Wer entscheidet über die Selbständigkeit?
Für Projektleitende ist das Thema deshalb kein reines HR-Thema. Wie ein Freelancer im Projekt eingesetzt und geführt wird, beeinflusst unmittelbar, wie seine Tätigkeit beurteilt wird. Die Art der Zusammenarbeit im Alltag zählt mehr als jede Klausel im Vertrag.
Im Schweizer Sozialversicherungsrecht gibt es keinen eigenen Gesetzesbegriff der Scheinselbständigkeit. Entscheidend ist die Frage, ob eine Tätigkeit selbständig oder unselbständig ausgeübt wird. Die AHV-rechtlichen Begriffe haben dabei eine Leitfunktion; sie gelten auch für die Invalidenversicherung, die Erwerbsersatzordnung und weitere Sozialversicherungen.[1] Ob eine Person im Sinne der AHV selbständig erwerbend ist, beurteilt die zuständige Ausgleichskasse im Einzelfall.[3]
Der Vertrag ist dabei nur ein Indiz. Gerichte und Ausgleichskassen stellen nicht auf die Rechtsnatur des Vertragsverhältnisses ab, sondern auf die wirtschaftlichen Gegebenheiten. Das KMU-Portal des Bundes betont, dass weder eine Bescheinigung der AHV über die Selbständigkeit noch die Anmeldung bei der AHV und die regelmässige Beitragszahlung ausreichende Kriterien sind.[2]
Welche Kriterien prüft die Ausgleichskasse?
Kein Kriterium ist für sich allein entscheidend. Ein Freelancer mit nur einem Kunden kann selbständig sein, wenn er ein echtes Unternehmerrisiko trägt; umgekehrt schützt ein eigener Firmenname nicht, wenn die Tätigkeit faktisch wie eine Anstellung organisiert ist.
Die Ausgleichskassen prüfen eine Reihe von Merkmalen und wägen sie gegeneinander ab. Kein einzelnes Kriterium entscheidet allein; massgebend ist das Gesamtbild. Die Eidgenössische Ausgleichskasse führt in ihrem Merkblatt Merkmale auf, die in der Regel auf eine selbständige Erwerbstätigkeit schliessen lassen, und solche, die für eine unselbständige sprechen.[1]
| Merkmal | Spricht für Selbständigkeit | Spricht für Unselbständigkeit |
|---|---|---|
| Unternehmerrisiko | Eigene Investitionen, eigene Betriebsmittel, Verlustrisiko, Inkassorisiko | Kein eigenes wirtschaftliches Risiko |
| Organisation | Frei gewählte Arbeitsorganisation, eigene Geschäftsräume | Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers |
| Weisungen | Keine Weisungen zu Art und Weise der Arbeit | Erhebliche Weisungsgebundenheit, Unterordnungsverhältnis |
| Auftraggeber | Mehrere Auftraggeber, eigene Akquisition | Tätigkeit im Wesentlichen für einen Auftraggeber |
| Auftritt | Eigener Firmenname, Rechnungen in eigenem Namen | Auftritt im Namen des Auftraggebers |
| Personal | Eigene Mitarbeitende | Keine eigenen Mitarbeitenden |
Die Checkliste der SVA Zürich nennt etwa die Weisungsgebundenheit, ein Unterordnungsverhältnis und die Zuweisung von Aufträgen, die nicht selbst beschafft werden, als Indizien für eine unselbständige Erwerbstätigkeit.[3]
Typische Konstellationen im Projekt
Im Projektalltag entstehen Risiken vor allem dann, wenn ein Freelancer über längere Zeit wie ein Teammitglied arbeitet: mit festen Arbeitszeiten, eigener E-Mail-Adresse des Auftraggebers, Weisungen der Projektleitung zu Art und Weise der Arbeit und ohne andere Kunden. Je stärker diese Merkmale ausgeprägt sind, desto eher wird die Tätigkeit als unselbständig beurteilt.
| Konstellation | Tendenz | Warum |
|---|---|---|
| Designerin mit eigenem Studio erstellt ein Logo für mehrere Kunden | Eher selbständig | Eigenes Studio, mehrere Kunden, Ergebnis statt Weisung |
| Entwickler arbeitet ein Jahr Vollzeit nur für eine Agentur, eingeplant wie Angestellte | Eher unselbständig | Ein Auftraggeber, Eingliederung, kein Unternehmerrisiko |
| Berater übernimmt ein klar abgegrenztes Teilprojekt mit Festpreis und eigener Infrastruktur | Eher selbständig | Unternehmerrisiko, eigene Organisation |
| Ehemalige Mitarbeiterin macht dieselbe Arbeit nun als Freelancerin | Kritisch | Gleiche Tätigkeit, oft gleiche Eingliederung |
Die Einschätzungen sind Tendenzen zur Veranschaulichung, keine verbindlichen Beurteilungen. Massgebend ist immer der Entscheid der zuständigen Ausgleichskasse.
Was passiert bei einer Umqualifizierung?
Hinzu kommt ein Reputationsrisiko: Eine Umqualifizierung kann das Verhältnis zum Freelancer belasten und Fragen bei weiteren externen Mitarbeitenden auslösen.
Kommt die AHV zum Schluss, dass ein Freelancer nicht selbständig, sondern unselbständig erwerbend ist, wird er sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmer behandelt, was entsprechende Folgen hat.[4] Der Auftraggeber kann dann als Arbeitgeber gelten, der Sozialversicherungsbeiträge abzurechnen hat — unter Umständen auch rückwirkend. Zusätzlich stellen sich Fragen zu Unfallversicherung, beruflicher Vorsorge und Arbeitsrecht.
Wie Auftraggeber vorbeugen
Hilfreich ist auch, die Zusammenarbeit regelmässig zu überprüfen, gerade wenn sich ein Einsatz verlängert oder der Freelancer zunehmend in die Teamroutine eingebunden wird.
Fachquellen empfehlen, eine organisatorische Eingliederung des Freelancers in den eigenen Betrieb zu vermeiden und eine aktuelle Selbständigkeitsbescheinigung der zuständigen Ausgleichskasse einzuholen.[4] Die Bescheinigung ist kein absoluter Schutz, aber ein Indiz. Wirkungsvoller ist eine Zusammenarbeit, die auch tatsächlich selbständig gestaltet ist:
- Ergebnisse vereinbaren statt Arbeitszeiten, wo immer möglich.
- Dem Freelancer die Organisation seiner Arbeit überlassen: Ort, Zeit, Werkzeuge.
- Keine Integration wie Angestellte: keine Pflichtpräsenz, keine Stellenbezeichnung im Organigramm.
- Rechnungen des Freelancers in eigenem Namen und mit eigenem Briefkopf verlangen.
- Darauf achten, dass der Freelancer auch für andere Kunden tätig ist.
- Bei langfristigen, exklusiven Einsätzen eine Anstellung oder einen Personalverleih prüfen.
Was Freelancer selbst tun können
Wichtig ist auch die eigene Vorsorge: Selbständige sind nicht automatisch über einen Arbeitgeber versichert und müssen Vorsorge und Unfallversicherung selbst regeln.
Für Freelancer ist eine anerkannte Selbständigkeit eine Frage der Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden. Hilfreich sind ein eigener Marktauftritt, mehrere Auftraggeber, eigene Infrastruktur und Rechnungen im eigenen Namen. Wer sich bei der Ausgleichskasse anmeldet, sollte die Tätigkeit realistisch beschreiben; die Ausgleichskasse beurteilt sie anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse. Für die Kalkulation des eigenen Stundensatzes hilft der Stundensatz-Rechner, der Sozialversicherungen und Ausfallzeiten berücksichtigt.
Weitere Themen bei Freelancern
| Thema | Warum es wichtig ist | Kapitel |
|---|---|---|
| Rechte an Ergebnissen | Art. 17 URG gilt nicht für Freelancer | Urheber- und Nutzungsrechte |
| Geheimhaltung | Freelancer haben keine gesetzliche Treuepflicht wie Angestellte | Geheimhaltungsvereinbarung |
| Zugriff auf Daten | Datenschutz und Informationssicherheit | Freelancer-Datenzugriff |
| Vertragstyp | Auftrag oder Werkvertrag mit unterschiedlichen Folgen | Werkvertrag oder Auftrag |
Was in den Vertrag mit Freelancern gehört
Der Vertrag entscheidet nicht allein über die Selbständigkeit, aber er prägt die Zusammenarbeit. Ein Vertrag, der Ergebnisse beschreibt, dem Freelancer die Organisation überlässt und ihn nicht in die betriebliche Hierarchie einordnet, unterstützt eine selbständige Gestaltung. Wichtig ist, dass die gelebte Praxis dem Vertrag entspricht — ein Vertrag über Werkleistungen hilft nicht, wenn der Freelancer faktisch wie ein Angestellter eingeplant und geführt wird.
| Inhalt | Hinweis |
|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Ergebnisse oder klar abgegrenzte Leistungen statt Arbeitszeit |
| Vergütung | Festpreis oder Aufwand mit Rechnung im eigenen Namen |
| Organisation | Freie Wahl von Ort, Zeit und Arbeitsmitteln, soweit möglich |
| Rechte an Ergebnissen | Übertragung mindestens im Umfang, den der Kunde verlangt |
| Geheimhaltung und Datenschutz | Pflichten und Zugriffsrechte regeln |
| Vertretung und Subunternehmer | Ob der Freelancer Dritte beiziehen darf |
| Beendigung | Kündigung und Übergabe von Unterlagen |
Angestellte und Freelancer im selben Team
In vielen Projekten arbeiten Angestellte und Freelancer im selben Team. Das ist zulässig, verlangt aber Aufmerksamkeit bei der Führung: Freelancer sollten Aufgaben als Ergebnisse erhalten, nicht als Weisungen wie Angestellte. Auch bei den Rechten unterscheiden sich die Gruppen: Software von Angestellten steht nach Art. 17 URG dem Arbeitgeber zu, für Freelancer gilt das nicht, wie das Kapitel Urheber- und Nutzungsrechte zeigt. Und bei der Arbeitszeit gelten die Regeln des Arbeitsgesetzes nur für Angestellte, wie das Kapitel Zeiterfassungspflicht beschreibt.
Lange Einsätze und Exklusivität
Besonders kritisch sind lange, exklusive Einsätze. Arbeitet ein Freelancer über Monate oder Jahre im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber, mit festen Zeiten und eingebunden in dessen Teamstruktur, nähert sich die Zusammenarbeit einer Anstellung. Die Ausgleichskassen werten die Tätigkeit für im Wesentlichen nur einen Auftraggeber als Indiz für Unselbständigkeit.[3] Für Projektleitende heisst das: Wer einen Freelancer langfristig und voll einplant, sollte gemeinsam mit der Personalabteilung prüfen, ob eine Anstellung oder ein Personalverleih über eine Agentur die passendere Lösung ist.
Ablauf beim Beizug eines Freelancers
- 1Bedarf und Leistung als Ergebnis oder abgegrenzte Aufgabe beschreiben.
- 2Selbständigkeit plausibilisieren: eigener Auftritt, weitere Kunden, Unternehmerrisiko.
- 3Selbständigkeitsbescheinigung der Ausgleichskasse einholen.
- 4Vertrag mit Leistung, Vergütung, Rechten, Geheimhaltung und Datenschutz abschliessen.
- 5Zugriffe auf Systeme und Daten nach dem Prinzip der minimalen Rechte einrichten.
- 6Zusammenarbeit über Ergebnisse steuern, nicht über Präsenz und Weisungen.
- 7Beim Projektende Zugriffe entziehen und Unterlagen zurückfordern.
Checkliste für den Einsatz von Freelancern
- 1Prüfen, ob die geplante Zusammenarbeit tatsächlich selbständig gestaltet ist.
- 2Ergebnisorientierten Vertrag mit klarer Leistungsbeschreibung abschliessen.
- 3Aktuelle Selbständigkeitsbescheinigung der Ausgleichskasse einholen.
- 4Eingliederung in die eigene Organisation vermeiden.
- 5Rechte an Ergebnissen und Geheimhaltung vertraglich regeln.
- 6Zugriffsrechte auf Systeme und Daten auf das Nötige beschränken.
- 7Bei Zweifeln die Beurteilung der Ausgleichskasse einholen.
Den Überblick über weitere Rechtsthemen bietet der Recht-Leitfaden.