Checklisten

Checkliste Lieferantensteuerung: Externe Partner im Projekt führen

Für: Projektleiter, Einkauf und Auftraggeber, die externe Dienstleister in Projekten einsetzen.

Kurz erklärt

Externe Lieferanten werden gesteuert wie ein Teilprojekt: gemeinsamer Kick-off mit klaren Zielen, feste Ansprechpersonen, regelmässige Statusberichte, Meilensteine mit Abnahmekriterien, Qualitätsprüfungen während der Arbeit, ein vereinbarter Änderungs- und Eskalationsprozess und eine formelle Abnahme. Die Verantwortung für das Gesamtergebnis bleibt beim Auftraggeber.

Mit der Vergabe an einen Lieferanten endet die Arbeit nicht – sie verändert sich. Statt selbst umzusetzen, wird gesteuert, geprüft und entschieden. Wer das unterschätzt, erlebt am Ende Überraschungen. Diese Checkliste führt durch die Steuerung von der Beauftragung bis zum Abschluss.

Früh prüfen

Der häufigste Fehler ist, auf das Endergebnis zu warten. Wer Zwischenergebnisse früh prüft – Konzepte, Prototypen, erste Lieferungen –, erkennt Missverständnisse, solange sie günstig zu korrigieren sind. Das ist auch fair gegenüber dem Lieferanten, der früh Feedback erhält.

Mitwirkung ist Pflicht

Lieferanten sind auf Informationen, Entscheide und Zugänge des Auftraggebers angewiesen. Verzögerte Mitwirkung ist einer der häufigsten Gründe für Verzug – und schwächt die eigene Position, wenn es um Termine oder Konventionalstrafen geht. Mitwirkungspflichten gehören deshalb mit Terminen in den Plan.

Partnerschaft und Kontrolle

Gute Lieferantensteuerung verbindet Vertrauen mit klaren Regeln. Regelmässige, offene Gespräche über Probleme helfen mehr als formelle Kontrolle allein. Gleichzeitig schützen dokumentierte Entscheide, Abnahmen und Änderungen beide Seiten, falls es doch zum Konflikt kommt.

Häufige Fragen

Wie viel Steuerungsaufwand braucht ein Lieferant?

Als Faustregel 10 bis 20 % des externen Aufwands, bei neuen Lieferanten oder komplexen Leistungen mehr.

Wer trägt die Verantwortung bei Fremdvergabe?

Für die vertragliche Leistung der Lieferant, für das Gesamtergebnis und die Steuerung der Auftraggeber.

Was tun, wenn ein Lieferant nicht liefert?

Zuerst sachlich mit Fakten das Gespräch suchen, dann den vereinbarten Eskalationsweg nutzen. Vertragliche Mittel wie Fristansetzung oder Konventionalstrafen sind der letzte Schritt und sollten juristisch begleitet werden.