HERMES-Phasen: Von der Initialisierung bis zum Abschluss

Wie ist der HERMES-Projektlebenszyklus aufgebaut?

Der Lebenszyklus eines HERMES-Projekts besteht aus drei Abschnitten. Der Projektbeginn richtet das Vorhaben auf Visionen, Bedürfnisse und Ziele aus — oft unter dem Druck externer Vorgaben wie Gesetzgebung, Politik oder übergeordneter Programme. Die Lösungsentstehung erarbeitet die Lösung klassisch oder agil auf Basis der Durchführungsfreigabe. Das Projektende schliesst das Projekt organisatorisch und formell ab und bereitet den Übergang zur Anwendungsorganisation vor.^[1]

Den Abschnitten sind die Phasen zugeordnet — eine Übersicht aller Methodenelemente bietet der HERMES-Leitfaden. Der Projektbeginn enthält immer die Phase Initialisierung, das Projektende immer die Phase Abschluss. Für die Lösungsentstehung gibt es zwei Varianten. Diese Konstruktion sorgt dafür, dass jedes Projekt gegenüber der Stammorganisation dieselbe Struktur zeigt: gleiche Schnittstellen für Controlling und Reporting, gleiche Übergabe an die Anwendungs- und Betriebsorganisation, unabhängig vom Entwicklungsvorgehen.^[2]

Was passiert in der Phase Initialisierung?

Die Initialisierung schafft eine definierte Ausgangslage für eine mögliche Lösungsentstehung. Sie wird in jedem Projekt durchgeführt, unabhängig vom späteren Vorgehen. Grundlage ist der Projektinitialisierungsauftrag: Auf seiner Basis gibt der Auftraggeber die Ressourcen für die Initialisierung frei und beauftragt den Projektleiter.^[1]

Kernstück ist die Studie. Sie beginnt mit einer ersten Standortbestimmung, Zielen und groben Anforderungen und erarbeitet Lösungsvarianten so detailliert, dass sie nachvollziehbar bewertet werden können. Parallel entstehen die Rechtsgrundlagenanalyse und die Schutzbedarfsanalyse, bei geplanter Beschaffung zusätzlich die Beschaffungsanalyse. Für jede Variante wird festgehalten, ob klassisch oder agil weitergearbeitet würde.^[1]

1. 1Studie erarbeiten: Standortbestimmung, Ziele, Anforderungen, Lösungsvarianten, Projekt- und Betriebsrisiken.
2. 2Rechtsgrundlagenanalyse und Schutzbedarfsanalyse erstellen und in die Bewertung einbeziehen.
3. 3Bei Beschaffungsvorhaben die Beschaffungsanalyse durchführen.
4. 4Entscheid Weiteres Vorgehen treffen: Lösungsvariante und Vorgehen wählen.
5. 5Passendes Szenario auswählen und bei Bedarf individualisieren.
6. 6Projektmanagementplan und Durchführungsauftrag erarbeiten, mit Strategie und Vorgaben der Stammorganisation abgleichen, Zielkonflikte bereinigen.
7. 7Bei agilem Vorgehen festlegen, ob die Releasefreigabe verlangt wird.
8. 8Entscheid Durchführungsfreigabe treffen; Stammorganisation und Auftraggeber geben frei.

Am Ende der Initialisierung wird geprüft, ob eine Fortsetzung sinnvoll ist. Das Referenzhandbuch nennt als mögliche Gründe für eine Beendigung fehlende Wirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit, rechtliche oder politische Bedenken sowie fehlende Übereinstimmung mit Zielen, Strategien und Prioritäten der Organisation.^[1] Ein sauber begründeter Abbruch nach der Initialisierung ist deshalb kein Scheitern, sondern ein vorgesehenes Ergebnis.

