Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit Zahlteil. Sie ist seit Juni 2020 im Umlauf und hat am 1. Oktober 2022 die Schweizer Einzahlungsscheine endgültig abgelöst; erkennbar ist sie am QR-Code mit Schweizer Kreuz.[1] Der Swiss QR Code enthält alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag und Währung; eine vollständige Auflistung enthalten die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung.
Für Dienstleister, Agenturen und Beratungsunternehmen ist die QR-Rechnung mehr als eine Formalie. Mit der richtigen Variante lassen sich eingehende Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuordnen. Das spart Zeit in der Buchhaltung und macht offene Posten im Projektcontrolling schneller sichtbar.
Welche Varianten gibt es?
Für die meisten Dienstleister mit regelmässiger Rechnungsstellung lohnt sich eine Variante mit Referenz, weil sie den Zahlungsabgleich automatisiert. Die Variante ohne Referenz eignet sich für wenige, einfache Rechnungen, bei denen die Zuordnung über Betrag und Mitteilung genügt.
Die QR-Rechnung kennt drei Ausprägungen. Die Variante mit IBAN ohne Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein; die Variante mit QR-IBAN und QR-Referenz ersetzt den orangen. Eine dritte Ausprägung mit der Structured Creditor Reference (SCOR) nach ISO 11649 unterstützt vor allem den Zahlungsverkehr in Euro und kann in der Schweiz und im SEPA-Raum genutzt werden.[2]
| Variante | Konto | Referenz | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Ohne Referenz | IBAN | Keine; optional zusätzliche Information | Einfache Rechnungen, kleine Volumen |
| Mit QR-Referenz | QR-IBAN | 27-stellige QR-Referenz | Automatischer Abgleich, früherer oranger Einzahlungsschein |
| Mit Creditor Reference | IBAN | SCOR nach ISO 11649, beginnt mit RF | Automatischer Abgleich, auch international und in Euro |
Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN, die Creditor Reference die normale IBAN.[2] IBAN und QR-IBAN sind mit demselben Konto verknüpft; die QR-IBAN entspricht den Regeln des ISO-Standards für IBAN und ersetzt die frühere ESR-Teilnehmernummer als Verfahrensmerkmal.
QR-Referenz oder Creditor Reference?
Für rein inländische Kunden ist die QR-Referenz mit QR-IBAN verbreitet, weil sie dem früheren orangen Einzahlungsschein entspricht und von vielen Buchhaltungsprogrammen standardmässig unterstützt wird.
Beide Referenzen haben dieselbe Funktion: Sie ordnen eine Zahlung eindeutig einer Rechnung zu. Laut SIX unterscheiden sie sich nur in der Berechnungslogik; die Creditor Reference wird zudem im internationalen Zahlungsverkehr genutzt, und ihre Verwendung setzt die gleichzeitige Verwendung der IBAN voraus.[1] Für Unternehmen mit Kunden im Euroraum empfiehlt sich deshalb oft die Creditor Reference.
Was hat sich im November 2025 geändert?
Für Dienstleister heisst das konkret: Kundenstammdaten müssen strukturiert vorliegen, sonst kann die Software keine gültige QR-Rechnung erzeugen. Fehlt etwa die Hausnummer in einem eigenen Feld, scheitert die Erstellung oder die Zahlung wird später abgewiesen.
Seit dem 22. November 2025 sind neue Vorgaben für die QR-Rechnung in Kraft: Die Implementation Guidelines Version 2.2 wurden durch Version 2.3 vollständig ersetzt.[1] Die wichtigste Änderung betrifft die Adressen. Seit November 2025 ist im Swiss QR Code nur noch die strukturierte Adresse zulässig; sie muss mindestens Name, Ort und Land enthalten.[3]
| Merkmal | Unstrukturierte Adresse (nicht mehr zulässig) | Strukturierte Adresse |
|---|---|---|
| Aufbau | Adresszeilen als freier Text | Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land in eigenen Feldern |
| Zulässigkeit in neuen QR-Rechnungen | Seit November 2025 nicht mehr | Pflicht |
| Mindestangaben | — | Name, Ort, Land |
Die Graubündner Kantonalbank weist zudem darauf hin, dass der Finanzplatz Schweiz per November 2026 die Pflicht zur strukturierten Adresse auch bei Zahlungsaufträgen nach ISO 20022 einführt und ab November 2025 eine hybride Adresse für komplexe Fälle eingeführt wurde.[4] Laut ZKB wird zudem die Schema-Version 2009 für Zahlungsmeldungen per 13. November 2026 eingestellt.[3] Wer Rechnungen und Zahlungen mit älterer Software verarbeitet, sollte die Kompatibilität prüfen.
Was gehört auf eine QR-Rechnung?
Für Projektrechnungen empfiehlt sich zusätzlich ein Verweis auf Projekt, Vertrag oder Bestellung des Kunden, damit die Rechnung beim Kunden ohne Rückfrage freigegeben werden kann.
Der Zahlteil der QR-Rechnung enthält einen Empfangsschein und einen Zahlteil mit QR-Code. Für eine vollständige Rechnung braucht es zusätzlich die üblichen Rechnungsangaben, bei mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen insbesondere die MWST-Angaben.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Rechnungskopf | Absender mit UID beziehungsweise MWST-Nummer, Empfänger, Datum, Rechnungsnummer |
| Leistungen | Beschreibung, Zeitraum, Menge, Ansatz, Betrag |
| MWST | Steuersatz, Steuerbetrag, Total inklusive MWST |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsfrist, allfälliges Skonto |
| QR-Zahlteil | Konto, Referenz, Betrag, Währung, strukturierte Adressen von Empfänger und Zahler |
Wie die Mehrwertsteuer bei Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen behandelt wird, beschreibt das Kapitel MWST bei der Projektabrechnung. Für Rabatte bei früher Zahlung hilft der Rechner Skonto.
