Was ist ein HERMES-Modul?
Module sind wiederverwendbare, den Phasen zugeordnete Bausteine zur Erstellung von Projekten und Szenarien. Thematisch zusammengehörende Ergebnisse und die mit ihnen verknüpften Aufgaben bilden ein Modul.[1] Ein Szenario besteht aus mehreren Modulen oder Teilen davon; dasselbe Modul kann in mehreren Szenarien vorkommen.
Jede Modulbeschreibung ist gleich aufgebaut: Zweck, «Was ist zu tun» und eine Tabelle der Aufgaben mit den daraus entstehenden Ergebnissen je Phase.[2] Wer ein HERMES-Projekt plant, findet deshalb in den Modulen die eigentliche Arbeitsliste — die Phasen sagen wann, die Module was. Welche Module ein Projekt nutzt, legt das gewählte Szenario fest.
Welche Module sind Pflicht?
Damit die Projekt-Governance eingehalten werden kann, müssen vier Module in jedem Projekt vorkommen:[1]
- Projektsteuerung: gesamthafte, organisationsübergreifende Steuerung und Zielerreichung.
- Projektführung: Planung, Führung und Koordination des Projekts.
- Projektgrundlagen: fundierte Ausgangslage in der Initialisierung.
- Einführungsorganisation: Schulung, Einführung und Übergang in den neuen Zustand.
Die übrigen acht Module kommen je nach Szenario und Tailoring hinzu. Ist ein Modul für das Projekt nicht relevant, entfallen auch seine minimal geforderten Dokumente.
Die zwölf Standardmodule im Überblick
| Modul | Ebene | Einsatz | Kernergebnisse (Auswahl) |
|---|---|---|---|
| Projektsteuerung | Steuerung | Alle Phasen | Projektinitialisierungsauftrag, Durchführungsauftrag, QS- und Risikobericht, Liste Projektentscheide Steuerung |
| Projektführung | Führung | Alle Phasen | Projektmanagementplan, Projektstatusbericht, Phasenbericht, Änderungsantrag, Stakeholderliste |
| Projektgrundlagen | Ausführung | Initialisierung | Studie, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse, Beschaffungsanalyse |
| Beschaffung | Ausführung | Konzept oder Umsetzung | Ausschreibungsunterlagen, Evaluationsbericht, Vereinbarung |
| Organisation | Ausführung | Lösungsentstehung | Organisationsanforderungen, Organisationskonzept, Prozessbeschreibung |
| Produkt | Ausführung | Lösungsentstehung | Produktkonzept, Lösungsanforderungen, Detailspezifikation |
| IT-System | Ausführung | Lösungsentstehung | Lösungsarchitektur, Systemkonzept, Integrationskonzept |
| Tests | Ausführung | Lösungsentstehung und Abschluss | Testkonzept, Testprotokoll, Testinfrastruktur realisiert |
| Einführungsorganisation | Ausführung | Lösungsentstehung | Einführungskonzept, Abnahmeprotokoll, Einführungsmassnahmen durchgeführt |
| IT-Migration | Ausführung | Lösungsentstehung und Abschluss | Migrationskonzept, Migration durchgeführt, Altsystem entfernt |
| IT-Betrieb | Ausführung | Lösungsentstehung | Betriebskonzept, Service Level Agreement, Betriebshandbuch |
| ISDS | Ausführung | Lösungsentstehung | ISDS-Konzept, ISDS-Massnahmen realisiert |
«Lösungsentstehung» meint klassisch die Phasen Konzept, Realisierung und Einführung, agil die Phase Umsetzung. Tests und IT-Migration reichen in den Abschluss hinein, weil dort die Testinfrastruktur übergeben und das Altsystem entfernt wird.[1]
Module für Steuerung und Führung
Projektsteuerung
Das Modul sorgt für die gesamthafte und organisationsübergreifende Steuerung des Projekts und stellt die Erreichung der Ziele sicher. Zu tun ist: das Projekt initialisieren, kontinuierlich steuern und die Übereinstimmung mit Zielen und Vorgaben der Stammorganisation sicherstellen, Anliegen der Stakeholder integrieren, Entscheide zu Risiken treffen und das Projekt abschliessen oder vorzeitig abbrechen.[1] Fast alle Phasen-Meilensteine sind Entscheidungsaufgaben dieses Moduls — von der Projektinitialisierungsfreigabe bis zum Projektabschluss, dazu die optionale Releasefreigabe und der Projektabbruch.
Projektführung
Im Modul Projektführung wird das Projekt geplant, geführt und koordiniert. Dazu gehören Risiken managen, Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen, Leistungen vereinbaren und steuern, Änderungen managen, Stakeholder informieren und die Qualitätssicherung führen.[1] Für Projektleitende ist es das Alltagsmodul: Hier entstehen Projektstatusbericht, Arbeitsauftrag, Änderungsantrag und die Unterlagen für jede Phasenfreigabe.
