Was ist Projektsteuerung?
Der Bedarf an Projektsteuerung wächst mit der Größe und Komplexität eines Vorhabens. Bei einem Einfamilienhaus übernimmt die Bauherrschaft diese Aufgaben meist selbst, unterstützt durch den Architekten. Bei einem Schulneubau, einem Krankenhaus oder einem Bürogebäude mit vielen Beteiligten braucht es dagegen eine Instanz, die das Gesamtprojekt im Blick behält, die Planer koordiniert und die Bauherrschaft bei Entscheidungen vorbereitet. Genau diese Lücke füllt die Projektsteuerung.
Bauherren haben Aufgaben, die sie nicht an Planer delegieren können oder wollen: Ziele setzen, entscheiden, Verträge schließen, Kosten und Termine im Blick behalten. Bei größeren Vorhaben fehlt dafür oft die eigene Kapazität. Projektsteuerer übernehmen dann die delegierbaren Teile dieser Aufgaben. Sie arbeiten im Auftrag der Bauherrschaft, nicht der Planer oder Unternehmen.
Projektsteuerungsleistungen unterliegen seit 2009 nicht mehr den HOAI-Regelungen; in der Praxis haben sich Leistungsbild und Honorarregelung der AHO-Fachkommission «Projektsteuerung/Projektmanagement» durchgesetzt.[2] Das AHO-Heft 9 trägt den Titel «Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft – Standards für Leistungen und Vergütung».[1]
Projektleitung und Projektsteuerung
Für Projekte der öffentlichen Hand ist zudem zu beachten, dass bestimmte Entscheidungen den zuständigen Gremien vorbehalten sind und nicht delegiert werden können.
In der Praxis wird die Grenze zwischen beiden Leistungsbildern oft durch Vollmachten gezogen. Erhält ein externer Projektmanager die Vollmacht, im Namen der Bauherrschaft zu entscheiden und Verträge abzuschließen, übernimmt er Aufgaben der Projektleitung. Ohne solche Vollmacht bleibt er bei der Projektsteuerung und bereitet Entscheidungen vor, die die Bauherrschaft selbst trifft. Für die Bauherrschaft ist wichtig, diese Grenze bewusst zu ziehen und schriftlich festzuhalten.
Das AHO-Heft 9 unterscheidet zwei Leistungsbilder: Projektleitung und Projektsteuerung; beide zusammen bilden die Projektmanagementleistungen.[2] Die Projektleitung umfasst Aufgaben mit Entscheidungs- und Durchsetzungskompetenz, die ohne Vollmacht nicht delegierbar sind; die Projektsteuerung umfasst die beratenden, koordinierenden und kontrollierenden Aufgaben, die die Bauherrschaft delegieren kann.
| Merkmal | Projektleitung | Projektsteuerung |
|---|---|---|
| Charakter | Entscheidungs- und Durchsetzungsfunktion | Beratung, Koordination, Kontrolle |
| Delegierbarkeit | Nur mit Vollmacht | Delegierbar |
| Typische Aufgaben | Ziele setzen, Entscheidungen herbeiführen und durchsetzen, Verträge schließen | Organisieren, Informieren, Termine und Kosten steuern, Verträge vorbereiten |
| Verantwortung | Bauherrschaft oder Bevollmächtigte | Projektsteuerer als Berater |
Die fünf Handlungsbereiche
Handlungsbereich E «Verträge und Versicherungen» wird oft unterschätzt. Eine durchdachte Vertragsstrategie — Einzelvergabe oder Generalunternehmer, Vertragsmuster, Sicherheiten, Versicherungen — prägt Kosten und Risiken eines Projekts erheblich. Projektsteuerer bereiten diese Entscheidungen vor; die Verträge selbst prüft bei Bedarf eine juristische Beratung.
Für die Bauherrschaft liegt der Wert dieser Struktur darin, dass Leistungen gezielt beauftragt werden können. Wer etwa intern eine starke Kostenkontrolle hat, aber keine Erfahrung mit Terminsteuerung, kann den Handlungsbereich D für bestimmte Projektstufen beauftragen und die übrigen Bereiche selbst abdecken. So lässt sich die Projektsteuerung an die eigenen Fähigkeiten anpassen.