QR-Rechnung, PDF und eBill
Unabhängig vom Versandweg muss die Rechnung inhaltlich vollständig sein und den QR-Zahlteil in der vorgeschriebenen Form enthalten.
QR-Rechnungen können auf Papier oder als PDF versendet werden. Viele Kunden scannen den QR-Code mit der Banking-App und bezahlen so ohne Abtippen. Daneben gibt es eBill, mit dem Rechnungen direkt ins E-Banking der Kunden gelangen. Für Dienstleister mit vielen Privatkunden kann eBill den Zahlungseingang beschleunigen; für Geschäftskunden ist die QR-Rechnung im PDF meist der Standard.
Zahlungen automatisch abgleichen
Der grösste Nutzen der QR-Rechnung entsteht im Abgleich. Mit einer QR-Referenz oder Creditor Reference liefert die Bank die Referenz mit jeder Zahlung mit; die Buchhaltungssoftware kann die Zahlung dann automatisch der offenen Rechnung zuordnen. Ohne Referenz muss die Zuordnung über Betrag und Mitteilung erfolgen, was bei vielen Rechnungen fehleranfällig ist.
- Für wiederkehrende oder zahlreiche Rechnungen eine Variante mit Referenz wählen.
- Rechnungsnummer und Referenz eindeutig miteinander verknüpfen.
- Teilzahlungen und Überzahlungen in der Software klar behandeln.
- Offene Posten regelmässig im Projektcontrolling prüfen.
- Mahnläufe an die Referenz koppeln, damit Mahnungen eindeutig zuordenbar sind.
Für die Auswertung offener Forderungen hilft der Rechner Debitorenlaufzeit; bei verspäteten Zahlungen der Rechner Verzugszins.
Die QR-Rechnung im Projektalltag
In Projekten werden oft Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen gestellt, wie das Kapitel MWST bei der Projektabrechnung beschreibt. Jede dieser Rechnungen braucht einen eigenen QR-Zahlteil mit eigener Referenz. Wer die Referenz aus Projekt- und Rechnungsnummer ableitet, kann Zahlungen später nicht nur der Rechnung, sondern auch dem Projekt zuordnen und den Zahlungsstand im Projektcontrolling direkt sehen.
| Ansatz | Vorteil | Hinweis |
|---|---|---|
| Referenz aus Rechnungsnummer | Eindeutige Zuordnung jeder Zahlung | Standard in den meisten Buchhaltungsprogrammen |
| Projektnummer in der zusätzlichen Information | Zuordnung zum Projekt auch ohne Software | Wird nicht automatisch ausgewertet |
| Kundennummer im Referenzaufbau | Auswertung pro Kunde | Nur mit Referenzart, die den Aufbau erlaubt |
Die konkrete Gestaltung hängt von der Software ab. Wichtig ist, dass jede Referenz eindeutig ist und nicht wiederverwendet wird.
Kunden im Ausland
Für Kunden im Euroraum empfiehlt sich die Creditor Reference mit normaler IBAN, weil sie auch im internationalen Zahlungsverkehr genutzt wird.[1] Die QR-Rechnung kann auch Beträge in Euro enthalten. Für Kunden ausserhalb der Schweiz und Liechtenstein, die nicht mit Schweizer Banking-Apps zahlen, sollte die Rechnung zusätzlich IBAN und BIC gut sichtbar enthalten, damit eine normale Überweisung einfach möglich ist.
Software und Umstellung
Die meisten Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme erzeugen QR-Rechnungen automatisch. Wichtig ist, dass die Software die aktuellen Implementation Guidelines unterstützt und Adressen strukturiert speichert. Wer Adressen bisher als freie Textzeilen erfasst hat, muss sie für neue QR-Rechnungen in Felder aufteilen: Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land.[3] Bei grossen Kundenstämmen lohnt sich eine einmalige Bereinigung der Stammdaten statt einer Korrektur bei jeder Rechnung.
Rechnungen aufbewahren
Ausgestellte Rechnungen sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufzubewahren. Elektronisch versendete QR-Rechnungen im PDF-Format können elektronisch archiviert werden, wenn die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt sind; das Kapitel Aufbewahrung von Projektunterlagen beschreibt die Grundsätze. Zahlungseingänge mit Referenz erleichtern zudem die spätere Prüfung, weil sich jede Zahlung eindeutig der Rechnung zuordnen lässt.
Checkliste für die QR-Rechnung
- 1Variante wählen: ohne Referenz, mit QR-Referenz oder mit Creditor Reference.
- 2Passendes Konto hinterlegen: QR-IBAN nur mit QR-Referenz, IBAN mit SCOR oder ohne Referenz.
- 3Rechnungssoftware auf Implementation Guidelines Version 2.3 prüfen.
- 4Alle Adressen strukturiert erfassen: Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land.
- 5Rechnungsangaben und MWST korrekt ausweisen.
- 6Testzahlung durchführen, bevor die erste Rechnung an Kunden geht.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden.