigene Lieferungen auf HERMES-Ergebnisse abbilden und im Angebot benennen.
- 4Rollen klären: Welche stellt der Lieferant, welche nicht?
- 5Berichte im Format der Stammorganisation liefern.
- 6Abnahmekriterien früh einfordern, idealerweise im Einführungskonzept.
- 7Änderungen konsequent über Änderungsanträge führen.
- 8Projekterfahrungen aktiv beitragen.
Für das Angebot selbst hilft die Checkliste Angebot auf öffentliche Ausschreibung. Den Gesamtzusammenhang der Methode zeigt der HERMES-Leitfaden.