Was ist ein HERMES-Szenario?
In einer Stammorganisation laufen sehr unterschiedliche Projekte: die Einführung einer Fachanwendung, eine Reorganisation, die Entwicklung eines Ausbildungsangebots. Szenarien tragen dieser Vielfalt Rechnung. Ein Szenario enthält standardmässig diejenigen Methodenelemente, die für Projekte einer bestimmten Charakteristik von Bedeutung sind, und macht HERMES dadurch rasch anwendbar.[1]
Ein Szenario bildet ausschliesslich die Lösungsentstehung ab — klassisch die Phasen Konzept, Realisierung und Einführung, agil die Phase Umsetzung. Initialisierung und Abschluss liegen ausserhalb und sind für alle Projekte gleich. Ausgewählt wird das Szenario in der Initialisierung: Die Erkenntnisse der Studie bestimmen die Lösungsvariante, und mit ihr das passende Szenario.[2] Wie die Initialisierung dorthin führt, beschreibt das Kapitel HERMES-Phasen; den Gesamtzusammenhang zeigt der HERMES-Leitfaden.
- Szenario
- Abgestimmte Lösungsentstehungs-Vorlage für eine Projektart. Sie besteht aus ganzen Modulen oder Teilen davon und bringt die dazugehörigen Aufgaben, Ergebnisse und Dokumentvorlagen mit.
Welche Standardszenarien gibt es?
HERMES 2022 bietet fünf Standardszenarien. Das Angebot ist nicht abschliessend: Die Nachfrage nach weiteren Szenarien wird periodisch überprüft.[1]
Dienstleistung/Produkt Entwicklung
Für Projekte, in denen eine Dienstleistung oder ein Produkt entwickelt und bereitgestellt wird. Das Referenzhandbuch nennt als Beispiele Ausbildungsunterlagen und Lehrgänge, einen internen Standard oder den Aufbau eines Lieferdienstes. Module: Projektsteuerung, Projektführung, Projektgrundlagen, Organisation, Produkt und Einführungsorganisation.
Dienstleistung/Produkt Adaption
Für Projekte, in denen ein marktverfügbares Produkt oder eine Dienstleistung beschafft, angepasst und in die Organisation integriert wird. Gegenüber der Entwicklung kommt das Modul Beschaffung dazu; bei Bedarf kann das Modul Tests eingebettet werden.[1]
IT-Entwicklung
Für Projekte, in denen eine neue IT-Lösung für einen oder mehrere Fachbereiche entwickelt oder eine bestehende weiterentwickelt und technisch wie organisatorisch integriert wird. Das Szenario ist umfangreich: Neben Organisation und IT-System gehören Tests, Einführungsorganisation, IT-Migration, IT-Betrieb und ISDS dazu.
IT-Adaption
Für Projekte, in denen eine marktverfügbare IT-Lösung — etwa Standardsoftware oder IT-Infrastruktur — beschafft, angepasst und integriert wird. Es enthält alle Module der IT-Entwicklung plus die Beschaffung und ist damit das Szenario mit den meisten Modulen.[1]
Organisationsanpassung
Für Projekte, in denen Organisationen aufgebaut oder durch Restrukturierungen, neue Geschäftsfelder, In- und Outsourcing, Übernahmen, Fusionen, Trennungen oder Expansionen angepasst werden. Beispiele sind ein Umzug, die Fusion von Organisationen oder das Auslagern von Dienstleistungen in ein Service-Center. Es ist das schlankste Szenario.
Welche Module enthält welches Szenario?
Projektsteuerung, Projektführung und Einführungsorganisation sind in allen fünf Szenarien enthalten, Projektgrundlagen wirkt in der Initialisierung und damit vor jedem Szenario. Die Unterschiede liegen bei den fachlichen Modulen:[1]
| Szenario | Beschaffung | Organisation | Produkt | IT-System | Tests | IT-Migration | IT-Betrieb | ISDS |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DL/Produkt Entwicklung | – | ja | ja | – | – | – | – | – |
| DL/Produkt Adaption | ja | ja | ja | – | optional | – | – | – |
| IT-Entwicklung | – | ja | – | ja | ja | ja | ja | ja |
| IT-Adaption | ja | ja | – | ja | ja | ja | ja | ja |
| Organisationsanpassung | – | ja | – | – | – | – | – | – |
Auffällig ist, dass das Modul Organisation in jedem Szenario vorkommt. Das ist Absicht: Auch ein reines IT-Projekt verändert Abläufe und Zuständigkeiten, und HERMES verlangt, dass diese Folgen konzipiert und umgesetzt werden. Die Module im Detail beschreibt das Kapitel HERMES-Module.
