Checklisten

Checkliste Budgetüberschreitung: Was tun, wenn das Geld nicht reicht?

Für: Projektleiter und Auftraggeber, deren Projekt über Budget zu laufen droht.

Kurz erklärt

Bei einer drohenden Budgetüberschreitung zuerst die Ursache klären (Schätzfehler, Mehrumfang, Ineffizienz), dann eine ehrliche Prognose bis Projektende erstellen und Optionen entwickeln: Umfang reduzieren, Nachtrag vereinbaren, Team anpassen oder Budget erhöhen. Der Auftraggeber wird früh mit Zahlen und Empfehlung informiert – nicht erst, wenn das Budget aufgebraucht ist.

Eine Budgetüberschreitung ist selten eine Überraschung – sie kündigt sich an. Entscheidend ist, wann man reagiert. Je früher, desto mehr Optionen gibt es. Diese Checkliste führt strukturiert von der Analyse zur Entscheidung.

Die Ursache bestimmt die Massnahme

Mehrumfang ohne Nachtrag ist ein Vertrags- und Prozessthema: Er wird beziffert und angeboten. Ein Schätzfehler beim Festpreis muss meist intern getragen werden – das Gelernte gehört in künftige Angebote. Ineffizienz verlangt Massnahmen im Team oder im Vorgehen. Wer die Ursachen vermischt, wählt oft die falsche Massnahme.

Mit Zahlen informieren

Auftraggeber reagieren auf Überschreitungen gelassener, wenn sie früh, mit Zahlen und Optionen informiert werden. Eine gute Vorlage enthält Budget, bisherigen Verbrauch, Fertigstellungsgrad, Prognose, Ursachen und zwei bis drei Optionen mit Auswirkungen auf Umfang, Termin und Kosten.

Nicht still kürzen

Eine verbreitete Reaktion ist, Qualität oder Umfang stillschweigend zu reduzieren, um im Budget zu bleiben. Das verschiebt das Problem nur – oft in die Abnahme oder den Betrieb. Jede Reduktion des Umfangs ist ein Entscheid des Auftraggebers und gehört offen auf den Tisch.

Häufige Fragen

Ab welcher Abweichung sollte man den Auftraggeber informieren?

Sobald die Prognose den Budgetrahmen absehbar überschreitet, spätestens bei der im Projektauftrag vereinbarten Schwelle, etwa 10 %. Früher ist fast immer besser.

Wie erstelle ich eine Kostenprognose?

Vereinfacht: bisherige Kosten geteilt durch den gemessenen Fertigstellungsgrad. Genauer wird es mit Earned Value, der Plan, Fortschritt und Istkosten verbindet.

Kann ich Mehrkosten beim Festpreis nachverrechnen?

Nur wenn es sich um vereinbarten Mehrumfang handelt, der über einen Nachtrag vergütet wird. Schätzfehler beim Festpreis trägt grundsätzlich der Auftragnehmer.