Was verlangt das Gesetz?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1).[1] Sie dient dem Gesundheitsschutz: Nur wer die Arbeitszeit kennt, kann prüfen, ob Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen eingehalten werden. Die Unterlagen müssen den Vollzugs- und Aufsichtsorganen, in der Regel dem kantonalen Arbeitsinspektorat, zur Verfügung stehen.
Im Normalfall verlangt die Verordnung eine systematische Erfassung. Dokumentiert werden müssen Anfang und Ende jeder Arbeitsphase, Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr sowie die Ruhe- und Ersatzruhetage.[3] Diese Pflicht gilt für alle Arbeitnehmenden, die den Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen des Gesetzes unterstehen — unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden arbeiten.
Für wen gilt die Pflicht nicht?
Von Gesetzes wegen keine Arbeitszeiterfassungspflicht besteht unter anderem für Personen in höherer leitender Tätigkeit, für wissenschaftliche Tätigkeit und für Handelsreisende, weil das Arbeitsgesetz auf sie nicht anwendbar ist.[2] Der Begriff der höheren leitenden Tätigkeit wird eng ausgelegt: Gemeint sind Personen mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen über wesentliche Angelegenheiten des Betriebs, nicht jede Führungskraft. Eine Projektleiterin ohne solche Befugnisse fällt in der Regel nicht darunter.
| Gruppe | Pflicht zur Erfassung | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitnehmende im Geltungsbereich des ArG | Ja, systematisch | Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1 |
| Mitarbeitende mit Verzicht nach GAV | Nein, unter Voraussetzungen | Art. 73a ArGV 1 |
| Mitarbeitende mit vereinfachter Erfassung | Nur tägliche Arbeitszeit | Art. 73b ArGV 1 |
| Höhere leitende Angestellte | Nein, ArG nicht anwendbar | Art. 3 ArG |
| Selbständige Freelancer | Nein, keine Arbeitnehmenden | Kein Arbeitsverhältnis |
Verzicht auf die Erfassung nach Art. 73a ArGV 1
Art. 73a ArGV 1 erlaubt, ganz auf die Arbeitszeiterfassung zu verzichten. Die wichtigste Voraussetzung ist ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV), der den Verzicht vorsieht.[4] Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein (Art. 73a Abs. 4 ArGV 1).[5] Ohne GAV ist ein vollständiger Verzicht nicht möglich, auch nicht mit Zustimmung der Mitarbeitenden.
| Voraussetzung | Inhalt |
|---|---|
| Gesamtarbeitsvertrag | GAV, der den Verzicht vorsieht und von repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet ist |
| Autonomie | Grosse Autonomie bei der Arbeit; Arbeitszeiten mehrheitlich selbst festsetzbar |
| Einkommen | Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni von mehr als CHF 120'000; bei Teilzeit anteilig |
| Einwilligung | Schriftliche individuelle Vereinbarung über den Verzicht |
| Widerruf | Die individuelle Vereinbarung kann jährlich widerrufen werden |
Die Angaben stützen sich auf die Übersicht des Bundes und auf Fachliteratur.[3][5] Der Arbeitgeber muss zudem ein Verzeichnis der Mitarbeitenden mit Verzicht samt Angabe ihres Bruttojahreseinkommens führen und den Vollzugsorganen zur Verfügung halten.[4]
Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1
Wo ein Verzicht nicht möglich oder nicht erwünscht ist, kommt die vereinfachte Erfassung in Frage. Dabei wird nur die geleistete tägliche Arbeitszeit als Stundentotal erfasst, nicht Beginn und Ende jeder Arbeitsphase.[5] Sie ist zulässig für Arbeitnehmende, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können; das KMU-Portal und Fachquellen sprechen von mindestens einem Viertel der Arbeitszeit.[2]
Die vereinfachte Erfassung wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung vereinbart oder, wo keine besteht, mit der Mehrheit der Arbeitnehmenden. In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist laut Swico auch eine individuelle Vereinbarung möglich.[2] Die Vereinbarung muss unter anderem die Arbeitnehmerkategorien nennen, für die sie gilt.[5]
| Merkmal | Systematisch (Art. 73) | Vereinfacht (Art. 73b) | Verzicht (Art. 73a) |
|---|---|---|---|
| Was wird erfasst? | Beginn, Ende, Pausen ab 30 Minuten, Ruhetage | Tägliche Arbeitszeit als Total | Keine Arbeitszeit |
| Voraussetzung | Keine (Standard) | Namhafter Teil der Arbeitszeit selbst bestimmbar, Vereinbarung | GAV, Einkommen über CHF 120'000, Autonomie, Einwilligung |
| Typisch für | Mitarbeitende mit festen Zeiten | Wissensarbeit mit Gleitzeit | Kader mit hoher Autonomie in GAV-Branchen |
Zeiterfassung im Projektalltag
Wichtig ist auch die Gleichbehandlung im Team: Wenn nur einzelne Personen ihre Zeit erfassen und andere nicht, verliert die Auswertung ihren Wert.
In Projektorganisationen wird ohnehin häufig Zeit erfasst — auf Projekte, Aufgaben oder Kunden, für Controlling und Abrechnung. Diese Projektzeiterfassung kann die gesetzliche Pflicht unterstützen, ersetzt sie aber nicht automatisch. Entscheidend ist, dass alle Arbeitszeit erfasst wird, auch nicht verrechenbare, und dass die verlangten Angaben vorhanden sind: bei systematischer Erfassung Beginn, Ende und Pausen, bei vereinfachter Erfassung mindestens das tägliche Total.
- Auch interne Zeit erfassen: Meetings, Weiterbildung, Administration, Akquisition.