Wie wähle ich das richtige Szenario?
Die Wahl ergibt sich aus der Lösungsvariante, die in der Studie empfohlen und beim Entscheid Weiteres Vorgehen gewählt wird. Drei Fragen führen in den meisten Fällen zum richtigen Standardszenario:
- 1Was ist der Kern der Lösung? Eine Dienstleistung oder ein Produkt, eine IT-Lösung oder eine veränderte Organisation?
- 2Wird die Lösung selbst entwickelt oder am Markt beschafft und angepasst? Entwicklung oder Adaption.
- 3Welche Begleitthemen sind betroffen? Daten migrieren, Betrieb aufbauen, besonders schützenswerte Daten bearbeiten — das spricht für die IT-Szenarien mit IT-Migration, IT-Betrieb und ISDS.
| Vorhaben | Naheliegendes Szenario | Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Neue Fachanwendung wird von einem Dienstleister programmiert | IT-Entwicklung | Wird der Dienstleister öffentlich ausgeschrieben, Beschaffungsthemen im Projekt einplanen |
| Bestehende Standardsoftware wird ersetzt | IT-Adaption | Migration und Rückbau des Altsystems früh planen |
| Zwei Abteilungen werden zusammengelegt | Organisationsanpassung | Sind Systeme betroffen, ein IT-Teilprojekt oder Zusatzmodule prüfen |
| Neues Schulungsangebot wird aufgebaut | Dienstleistung/Produkt Entwicklung | Einführungsorganisation für die ersten Durchführungen nutzen |
| Externe Dienstleistung wird eingekauft und eingeführt | Dienstleistung/Produkt Adaption | Modul Tests bei Bedarf ergänzen |
Was ist das HERMES-Sizing?
Der volle Umfang von HERMES ist für grosse Projekte mit hoher Komplexität ausgelegt. Weil viele Stammorganisationen vorwiegend mittlere und kleine Projekte führen, soll die Anwendung über das Sizing an die Grösse des Vorhabens angepasst werden.[1]
Die Sizing-Funktion auf HERMES Online ermittelt die Projektwertigkeit aus mehreren Parametern, die der Anwender erfasst. Darauf basierend stellt sie ein auf die Vorhabengrösse zugeschnittenes Szenario mit Durchführungsstrukturplan und den notwendigen Vorlagen bereit. Ergebnisse, die durch das Sizing wegfallen, werden ausgegraut; das Resultat kann als benutzerdefiniertes Szenario heruntergeladen werden.[3] Weil die Anpassung toolgestützt erfolgt, bleibt die HERMES-Governance gewahrt — Komplexität und Dokumentation sinken auf das Minimum, ohne die Methoden-Kohärenz zu verletzen.
Wie funktioniert das Tailoring?