Das Leistungsbild Projektsteuerung gliedert sich in fünf Handlungsbereiche.[1]
| Handlungsbereich | Inhalt (Beispiele) |
|---|---|
| A Organisation, Information, Koordination und Dokumentation | Projektorganisation, Projekthandbuch, Berichtswesen, Entscheidungsvorbereitung, Dokumentation |
| B Qualitäten und Quantitäten | Nutzerbedarf, Raumprogramm, Qualitätsstandards, Prüfung der Planungsergebnisse |
| C Kosten und Finanzierung | Kostenrahmen, Kostensteuerung, Mittelabfluss, Finanzierung |
| D Termine, Kapazitäten und Logistik | Rahmen- und Steuerungsterminpläne, Kapazitätsplanung, Baulogistik |
| E Verträge und Versicherungen | Vertragsstrategie, Vorbereitung und Abwicklung der Verträge, Versicherungen |
Handlungsbereich A ist handlungsbereichsübergreifend und bezieht die übrigen Bereiche ein. Die konkreten Einzelleistungen je Bereich und Stufe enthält das Heft; die DVP hat eine Synopse der Änderungen zwischen 4. und 5. Auflage veröffentlicht.[4]
Die fünf Projektstufen und die HOAI
Die Projektstufe 1 «Projektvorbereitung» umfasst dabei häufig Aufgaben, die vor jeder Planerbeauftragung liegen: Projektorganisation aufsetzen, Ziele und Budget klären, Beteiligte bestimmen, Vergabe der Planerleistungen vorbereiten.
Für die Projektplanung ist diese Zuordnung praktisch: Die Meilensteine der Projektsteuerung — etwa Abschluss der Planung, Abschluss der Vergaben, Abnahme — fallen mit den Übergängen zwischen Leistungsphasen zusammen. Ein gemeinsamer Terminplan, der Projektstufen und Leistungsphasen verbindet, macht für alle Beteiligten sichtbar, wo das Projekt steht.
Die Handlungsbereiche sind in fünf Projektstufen differenziert.[1] Die Projektstufen lassen sich grob den Leistungsphasen der HOAI zuordnen:
| Projektstufe | Bezeichnung | Entspricht etwa |
|---|---|---|
| 1 | Projektvorbereitung | Vor und mit LPH 1 |
| 2 | Planung | LPH 2 bis 4 |
| 3 | Ausführungsvorbereitung | LPH 5 bis 7 |
| 4 | Ausführung | LPH 8 |
| 5 | Projektabschluss | LPH 9 und Abschluss |
Die Bezeichnungen der Projektstufen folgen der Darstellung der Bauhaus-Universität Weimar.[2] Die Zuordnung zu den Leistungsphasen ist eine Orientierung; Projektsteuerung beginnt oft früher als die Objektplanung, etwa mit Bedarfsermittlung und Projektorganisation.
Wie wird Projektsteuerung honoriert?
Bei der Honorierung nach Zeitaufwand sind eine Kapazitätsplanung und regelmäßige Leistungsnachweise üblich, damit die Bauherrschaft den Aufwand nachvollziehen kann. Bei einer Honorierung nach anrechenbaren Kosten ist dagegen zu klären, wie sich Kostenänderungen und Bauzeitverlängerungen auf das Honorar auswirken — ein Punkt, den die 5. Auflage stärker geregelt hat.
Für Bauherren ist bei der Beauftragung wichtig, den Leistungsumfang genau festzulegen: welche Projektstufen, welche Handlungsbereiche, welche Einzelleistungen. Das AHO-Heft unterscheidet zudem Grundleistungen und Besondere Leistungen der Projektsteuerung. Eine pauschale Beauftragung «Projektsteuerung nach AHO» ohne diese Festlegung führt leicht zu unterschiedlichen Erwartungen.
