Was nach der Übergabe kommt
Mit der Übergabe ist ein Bauprojekt nicht abgeschlossen. In den Jahren danach zeigen sich Mängel, Sicherheiten werden fällig und Verjährungsfristen laufen ab. Die Leistungsphase 9 begleitet diese Zeit. Mit 2 Prozent der Grundleistungen bei Gebäuden und Innenräumen ist sie honorarmäßig klein, bei Verkehrsanlagen sogar nur 1 Prozent, für die Bauherrschaft aber wertvoll, weil sie hilft, Mängelrechte rechtzeitig zu sichern.[1][3]
Welche Grundleistungen gehören dazu?
Auffällig ist der Umfang: Gegenüber den anderen Phasen ist die Liste der Grundleistungen in LPH 9 kurz. Das erklärt den geringen Honoraranteil — und zeigt zugleich, dass viele Tätigkeiten nach der Übergabe, die Bauherren erwarten, nicht automatisch dazugehören.
Anlage 10 zur HOAI nennt für die Objektbetreuung drei Grundleistungen:[2]
| Grundleistung | Bedeutung |
|---|---|
| Fachliche Bewertung der innerhalb der Verjährungsfristen für Gewährleistungsansprüche festgestellten Mängel, längstens bis zum Ablauf von fünf Jahren seit Abnahme der Leistung, einschließlich notwendiger Begehungen | Einschätzung, ob ein Mangel vorliegt und wer verantwortlich ist |
| Objektbegehung zur Mängelfeststellung vor Ablauf der Verjährungsfristen für Mängelansprüche gegenüber den ausführenden Unternehmen | Letzte systematische Prüfung, bevor Ansprüche verjähren |
| Mitwirken bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen | Rückgabe von Gewährleistungsbürgschaften oder Einbehalten |
Wie werden Mängel nach der Übergabe bewertet?
Wenn sich nach der Abnahme ein Mangel zeigt, ist die erste Frage: Handelt es sich überhaupt um einen Mangel, und welches Unternehmen ist verantwortlich? Die fachliche Bewertung durch den Planer ist dafür die Grundlage.[2] Sie ist zeitlich begrenzt: längstens bis fünf Jahre nach der Abnahme der Leistung. Das entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist für Mängelansprüche bei Bauwerken nach § 634a BGB; bei Verträgen nach VOB/B kann eine andere Frist vereinbart sein.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Überwachung der Mängelbeseitigung: Die fachliche Bewertung gehört zur Grundleistung, die Überwachung der Beseitigung von Mängeln, die nach der Abnahme innerhalb der Verjährungsfrist auftreten, ist dagegen in der HOAI als Besondere Leistung aufgeführt.[2] Die Überwachung der Beseitigung der bei der Abnahme festgestellten Mängel gehört noch zur Leistungsphase 8.
Die Begehung vor Ablauf der Verjährung
Bei großen Objekten mit vielen Gewerken lohnt es sich, nicht eine einzige Begehung kurz vor dem ersten Fristende anzusetzen, sondern die Begehungen nach den Fristen der einzelnen Gewerke zu staffeln. So bleibt für jedes Gewerk genügend Zeit für Mängelanzeige und Beseitigung. Die Begehung sollte mit Protokoll und Fotos dokumentiert werden; das Protokoll ist zugleich Grundlage für die Entscheidung über die Freigabe der Sicherheiten.
Die Objektbegehung vor Ablauf der Verjährungsfristen ist die wichtigste Leistung dieser Phase.[2] Sie gibt der Bauherrschaft die Chance, Mängel noch rechtzeitig zu rügen und geltend zu machen. Weil die Fristen je nach Gewerk unterschiedlich enden können, braucht es eine Übersicht — genau die Auflistung der Verjährungsfristen, die der Planer bei der Übergabe in der Leistungsphase 8 erstellt hat. Die Begehung sollte so früh vor Fristablauf angesetzt werden, dass Mängel noch vor Ende der Frist schriftlich geltend gemacht werden können.
Wann werden Sicherheiten freigegeben?
In der Praxis ist es sinnvoll, alle Sicherheiten eines Projekts in einer Liste mit Betrag, Aussteller, Laufzeit und Rückgabebedingungen zu führen. Vor jeder Rückgabe sollte der Planer bestätigen, dass keine offenen Mängel bekannt sind. Wurde eine Sicherheit einmal zurückgegeben, lässt sie sich kaum wieder verlangen.
Viele Bauverträge sehen Sicherheiten für die Mängelansprüche vor, etwa Bürgschaften oder Einbehalte. Sie sind nach Ablauf der vereinbarten Frist freizugeben, wenn keine Ansprüche bestehen. Der Planer wirkt bei dieser Freigabe mit.[2] Für die Bauherrschaft ist das eine wichtige Kontrollstelle: Eine Sicherheit sollte erst zurückgegeben werden, wenn geprüft ist, dass keine offenen Mängel mehr bestehen.
Besondere Leistungen in der Objektbetreuung
Ob sich die Beauftragung solcher Leistungen lohnt, hängt vom Objekt ab. Bei technisch komplexen Gebäuden mit vielen Gewerken und Wartungsverträgen kann eine Begleitung in den ersten Betriebsjahren viel Ärger ersparen. Bei einfachen Objekten genügt oft eine sorgfältige Fristenliste und eine Begehung vor Fristablauf. Entscheidend ist, die gewünschten Leistungen schon bei der Beauftragung zu klären, statt sie nach der Übergabe nachträglich zu verhandeln.