Nach dem Sizing kann das Szenario optional über das Tailoring weiter an die Projektbedürfnisse angepasst werden. HERMES kennt dafür vier grundlegende Möglichkeiten, die sich kombinieren lassen:[1]
| Eingriff | Was passiert | Beispiel |
|---|---|---|
| Module entfernen | Nicht benötigte Module werden aus dem Szenario genommen | Modul IT-Migration in einer IT-Entwicklung ohne Datenübernahme |
| Aufgaben und Ergebnisse entfernen | Der Inhalt eines Moduls wird reduziert — ausser den minimal geforderten Dokumenten | Prototyping entfällt, weil die Lösung bekannt ist |
| Fachspezifisches Modul ergänzen | Ein eigenes Modul mit bestehenden oder neuen Aufgaben und Ergebnissen wird integriert | Modul Kommunikation oder Rechtsetzung |
| Aufgaben und Ergebnisse ergänzen | Ein bestehendes Modul wird um individuelle Aufgaben und Ergebnisse erweitert | Zusätzlicher Bericht für ein kantonales Gremium |
Die Grenze des Tailorings sind die minimal geforderten Dokumente. Ganze Module dürfen wegfallen, wenn sie nicht relevant sind; wer dagegen einzelne Ergebnisse oder Aufgaben ausblendet, muss die Einhaltung der Governance selbst prüfen.[4]
Beispiel: ein kleines IT-Adaptionsprojekt zuschneiden
Ein Amt will eine Terminverwaltung als Standardsoftware einführen. Die Lösung kommt aus einem bestehenden Rahmenvertrag, es gibt keine Altdaten, der Betrieb erfolgt beim Anbieter, und bearbeitet werden Personendaten von Bürgerinnen und Bürgern. Die folgende Herleitung ist ein illustratives Beispiel und ersetzt nicht die Abklärungen der Stammorganisation.
| Modul | Entscheid | Begründung |
|---|---|---|
| Beschaffung | entfernen | Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag, keine öffentliche Ausschreibung im Projekt |
| IT-Migration | entfernen | Keine Altdaten, kein abzulösendes System |
| IT-Betrieb | behalten, reduziert | Betrieb beim Anbieter, aber Service Level Agreement und Betriebshandbuch werden gebraucht |
| ISDS | behalten | Personendaten werden bearbeitet; die Schutzbedarfsanalyse begründet die Massnahmen |
| Tests | behalten | Abnahmetests der Anwender vor der Betriebsaufnahme |
| Organisation | behalten | Neue Abläufe am Schalter und neue Zuständigkeiten |
Das Beispiel zeigt die typische Logik: Module fallen weg, wenn ihr Anlass fehlt, nicht weil sie Arbeit machen. Welche Ergebnisse die verbleibenden Module liefern, steht im Kapitel HERMES-Ergebnisse; die Begründungen gehören in den Projektmanagementplan, damit Revisionsstellen den Zuschnitt nachvollziehen können.
Benutzerdefinierte Szenarien teilen und wiederverwenden
Organisationen können Standardszenarien anpassen und eigene, benutzerdefinierte Szenarien erstellen, die sich mit anderen HERMES-Anwendern austauschen lassen.[1] Kantone nutzen diese Möglichkeit für wiederkehrende Projektarten. Der Kanton Zürich stellt beispielsweise einen Leitfaden für ein Rechtsetzungsszenario nach HERMES 2022 bereit, das die Phasen mit dem kantonalen Rechtsetzungsverfahren verbindet.[5]
Für Organisationen mit vielen ähnlichen Projekten lohnt sich ein eigenes Szenario fast immer: Die Projektleitenden starten mit einer abgestimmten Struktur, die Controlling- und Vorgabestellen erhalten vergleichbare Ergebnisse, und Erfahrungen fliessen gezielt in die nächste Version des Szenarios ein.
Häufige Fehler bei Szenarien
- Das grösste Szenario wählen, um auf der sicheren Seite zu sein — und dann Ergebnisse produzieren, die niemand liest.
- Das Szenario vor der Studie festlegen; die Wahl gehört zum Entscheid Weiteres Vorgehen.
- Beim Tailoring minimal geforderte Dokumente streichen und damit die Governance verletzen.
- Das Modul Organisation in IT-Projekten als Formalität behandeln, obwohl gerade dort die Einführungsrisiken liegen.
- Eigene Szenarien nie überarbeiten, obwohl die Projekterfahrungen Verbesserungen zeigen.
- Ein benutzerdefiniertes Szenario einer anderen Organisation unverändert übernehmen, ohne die eigenen Governance-Vorgaben und Vorlagen der Stammorganisation zu prüfen.
Ein bewährter Weg ist, das gewählte Szenario samt Sizing- und Tailoring-Entscheiden im Projektmanagementplan zu begründen. So bleibt nachvollziehbar, warum Ergebnisse fehlen oder hinzugekommen sind.