Warum ist Abwesenheitsplanung Teil der Ressourcenplanung?
Abwesenheiten sind der grösste planbare Abzug von der Kapazität eines Teams. Ferien, Feiertage, Weiterbildungen, Militär- oder Zivildienst und Elternzeit sind meist Wochen oder Monate im Voraus bekannt und gehören deshalb in die Planung, bevor Aufgaben verteilt werden. Wer sie erst berücksichtigt, wenn ein Antrag eingeht, plant mit einer Kapazität, die es nie gab.
Hinzu kommt ein Gleichzeitigkeitsproblem. Ferien häufen sich in Schulferien, über Weihnachten und an Brückentagen. Fällt in dieser Zeit ein Projektmeilenstein an, fehlen oft mehrere Schlüsselpersonen gleichzeitig. Gute Abwesenheitsplanung macht solche Überlagerungen früh sichtbar. Wie Abwesenheiten in die Netto-Kapazität einfliessen, zeigt das Kapitel Kapazitätsplanung für Teams.
Wie viel Ferien oder Urlaub steht Mitarbeitenden zu?
Die gesetzlichen Mindestansprüche unterscheiden sich in den drei Ländern, auch weil sie unterschiedlich gezählt werden. Die Schweiz rechnet in Wochen, Deutschland und Österreich in Werktagen, wobei Deutschland eine Sechstagewoche und Österreich die Werktage einschliesslich Samstag zugrunde legt.
| Land | Mindestanspruch | Bei Fünftagewoche | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Schweiz | 4 Wochen; bis zum vollendeten 20. Altersjahr 5 Wochen | 20 Arbeitstage, für Jugendliche 25 | Art. 329a Abs. 1 OR |
| Deutschland | 24 Werktage | 20 Arbeitstage | § 3 BUrlG |
| Österreich | 30 Werktage; nach 25 Dienstjahren 36 Werktage | 25 Arbeitstage, später 30 | § 2 Abs. 1 UrlG |
In der Schweiz beträgt der Anspruch nach Art. 329a OR mindestens vier Wochen und bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen [1]. In Deutschland beträgt der Urlaub nach § 3 BUrlG jährlich mindestens 24 Werktage, wobei alle Kalendertage ausser Sonn- und gesetzlichen Feiertagen als Werktage gelten [2]. In Österreich sieht § 2 UrlG 30 Werktage vor, nach 25 Dienstjahren 36 Werktage [5]. Viele Arbeits-, Gesamt- und Kollektivverträge gewähren mehr; für die Planung zählt der vertragliche Anspruch. Bei Teilzeit hilft der Rechner Ferienanspruch.
Wer bestimmt, wann Ferien bezogen werden?
Die Regeln, wer den Zeitpunkt festlegt, sind in den drei Ländern unterschiedlich. Für Projektleitende ist das wichtig, weil es bestimmt, wie verbindlich ein Ferienplan ist und wie früh er feststehen muss.
In der Schweiz bestimmt nach Art. 329c Abs. 2 OR der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien und nimmt dabei auf die Wünsche der Arbeitnehmenden so weit Rücksicht, wie es mit den Interessen des Betriebs vereinbar ist; nach Abs. 1 müssen wenigstens zwei Ferienwochen zusammenhängen [1]. In Deutschland sind die Urlaubswünsche nach § 7 Abs. 1 BUrlG zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen; wird Urlaub geteilt, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen [3]. In Österreich wird der Zeitpunkt nach § 4 UrlG zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, unter Rücksicht auf die Erfordernisse des Betriebs und die Erholungsmöglichkeiten; ein Teil muss mindestens sechs Werktage betragen [5].
| Thema | Schweiz | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|---|
| Wer legt fest? | Arbeitgeber, mit Rücksicht auf Wünsche | Arbeitgeber, Wünsche haben Vorrang ausser bei dringenden betrieblichen Belangen | Vereinbarung beider Seiten |
| Zusammenhängender Teil | mindestens 2 Wochen | mindestens 12 Werktage bei Teilung | mindestens 6 Werktage |
| Übertragung, Verfall | Bezug in der Regel im Dienstjahr; Anspruch verjährt nach 5 Jahren | Übertragung nur aus dringenden Gründen bis 31. März; Verfall nur nach Hinweis des Arbeitgebers | Verjährung zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres |
| Abgeltung in Geld | während des Arbeitsverhältnisses unzulässig (Art. 329d OR) | nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses | nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
Wann verfällt Urlaub in Deutschland?
Für Deutschland ist eine Entscheidung des Gerichtshofs der Europäischen Union besonders planungsrelevant. Im Urteil C-684/16 vom 6. November 2018 entschied der EuGH, dass Urlaub nicht automatisch verfallen darf, nur weil er nicht beantragt wurde; der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmenden in die Lage versetzen, den Urlaub zu nehmen, und sie klar und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinweisen [4]. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe in seine Rechtsprechung übernommen.
Für die Planung heisst das: Offene Urlaubstage werden nicht einfach zum Jahresende wertlos, sondern sammeln sich an, wenn der Arbeitgeber nicht aktiv wird. Ein Ferienplan mit früher Erinnerung an Resttage ist daher nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern schützt auch vor angesammelten Ansprüchen, die später auf einmal genommen werden und Engpässe erzeugen. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG ist der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren; eine Übertragung ist nur aus dringenden Gründen und bis Ende März des Folgejahres zulässig [3].