Über die Grundleistungen hinaus werden in der Objektbetreuung häufig weitere Leistungen vereinbart. Die HOAI nennt unter anderem die Überwachung der Mängelbeseitigung innerhalb der Verjährungsfrist; in der Praxis kommen etwa Bestandsdokumentationen, Betriebs- und Wartungskonzepte oder die Begleitung von Nutzern in der Einlaufphase hinzu.[2] Solche Leistungen sind frei zu vereinbaren und zu vergüten, wie das Kapitel Grundleistungen und Besondere Leistungen beschreibt.
Beauftragung und Fälligkeit
Für die Bauherrschaft hat die Teilabnahme einen Nebeneffekt, den sie kennen sollte: Mit der Abnahme der Planerleistungen bis LPH 8 beginnt auch die Verjährung der Mängelansprüche gegen den Planer für diese Leistungen. Das ist sachgerecht, weil die Leistungen abgeschlossen sind, sollte aber bewusst entschieden werden.
Weil sich die Objektbetreuung über Jahre erstreckt, stellt sich die Frage, wann das Honorar fällig wird. Die HOAI 2021 verweist für die Fälligkeit auf die Regeln des BGB zur Schlussrechnung bei Architekten- und Ingenieurverträgen. Das BGB erlaubt zudem eine Teilabnahme der Leistungen bis zur Abnahme der letzten Leistung des bauausführenden Unternehmers (§ 650s BGB). In der Praxis bedeutet das: Die Leistungen bis einschließlich LPH 8 können abgenommen und schlussgerechnet werden, während die LPH 9 noch läuft. Es empfiehlt sich, diese Teilabnahme im Vertrag ausdrücklich vorzusehen.
LPH 9 im Projektmanagement
Für die Organisation nach der Übergabe eignet sich eine einfache Aufgabenliste mit Fälligkeiten, die auch nach dem Ende des Planervertrags weitergeführt wird.
| Aufgabe | Zeitpunkt | Werkzeug |
|---|---|---|
| Verjährungsfristen je Gewerk erfassen | Bei der Übergabe | Fristenliste |
| Mängel melden und dokumentieren | Laufend | Mängelliste mit Fotos und Datum |
| Begehung vor Fristablauf terminieren | Einige Monate vor Ablauf | Kalender mit Erinnerung |
| Mängelansprüche schriftlich geltend machen | Vor Fristablauf | Schreiben an das Unternehmen |
| Sicherheiten prüfen und freigeben | Nach Ablauf und Mängelfreiheit | Bürgschaftsliste |
Für den Projektabschluss hilft die Vorlage Projektabschlussbericht, die Erfahrungen und offene Punkte festhält.
Verjährungsfristen im Überblick
Für die Bauherrschaft empfiehlt es sich, die Fristenliste nicht nur dem Planer zu überlassen, sondern sie in die eigene Organisation zu übernehmen — etwa in die Objektverwaltung oder das Facility Management. Planerverträge enden, Mitarbeitende wechseln, die Fristen bleiben.
Wie lange Mängelansprüche gegen die ausführenden Unternehmen bestehen, hängt vom Vertrag ab. Für Bauwerke beträgt die Verjährungsfrist nach § 634a BGB grundsätzlich fünf Jahre ab Abnahme; bei Verträgen nach VOB/B ist, wenn nichts anderes vereinbart ist, eine kürzere Frist vorgesehen. Da Unternehmen eines Projekts zu unterschiedlichen Bedingungen und Zeitpunkten abgenommen werden, enden die Fristen oft nicht gleichzeitig. Genau deshalb ist die Auflistung der Verjährungsfristen bei der Übergabe so wichtig.[2]
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Gewerk und Unternehmen | Vertragspartner der Mängelansprüche |
| Vertragsgrundlage | BGB-Vertrag oder VOB/B, vereinbarte Frist |
| Abnahmedatum | Beginn der Verjährung |
| Fristende | Datum, bis zu dem Ansprüche geltend zu machen sind |
| Sicherheit | Art und Höhe, Rückgabebedingungen |
| Termin der Begehung | Rechtzeitig vor Fristende |
Mängelmanagement in der Nutzungsphase
Nach der Übergabe melden häufig die Nutzer oder der Betrieb Mängel, nicht die Bauherrschaft selbst. Damit Mängel rechtzeitig und nachvollziehbar verfolgt werden, braucht es einen einfachen Prozess:
- 1Mängel zentral erfassen, mit Datum, Ort, Beschreibung und Fotos.
- 2Fachliche Bewertung durch den Planer einholen.
- 3Verantwortliches Unternehmen bestimmen und Mangel schriftlich anzeigen, mit Frist zur Beseitigung.
- 4Beseitigung kontrollieren und dokumentieren.
- 5Bei Nichtbeseitigung weitere Schritte prüfen, etwa Ersatzvornahme oder Inanspruchnahme der Sicherheit.
Die fachliche Bewertung gehört zur Grundleistung, die Überwachung der Mängelbeseitigung nach der Abnahme zu den Besonderen Leistungen.[2] Wer diese Überwachung durch den Planer wünscht, sollte sie bereits im Vertrag vereinbaren.
Typische Fehler
- Keine Liste der Verjährungsfristen: Fristen laufen unbemerkt ab.
- Begehung zu knapp vor Fristablauf: keine Zeit für die Mängelanzeige.
- Sicherheiten ohne Prüfung zurückgegeben.
- Mängelbeseitigung nach der Abnahme ohne Vereinbarung überwacht: Streit über die Vergütung.
- Dokumentation nicht übergeben: Betrieb und Wartung erschwert.
Den Überblick über alle Phasen bietet der HOAI-Leitfaden; die vorhergehende Phase beschreibt das Kapitel LPH 8: Objektüberwachung.