Welche Aufgaben stecken in Projektsteuerung und Projektführung?
Die beiden Führungsmodule begleiten das Projekt über alle Phasen und erzeugen den grössten Teil der Projektmanagement-Dokumente. Ihre Aufgaben und Ergebnisse laut Referenzhandbuch:[1]
| Aufgabe | Wichtigste Ergebnisse |
|---|---|
| Entscheid Projektinitialisierungsfreigabe treffen | Projektinitialisierungsauftrag, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Durchführungsfreigabe treffen | Durchführungsauftrag, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Phasenfreigabe treffen | QS- und Risikobericht, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Releasefreigabe treffen (optional) | QS- und Risikobericht, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen | QS- und Risikobericht, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Projektabschluss treffen | QS- und Risikobericht, Checkliste, Meilenstein |
| Entscheid Projektabbruch treffen | Projektschlussbeurteilung, Projekterfahrungen, Checkliste |
| Projekt steuern | QS- und Risikobericht, Liste Projektentscheide Steuerung |
| Aufgabe | Wichtigste Ergebnisse |
|---|---|
| Durchführungsauftrag und Projektmanagementplan erarbeiten | Durchführungsauftrag, Projektmanagementplan |
| Projekt führen und kontrollieren | Arbeitsauftrag, Projektstatusbericht, Protokoll, Lösungsanforderungen, Detailspezifikation |
| Risiken managen | Projektstatusbericht, Projektmanagementplan |
| Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen | Projekterfahrungen |
| Änderungen managen | Änderungsantrag, Änderungsstatusliste |
| Leistungen vereinbaren und steuern | Offertanfrage, Angebot, Evaluationsbericht, Vereinbarung |
| Stakeholder managen und informieren | Stakeholderliste, Stakeholderinteressen |
| Qualitätssicherung führen | Prüfprotokoll |
| Phasenfreigabe, Releaseabschluss und Projektabschluss vorbereiten | Phasenbericht, Releasebericht, Projektschlussbeurteilung |
Die Tabellen machen eine Arbeitsteilung sichtbar: Die Projektsteuerung entscheidet, die Projektführung bereitet vor. Wer eine Phasenfreigabe plant, braucht also Ergebnisse aus beiden Modulen — den Phasenbericht aus der Führung und den QS- und Risikobericht für die Steuerung. Wann welcher Entscheid fällt, zeigt das Kapitel Meilensteine und Entscheide, die Inhalte der Dokumente das Kapitel Ergebnisse.
Module für die Ausführung
Projektgrundlagen
Schafft in der Initialisierung eine fundierte Ausgangslage: Studie, Rechtsgrundlagenanalyse, Schutzbedarfsanalyse und bei geplanter Beschaffung die Beschaffungsanalyse. Das Modul enthält auch den Entscheid Weiteres Vorgehen und optional ein Prototyping.[1]
Beschaffung
Dient der Beschaffung eines marktverfügbaren Systems, Produkts oder einer Dienstleistung im offenen oder selektiven Verfahren mit öffentlicher Publikation. Alle anderen Beschaffungen laufen über das Modul Projektführung. Die Grundlagen wie Bedarfs- und Marktanalyse und die Verfahrenswahl entstehen vorher in der Beschaffungsanalyse.[1] Ergebnisse sind unter anderem Ausschreibungsunterlagen mit Pflichtenheft und Kriterienkatalog, Angebotsprotokoll, Evaluationsbericht sowie die Entscheide Ausschreibung und Zuschlag.
Organisation
Unterstützt den Aufbau oder die Anpassung der Organisation: Geschäftsmodell, Aufbau- und Ablauforganisation konzipieren, umsetzen und aktivieren und die Stakeholder in die Lösungsentstehung einbeziehen. Ergebnisse sind Situationsanalyse, Organisationsanforderungen, Organisationskonzept, Geschäftsmodell-, Organisations- und Prozessbeschreibung.
Produkt
Dient der Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung: Produktkonzept erarbeiten, Lösungsanforderungen verfeinern, Detailspezifikation erstellen und das Produkt entwickeln oder anpassen, inklusive Produktdokumentation und Anwendungshandbuch.
IT-System
Dient der Entwicklung eines IT-Systems: Lösungsanforderungen verfeinern, Lösungsarchitektur erarbeiten und die Machbarkeit prüfen, das System realisieren, integrieren und dokumentieren. Der Entscheid Lösungsarchitektur ist ein eigener Meilenstein der Führungsebene.