Da die Projektsteuerung nicht mehr in der HOAI geregelt ist, ist das Honorar frei vereinbar. Das AHO-Heft 9 enthält eine Honorarempfehlung, die sich an anrechenbaren Kosten orientiert, sowie Regelungen zur Honorierung nach Zeitaufwand. In der 5. Auflage wurden unter anderem die Vergütungssätze angehoben und Bauzeit und Vergütung stärker verzahnt. Öffentliche Auftraggeber schreiben Projektsteuerungsleistungen häufig ausdrücklich «gemäß AHO Heft 9» aus und definieren den Umfang über Projektstufen und Handlungsbereiche.
| Modell | Grundlage | Geeignet für |
|---|---|---|
| Nach anrechenbaren Kosten | Honorartafel der AHO-Empfehlung | Klar umrissene Bauvorhaben |
| Nach Zeitaufwand | Verrechnungssätze, Kapazitätsplanung | Offene oder lange Vorhaben |
| Pauschal je Projektstufe | Vereinbarter Leistungsumfang | Stufenweise Beauftragung |
5. und 6. Auflage
Unterschiede zwischen den Auflagen betreffen etwa die Beschreibung der Einzelleistungen, die Mitwirkungshandlungen der Bauherrschaft und die Vergütungsempfehlungen. Für die Verhandlung lohnt es sich deshalb, die maßgebliche Auflage vorab gemeinsam zu sichten.
Wer einen laufenden Projektsteuerungsvertrag auf Basis der 5. Auflage hat, muss ihn nicht anpassen; die Auflage gilt, die vereinbart wurde. Für neue Verträge sollte bewusst entschieden werden, welche Auflage zugrunde gelegt wird, und das im Vertrag festgehalten werden.
Die 5. Auflage des AHO-Heftes 9 erschien im März 2020.[1] Inzwischen ist eine 6. Auflage mit Stand Mai 2025 erschienen, auf die sich Schulungen und Ausschreibungen beziehen.[3] Für Verträge ist deshalb wichtig, die maßgebliche Auflage ausdrücklich zu nennen — Leistungsbeschreibungen und Honorarempfehlungen unterscheiden sich zwischen den Auflagen.
Abgrenzung zur Objektplanung
Projektsteuerung und Objektplanung überschneiden sich in einigen Bereichen, etwa bei Terminplanung und Kostenkontrolle. Der Unterschied liegt in der Perspektive: Der Objektplaner plant und überwacht sein Werk; der Projektsteuerer steuert das Gesamtprojekt im Interesse der Bauherrschaft und kontrolliert dabei auch die Planer. Ein typisches Beispiel: Der Objektplaner führt in der LPH 8 einen Terminplan als Balkendiagramm, der Projektsteuerer führt den übergeordneten Steuerungsterminplan über alle Beteiligten. Wie beide Pläne zusammenhängen, zeigt das Kapitel Bauzeitenplan erstellen; die Aufgaben des Objektplaners in der Bauphase beschreibt das Kapitel LPH 8: Objektüberwachung.
Wann lohnt sich eine Projektsteuerung?
Auch eine zeitlich begrenzte Beauftragung ist möglich, etwa nur für die kritische Phase von der Vergabe bis zur Abnahme. Wichtig ist, dass der Projektsteuerer früh genug einsteigt, um die Grundlagen der Steuerung — Terminrahmen, Budgetstruktur, Berichtswesen — selbst mitzugestalten.
Für kleinere Vorhaben kann es genügen, nur einzelne Handlungsbereiche zu beauftragen, etwa die Kosten- und Terminsteuerung während der Ausführung. Wichtig ist, dass klar ist, wer die übrigen Aufgaben übernimmt — sonst entstehen Lücken genau an den Stellen, an denen sie am teuersten werden.
Gerade öffentliche Bauherren beauftragen Projektsteuerung häufig, weil sie Entscheidungen gegenüber politischen Gremien begründen und Kosten transparent darstellen müssen. Ausschreibungen solcher Leistungen beziehen sich regelmäßig ausdrücklich auf das AHO-Heft 9 und definieren den Umfang über Projektstufen und Handlungsbereiche.
- Bei großen oder komplexen Vorhaben mit vielen Beteiligten.
- Wenn der Bauherrschaft eigene Kapazität oder Erfahrung im Bauprojektmanagement fehlt.
- Bei öffentlichen Bauherren mit hohen Anforderungen an Dokumentation und Kostentransparenz.
- Wenn Termine oder Kosten besonders kritisch sind.
- Bei mehreren Nutzern mit unterschiedlichen Anforderungen.
Für kleinere Vorhaben kann es genügen, einzelne Handlungsbereiche oder Projektstufen zu beauftragen, etwa Kosten- und Terminsteuerung in der Ausführung. Den Überblick über die Leistungsphasen bietet der HOAI-Leitfaden; allgemeine Grundlagen der Projektorganisation beschreibt der Glossareintrag Projektorganisation.