- Tägliche Totale sichtbar machen, damit Überzeit früh erkennbar ist.
- Pausen ab einer halben Stunde bei systematischer Erfassung dokumentieren.
- Nachträgliche Korrekturen nachvollziehbar halten.
- Auswertungen für Vorgesetzte bereitstellen, um Überlastung zu erkennen.
Für Projektleitende hat die Erfassung einen Nebeneffekt: Sie zeigt, ob ein Projekt das Team dauerhaft über die Höchstarbeitszeit hinaus belastet. Was dann gilt, beschreibt das Kapitel Überstunden und Überzeit.
Homeoffice und mobiles Arbeiten
Auch bei Arbeit beim Kunden vor Ort bleibt der eigene Arbeitgeber für die Erfassung verantwortlich.
Die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Gerade im Homeoffice, wo sich Arbeit und Freizeit vermischen, ist eine saubere Erfassung wichtig — für den Gesundheitsschutz und für den Nachweis bei Streitigkeiten über Überstunden. Mobile Erfassung per App oder Browser erleichtert das; wichtig ist, dass die Daten vollständig und für die Aufsicht verfügbar sind. Beim Einsatz von Erfassungssystemen sind zudem die datenschutzrechtlichen Grenzen der Mitarbeiterüberwachung zu beachten, wie sie der Leitfaden Mitarbeiterüberwachung beschreibt.
Was passiert ohne korrekte Erfassung?
Fehlt eine korrekte Erfassung, kann das kantonale Arbeitsinspektorat Massnahmen anordnen. Im Zivilprozess um Überstunden oder Überzeit trägt der Arbeitgeber zudem ein Beweisrisiko: Ohne eigene Aufzeichnungen ist es schwierig, die Angaben von Mitarbeitenden zu widerlegen. Eine saubere Erfassung schützt also beide Seiten.
Was gilt, wenn kein Gesamtarbeitsvertrag besteht?
Viele Projektorganisationen — Agenturen, Beratungsfirmen, Softwareunternehmen — unterstehen keinem Gesamtarbeitsvertrag. Für sie ist der vollständige Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 nicht möglich, weil er zwingend einen GAV voraussetzt.[5] Es bleibt die Wahl zwischen systematischer und vereinfachter Erfassung. Die vereinfachte Erfassung ist für Wissensarbeit mit Gleitzeit oft passend: Mitarbeitende erfassen nur das tägliche Total, und der Aufwand bleibt gering.
Wichtig ist, die vereinfachte Erfassung korrekt einzuführen — mit der verlangten Vereinbarung und für die richtigen Mitarbeitenden. Wer einfach «Vertrauensarbeitszeit» einführt und auf jede Erfassung verzichtet, verletzt die Pflicht aus Art. 46 ArG, auch wenn alle Beteiligten einverstanden sind.
Projektzeit und Arbeitszeit: zwei Perspektiven
| Merkmal | Projektzeiterfassung | Gesetzliche Arbeitszeiterfassung |
|---|---|---|
| Zweck | Controlling, Abrechnung, Nachkalkulation | Gesundheitsschutz, Einhaltung von Höchstarbeitszeiten |
| Was zählt | Zeit pro Projekt, Aufgabe oder Kunde | Gesamte Arbeitszeit pro Person |
| Pausen | Meist nicht relevant | Bei systematischer Erfassung ab 30 Minuten zu dokumentieren |
| Interne Zeit | Oft nicht erfasst | Muss vollständig erfasst sein |
| Empfänger | Projektleitung, Buchhaltung, Kunde | Arbeitgeber, Arbeitsinspektorat |
Ein System, das beide Perspektiven abdeckt, spart Doppelarbeit. Wichtig ist nur, dass die gesetzliche Perspektive nicht verloren geht: Auch Stunden, die keinem Kundenprojekt zugeordnet sind, gehören in die Arbeitszeit. Wie Mehrarbeit dann rechtlich eingeordnet wird, zeigt das Kapitel Überstunden und Überzeit; wie Stunden abgerechnet werden, das Kapitel MWST bei der Projektabrechnung.
Wie lange sind Zeitaufzeichnungen aufzubewahren?
Die Unterlagen zur Arbeitszeit müssen den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung stehen. Wie lange sie aufzubewahren sind, regelt das Arbeitsrecht; die allgemeinen Fristen beschreibt der Leitfaden Aufbewahrungsfristen Schweiz. Für Projektunterlagen, die zugleich Rechnungen begründen, gelten zusätzlich die Regeln des Kapitels Aufbewahrung von Projektunterlagen.
Zeiterfassung einführen: Schritte
- 1Klären, welche Mitarbeitenden dem Arbeitsgesetz unterstehen und welche als höhere leitende Angestellte ausgenommen sind.
- 2Entscheiden, ob für bestimmte Gruppen eine vereinfachte Erfassung vereinbart werden soll.
- 3Prüfen, ob ein GAV einen Verzicht erlaubt und welche Mitarbeitenden die Voraussetzungen erfüllen.
- 4Erfassungssystem wählen, das die verlangten Angaben liefert und Projektzeiten integriert.
- 5Regeln schriftlich festhalten und Mitarbeitende informieren.
- 6Auswertungen regelmässig prüfen, besonders auf Überzeit und Ruhezeiten.
In Flenio werden Zeiten direkt auf Projekte und Aufgaben gebucht; Auswertungen zeigen Totale pro Person und Zeitraum. Ob ein Tool die gesetzlichen Anforderungen im konkreten Fall erfüllt, hängt von der gewählten Erfassungsart ab. Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden.