Warum braucht HERMES ein Sizing?
Um die Vollständigkeit der Methode zu gewährleisten, ist der volle Umfang von HERMES für grosse Projekte mit hoher Komplexität ausgelegt. Viele Stammorganisationen führen aber vorwiegend mittlere und kleine Projekte. Das Referenzhandbuch verlangt deshalb ausdrücklich, die Anwendung über das Sizing an die Grösse des Vorhabens anzupassen.[1]
Das ist keine Abkürzung, sondern Teil der Methode. Ein Projekt mit drei Personen und drei Monaten Laufzeit, das die Dokumentation eines Bundesprogramms produziert, verliert Zeit, ohne an Governance zu gewinnen. Umgekehrt verliert ein Projekt, das HERMES nach Gefühl kürzt, genau die Nachvollziehbarkeit, für die die Methode steht. Die Grundlagen von Szenarien und Tailoring beschreibt das Kapitel HERMES-Szenarien; hier geht es um die praktische Anwendung.
Wie funktioniert das Sizing?
Die Sizing-Funktion auf HERMES Online ermittelt die Projektwertigkeit aus mehreren Parametern, die der Anwender erfasst. Darauf basierend erhält der Projektleiter ein auf die Vorhabengrösse zugeschnittenes Szenario mit Durchführungsstrukturplan und den notwendigen Vorlagen.[1] Ergebnisse, die durch das Sizing wegfallen, werden ausgegraut; das Szenario lässt sich mit oder ohne Initialisierungsphase laden.[2]
- 1Standardszenario wählen, das zur Lösungsvariante passt.
- 2Parameter zur Projektwertigkeit erfassen.
- 3Ergebnis prüfen: welche Ergebnisse sind ausgegraut, welche bleiben?
- 4Optional per Tailoring weiter anpassen.
- 5Benutzerdefiniertes Szenario mit Strukturplan und Vorlagen herunterladen und im Projektmanagementplan referenzieren.
Weil die Anpassung toolgestützt erfolgt, garantiert sie Methoden-Kontinuität und -Kohärenz. Das ist der entscheidende Unterschied zum manuellen Kürzen: Das Sizing reduziert Komplexität und Dokumentation, ohne die HERMES-Governance zu verletzen.[1]
Was darf beim Tailoring nie wegfallen?
Tailoring bietet vier Eingriffe: Module entfernen, Aufgaben und Ergebnisse entfernen, eigene Module ergänzen, Aufgaben und Ergebnisse ergänzen.[1] Die Grenzen sind klar definiert:
| Element | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| Pflichtmodule | Projektsteuerung, Projektführung, Projektgrundlagen und Einführungsorganisation bleiben in jedem Projekt | Referenzhandbuch, Module |
| Fachmodule | Dürfen ganz wegfallen, wenn sie nicht relevant sind | Anleitung benutzerdefinierte Szenarien |
| Minimal geforderte Dokumente | Bleiben für alle verwendeten Module; entfallen nur mit dem Modul | Referenzhandbuch, Ergebnisse |
| Pflichtrollen | Auftraggeber, Projektleiter, Anwendervertreter, alle auf Anwenderseite | HERMES Online, Rollen |
| Einzelne Ergebnisse und Aufgaben | Ausblenden möglich, Einhaltung der Governance muss selbst geprüft werden | Anleitung benutzerdefinierte Szenarien |
Die Regel zu ganzen Modulen und einzelnen Ergebnissen stammt aus der HERMES-Anleitung: Der Wegfall ganzer Module ist governance-konform, beim Ausblenden einzelner Ergebnisse oder Aufgaben liegt die Verantwortung beim Anwender.[3] Die Pflichtrollen und ihre Besetzungsregeln stehen im Kapitel HERMES-Rollen.[4]
Wie sieht ein schlankes HERMES-Projekt aus?
Klein heisst nicht dokumentenlos. Ein minimal gefordertes Dokument kann aber kurz sein — ein Projektinitialisierungsauftrag auf zwei Seiten erfüllt seinen Zweck, wenn Ziele, Rahmen, Ressourcen und Termine der Initialisierung klar sind. Für ein kleines Projekt ohne Beschaffung und ohne IT-Migration ergibt sich typischerweise dieser Kern:
| Phase | Kernergebnisse | Umfang in der Praxis |
|---|---|---|
| Initialisierung | Projektinitialisierungsauftrag, Studie mit Rechtsgrundlagen- und Schutzbedarfsanalyse, Projektmanagementplan, Durchführungsauftrag | Kurz und fokussiert; die Studie kann wenige Varianten vergleichen |
| Lösungsentstehung | Lösungsanforderungen, Organisationskonzept falls Abläufe betroffen, Einführungskonzept, Abnahmeprotokoll | Szenarioabhängig; Fachmodule nur wenn nötig |
| Laufend | Projektstatusbericht, Phasenbericht, Listen der Projektentscheide | Ein Statusbericht pro Monat ist oft ausreichend |
| Abschluss | Projektschlussbeurteilung, Projekterfahrungen | Fokussiert auf Soll-Ist und Lessons Learned |
Die Tabelle ist ein Beispiel, kein Ersatz für das Sizing. Welche Dokumente minimal gefordert sind, entscheidet das Szenario zusammen mit den Vorgaben der Stammorganisation. Die Inhalte der Schlüsseldokumente beschreibt das Kapitel HERMES-Ergebnisse.
Und am anderen Ende: lange und komplexe Vorhaben?
Tailoring wirkt auch nach oben. Lange oder komplexe Vorhaben müssen nicht zwingend als Programm strukturiert werden; sie können als Projekte mit Realisierungseinheiten durchgeführt werden.[5] Wer ein Vorhaben in Etappen realisiert, bündelt so Steuerung und Governance in einem Projekt, ohne die zusätzliche Programmorganisation aufzubauen. Für mehrere zusammenhängende Projekte mit gemeinsamem Ziel bietet HERMES dagegen das Programmmanagement.[6]
Vereinfachte kantonale Varianten
Vereinfachte Varianten ersetzen nicht das Verständnis der Grundlogik. Wer HERMES EXPRESS oder eine andere kantonale Fassung anwendet, arbeitet weiterhin mit Phasen, Rollen, Freigaben und Ergebnissen; nur Zahl und Umfang der Elemente sind reduziert. Deshalb lohnt es sich auch in einer vereinfachten Umgebung, die Begriffe des Referenzhandbuchs zu kennen — spätestens wenn ein Projekt wächst und auf das volle Modell umgestellt werden muss.
Einige Kantone stellen eigene, vereinfachte Fassungen bereit. Der Kanton Freiburg etwa bietet mit HERMES EXPRESS eine schlanke Variante mit vier Phasen und Dokumentvorlagen wie Projektmanagementplan und Projektstatusbericht an.[7] Solche Varianten sind Vorgaben der jeweiligen Stammorganisation: Wer für diesen Kanton arbeitet, folgt ihnen; für andere Auftraggeber gelten deren Regeln. Weitere kantonale Beispiele stehen im Kapitel HERMES in Kantonen und Gemeinden.
Beispiel: Sizing für ein kleines Organisationsprojekt
Eine Gemeindeverwaltung will den Ablauf für Baugesuche digitalisieren, ohne neue Software zu entwickeln: Formulare, Zuständigkeiten und Fristen werden neu organisiert, ein bestehendes Werkzeug wird konfiguriert. Das passende Standardszenario ist Organisationsanpassung, ergänzt um die Konfiguration einer bestehenden Lösung. Das Sizing ergibt eine tiefe Projektwertigkeit: kurze Laufzeit, wenige Beteiligte, geringe Risiken.
Nach dem Sizing bleiben die Pflichtmodule mit ihren minimal geforderten Dokumenten. Das Modul Beschaffung entfällt, weil nichts ausgeschrieben wird; IT-Migration und IT-Betrieb entfallen, weil kein neues System entsteht. Die Rollen werden gebündelt: Die Leiterin der Bauverwaltung ist Auftraggeberin, ein Mitarbeiter der Verwaltung führt das Projekt, eine Sachbearbeiterin vertritt die Anwender und übernimmt gleichzeitig Tests. Der Gemeinderat ist als Steuerung für die Durchführungsfreigabe festgelegt. Die Studie vergleicht zwei Varianten auf wenigen Seiten, der Projektmanagementplan begründet die Tailoring-Entscheide.
Wie viel Dokumentation ist genug?
Die Frage stellt sich in jedem kleinen Projekt. Eine brauchbare Faustregel: Ein Dokument ist ausreichend, wenn die Person, die den nächsten Entscheid trifft, damit entscheiden kann, und wenn eine Person, die das Projekt später übernimmt, die Gründe nachvollziehen kann. Alles darüber hinaus ist Aufwand, der in kleinen Projekten fehlt. Hilfreich sind kurze Vorlagen, die Pflichtinhalte vorgeben, aber keinen Umfang erzwingen.
- Lieber eine halbe Seite pro Pflichtinhalt als ein vollständiges Kapitel ohne Aussage.
- Entscheidungen und ihre Begründung festhalten, nicht den Weg dorthin.
- Tabellen statt Fliesstext für Listen, Termine und Verantwortlichkeiten.
- Bestehende Dokumente der Stammorganisation referenzieren statt kopieren.
Häufige Tailoring-Fehler
- Pflichtmodule kürzen, weil ein Dokument lästig ist — damit verliert das Projekt seine Governance-Konformität.
- Ein umfangreiches Szenario wählen, um auf der sicheren Seite zu sein, und dann alles manuell ausblenden.
- Den Auftraggeber zugleich als Projektleiter einsetzen.
- Tailoring-Entscheide nicht dokumentieren, sodass die Revision fehlende Ergebnisse als Mängel wertet.
- Die Vorgaben der Stammorganisation übersehen, die strengere Regeln als der HERMES-Standard enthalten können.
Tailoring bei agiler Umsetzung
Auch bei agiler Umsetzung gelten die minimal geforderten Ergebnisse. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt: Viele Ergebnisse entstehen nicht am Stück, sondern wachsen von Release zu Release. Ein ISDS-Konzept etwa wird initial erarbeitet und vor jeder Vorabnahme überprüft.[8] Für das Tailoring heisst das: Nicht das Dokument wird gekürzt, sondern seine Erstfassung. Der Anwendervertreter führt die Lieferergebnisse als Einträge im Backlog, der Projektleiter legt mit ihm fest, welche Ergebnisse zu welchem Release vorliegen müssen. So bleibt die Governance gewahrt, ohne dass das Team vor dem ersten Sprint Dokumente auf Vorrat schreibt. Weiteres dazu im Kapitel HERMES agil.
Tailoring-Entscheide nachvollziehbar machen
Revisionsstellen und die Finanzkontrolle prüfen nicht, ob ein Projekt möglichst viele Dokumente produziert, sondern ob es seine Governance einhält. Deshalb gehören Sizing- und Tailoring-Entscheide in den Projektmanagementplan:
- Welches Standardszenario wurde gewählt, und warum?
- Welche Projektwertigkeit hat das Sizing ergeben?
- Welche Module wurden entfernt, mit welcher Begründung?
- Welche einzelnen Ergebnisse wurden ausgeblendet, und wie bleibt die Governance gewahrt?
- Welche eigenen Ergebnisse oder Module wurden ergänzt, etwa für Vorgaben der Stammorganisation?
So bleibt auch Monate später nachvollziehbar, warum ein Ergebnis fehlt — und ein Nachfolger in der Projektleitung muss den Zuschnitt nicht neu erfinden.
Checkliste: HERMES schlank und korrekt anwenden
- 1Szenario passend zur Lösungsvariante wählen, nicht das umfangreichste.
- 2Sizing auf HERMES Online durchführen und das Ergebnis herunterladen.
- 3Nur ganze, nicht relevante Fachmodule entfernen; Pflichtmodule bleiben.
- 4Minimal geforderte Dokumente kurz halten statt streichen.
- 5Drei Pflichtrollen besetzen, Rollen bündeln wo zulässig.
- 6Vorgaben der Stammorganisation prüfen, etwa kantonale Vorlagen oder vereinfachte Varianten.
- 7Alle Entscheide im Projektmanagementplan begründen.
- 8Den Zuschnitt in den Projekterfahrungen bewerten, damit das nächste Projekt profitiert.
Eine Übersicht über die Methode bietet der HERMES-Leitfaden. Wer kleine Projekte grundsätzlich schlank aufsetzen will, findet ergänzend die Checkliste Projektauftrag.