Wie erstellt man einen Ferienplan im Team?
Ein Ferienplan entsteht idealerweise in einem festen Jahresrhythmus mit klaren Regeln, die vorab bekannt sind. Das schafft Fairness und Planbarkeit.
- 1Planungsfenster festlegen: zum Beispiel bis Ende Januar Wünsche für das ganze Jahr, mindestens für die Hauptferienzeiten.
- 2Projektrelevante Sperrzeiten bekannt geben: Livegänge, Abschlüsse, Messen; nur so wenige wie nötig und mit Begründung.
- 3Mindestbesetzung pro Rolle definieren: wie viele Personen mit welcher Fähigkeit mindestens anwesend sein müssen.
- 4Wünsche sammeln und Überschneidungen sichtbar machen, etwa in einer Teamübersicht pro Woche.
- 5Konflikte nach transparenten Kriterien lösen: Abwechslung bei begehrten Zeiten, Schulpflicht von Kindern, frühere Zurückstellungen.
- 6Plan bestätigen und Stellvertretungen festlegen.
Die Mindestbesetzung pro Rolle ist der wichtigste Schritt. Sie verbindet die Ferienplanung mit der Skill-Matrix: Es genügt nicht, dass drei von fünf Personen anwesend sind, wenn keine von ihnen das kritische System betreuen kann.
Wie regelt man Stellvertretungen während Abwesenheiten?
Eine Stellvertretung funktioniert nur, wenn sie vorbereitet ist. Eine Person, die im Kalender als Vertretung eingetragen ist, aber den Stand der Aufgaben nicht kennt, kann im Ernstfall wenig ausrichten. Bewährt hat sich eine kurze Übergabe vor jeder längeren Abwesenheit mit offenen Aufgaben, laufenden Entscheiden, wichtigen Kontakten und Ablageorten.
Für Projekte gilt zusätzlich: Entscheidungsrechte müssen während der Abwesenheit klar sein. Fehlt die Projektleitung zwei Wochen, braucht es eine Person, die in ihrem Namen Freigaben erteilen und eskalieren darf. Ist diese Frage nicht geklärt, stehen Entscheide still oder werden ohne Mandat getroffen. Die Regelung gehört in die RACI-Matrix oder das Projekthandbuch.
Wie berücksichtigt man Feiertage in der Abwesenheitsplanung?
Feiertage sind die zweite grosse Gruppe planbarer Abwesenheiten und unterscheiden sich stark nach Ort. In der Schweiz ist der 1. August der einzige bundesweite Feiertag; die übrigen bestimmen die Kantone. In Deutschland regeln die Länder die Feiertage, in Österreich gilt eine bundesweite Liste. Teams mit Mitgliedern an mehreren Standorten haben deshalb an verschiedenen Tagen weniger Kapazität.
Für die Planung bedeutet das: Feiertage werden pro Person nach Arbeitsort eingerechnet, nicht pauschal für das Team. Brückentage zwischen Feiertag und Wochenende sind beliebte Ferientage und sollten in der Ferienplanung früh geklärt werden. Wie man die Arbeitstage für einen Zeitraum korrekt berechnet, zeigt das Kapitel Arbeitstage berechnen mit Beispielen für Zürich, München und Wien.
Wie plant man ungeplante Abwesenheiten ein?
Krankheit, Unfälle und familiäre Notfälle sind im Einzelfall nicht planbar, im Durchschnitt aber schon. Ein Team, das jedes Jahr eine gewisse Zahl von Krankheitstagen hat, sollte diese nicht als Überraschung behandeln, sondern als Teil der Grundlast in die Kapazitätsplanung aufnehmen. Am verlässlichsten ist der eigene Durchschnitt der letzten Jahre.
Zusätzlich hilft eine Regel für kurzfristige Ausfälle: welche Aufgaben bei Ausfall zuerst verschoben werden, wer kritische Arbeiten übernimmt und ab wann der Auftraggeber informiert wird. Diese Regel verhindert, dass bei jedem Ausfall neu verhandelt wird. Gehäufte ungeplante Abwesenheiten können zudem ein Warnsignal für Überlastung sein; das Kapitel Überlastung im Team früh erkennen beschreibt die Zusammenhänge.
Welche Werkzeuge helfen bei der Abwesenheitsplanung?
Für kleine Teams genügt ein gemeinsamer Kalender mit klaren Einträgen für Ferien, Weiterbildung und andere Abwesenheiten. Sobald Abwesenheiten in die Ressourcenplanung einfliessen sollen, lohnt sich ein Werkzeug, das beides verbindet: Wer abwesend ist, hat in dieser Zeit keine Kapazität, und Aufgaben in diesem Zeitraum werden als Konflikt angezeigt.
Wichtig ist eine einzige Quelle. Wenn Ferien im HR-System, im Teamkalender und in der Projektplanung getrennt gepflegt werden, weichen die Angaben ab, und Planungsfehler sind vorprogrammiert. Wie die Abwesenheitsplanung mit der übrigen Ressourcenplanung zusammenspielt, beschreibt der Leitfaden Ressourcenplanung; die Teamsicht mit Abwesenheiten zeigt der Anwendungsfall Ressourcenplanung für Teams.