Tests
Organisiert das systematische Testen: Testkonzept erarbeiten, Testinfrastruktur realisieren, Tests durchführen und protokollieren und die Testinfrastruktur im Abschluss überführen.
Einführungsorganisation
Unterstützt Schulung und Einführung sowie den Übergang in den neuen Zustand: Einführungskonzept mit Organisations-Changemanagement, Ausbildungskonzept und Abnahmeplanung, Einführungsmassnahmen realisieren und durchführen, Vorabnahme und Abnahme durchführen, Entscheid Betriebsaufnahme treffen.[1]
IT-Migration
Überführt die Daten in das neue System und setzt das Altsystem ausser Betrieb: Migrationskonzept, Migrationsverfahren, Durchführung, Abnahme der Migration und Entfernung des Altsystems.
IT-Betrieb
Konzipiert und realisiert die Betriebsorganisation beim Betreiber: Betriebskonzept und Service Level Agreement, Betriebsinfrastruktur und -organisation realisieren, das System in den Betrieb integrieren und den Betrieb aktivieren.
ISDS
Definiert die Schutzmassnahmen für Informationssicherheit und Datenschutz bei Nutzung und Betrieb der IT-Lösung: Anforderungen ermitteln, Risiken bewerten, Massnahmen konzipieren und umsetzen, das ISDS-Konzept erarbeiten, realisieren und in den Betrieb überführen.[1] Die Schutzbedarfsanalyse aus der Initialisierung ist der Ausgangspunkt.
Wie arbeiten die Module bei agiler Umsetzung?
Bei agilem Vorgehen ändern sich nicht die Module, sondern ihr Takt. Das Gesamtbild im Referenzhandbuch zeigt die Module Produkt und IT-System als treibenden Kern der Iterationen; die Ergebnisse der übrigen Module — Organisation, Tests, Einführungsorganisation, IT-Betrieb, ISDS — werden im gleichen Takt iterativ-inkrementell miterarbeitet.[1] Ein Betriebshandbuch entsteht also nicht am Ende, sondern wächst mit jedem Release.
Für die Planung bedeutet das: Die Verantwortlichen der begleitenden Module gehören von Beginn an in die Umsetzungsorganisation oder zumindest in die Release-Planung. Wer den Betrieb oder die Informationssicherheit erst vor dem ersten Go-live einbezieht, verliert genau den Vorteil, den das agile Vorgehen bringen soll. Den Rahmen beschreibt der HERMES-Leitfaden im Abschnitt zu agilen und hybriden Vorgehen.
Eigene Module entwickeln
Ergänzend zu den Standardmodulen können Organisationen eigene fach-, organisations- oder vorhabenspezifische Module mit bestehenden oder neuen Aufgaben und Ergebnissen entwickeln und in Projekte oder Szenarien integrieren. Das Referenzhandbuch nennt als Beispiele Marketing, Immobilien, Kommunikation, Personalentwicklung, Rechtsetzung, Ausbildung, Strategieentwicklung oder die Einführung einer Geschäftsverwaltung.[1]
Ein eigenes Modul lohnt sich, wenn ein Thema in vielen Projekten wiederkehrt und eigene Ergebnisse oder Entscheide braucht — etwa ein Kommunikationskonzept mit Freigabe durch die Kommunikationsabteilung. Es sollte wie die Standardmodule aufgebaut sein: Zweck, Aufgaben, Ergebnisse je Phase und verantwortliche Rollen.
Module sind keine Teilprojekte
Module strukturieren die Methode, Teilprojekte die Organisation. Ein Projekt kann in Teilprojekte gegliedert werden, die unterschiedliche Aspekte desselben Projekts bearbeiten, zum Beispiel Teilprojekte für Anwender, Ersteller und Betreiber oder für Organisation, IT und Rechtsgrundlagen.[3] Ein Teilprojekt bearbeitet dabei oft Aufgaben aus mehreren Modulen.
Welche Module braucht mein Projekt?
Die Standardszenarien geben die Auswahl vor, das Tailoring passt sie an; ganze Module dürfen wegfallen, ohne die HERMES-Governance zu verletzen.[4] Eine kurze Prüfliste hilft bei der Entscheidung:
- Wird etwas öffentlich ausgeschrieben? Dann Modul Beschaffung — andere Beschaffungen laufen über die Projektführung.
- Werden Daten aus einem Altsystem übernommen? Dann IT-Migration, sonst entfernen.
- Muss ein Betreiber einen Betrieb aufbauen oder anpassen? Dann IT-Betrieb.
- Werden Personendaten oder schützenswerte Informationen bearbeitet? Dann ISDS — die Schutzbedarfsanalyse gibt die Antwort.
- Ändern sich Abläufe oder Zuständigkeiten? Dann Organisation, in der Praxis fast immer.