Phase Konzept: die gewählte Variante konkretisieren

In der Phase Konzept wird die in der Initialisierung gewählte Variante so detailliert erarbeitet, dass alle Beteiligten die Lösung verlässlich planen, offerieren und realisieren können. Ausgangspunkt sind die Situationsanalysen, aus denen die Lösungsanforderungen in ihrer endgültigen Form entstehen.^[1]

• Situationsanalysen durchführen und daraus die Lösungsanforderungen festlegen.
• Bei Organisations- und IT-Projekten oder wenn Geschäftsabläufe betroffen sind: Organisationsanforderungen und Organisationskonzept erarbeiten.
• Lösung konzeptionell erarbeiten, Machbarkeit bei Bedarf mit Prototypen prüfen.
• Einführungskonzept erarbeiten, je nach Szenario Test- und Migrationskonzept.
• In IT-Projekten Lösungsarchitektur und Betriebskonzept erstellen und den Entscheid Lösungsarchitektur treffen.
• Falls eine Lösung beschafft wird: Ausschreibung durchführen, Angebote bewerten, beschaffen.
• Bei Systemen das Integrationskonzept erstellen.
• Entscheid Phasenfreigabe treffen: Risiken bewertet, Realisierbarkeit bestätigt, Ressourcen aufgrund von Projektmanagementplan und Angeboten freigegeben.

Die Phasenfreigabe am Ende des Konzepts ist einer der wichtigsten Entscheidungspunkte im klassischen Vorgehen, weil danach die grössten Kosten anfallen. Gründe für eine Beendigung sind auch hier Unwirtschaftlichkeit, zu hohe Risiken, fehlende Realisierbarkeit oder fehlende Übereinstimmung mit den Zielen der Organisation.

Phase Realisierung: entwickeln, testen, vorbereiten

In der Realisierung wird das Produkt oder System entwickelt beziehungsweise — bei beschafften Lösungen — parametrisiert und angepasst. Gleichzeitig werden alle Vorarbeiten geleistet, um die Einführungsrisiken zu minimieren.^[1]

• Produkt oder System entwickeln, parametrisieren oder anpassen.
• Organisation umsetzen.
• In IT-Projekten das System in die Betriebsinfrastruktur integrieren.
• Je nach Szenario testen und die Migration vorbereiten.
• Vorabnahme durchführen.
• Betriebsorganisation realisieren und Dokumentationen erarbeiten.
• Einführung auf Basis des Einführungskonzepts vorbereiten.
• Entscheid Phasenfreigabe treffen, gestützt auf den Entscheid Vorabnahme.

Am Ende der Realisierung müssen die Einführungsrisiken beurteilt und vertretbar sein — sonst kann die Einführung nicht stattfinden. Der Entscheid Vorabnahme ist dafür die fachliche Grundlage: Er dokumentiert im Abnahmeprotokoll, ob die vereinbarten Lösungseigenschaften erfüllt sind und welche Mängel bestehen.

Phase Einführung: der sichere Übergang

Die Einführung gewährleistet den sicheren Übergang in den neuen Zustand und nimmt den Betrieb auf.^[1] Sie ist kurz, aber dicht: Schulungen, Migration, Aktivierung und die erste Betriebszeit fallen zusammen.

• Einführungsmassnahmen wie Anwenderschulungen durchführen.
• Je nach Szenario die Migration durchführen.
• Produkt oder System und Organisation aktivieren, Betrieb aktivieren.
• ISDS-Konzept in den Betrieb überführen.
• In der ersten Betriebszeit bis zur Abnahme die Problemanalyse und -behebung unterstützen; danach beginnen Gewährleistung und regulärer Betrieb.
• Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen.

Nach erfolgreicher Betriebsaufnahme wird der Entscheid Abnahme getroffen und die Phase abgeschlossen. Wer in der Einführung eine Unterstützungsphase vorsieht, sollte sie im Projektmanagementplan zeitlich begrenzen und messbare Kriterien für den Übergang in die Gewährleistung festlegen — ähnlich wie eine Hypercare-Phase.

Phase Umsetzung: das agile Vorgehen

Bei agilem Vorgehen ersetzt die Phase Umsetzung die drei klassischen Phasen. Die gewählte Variante wird iterativ-inkrementell umgesetzt: Die Projektorganisation wird inklusive Umsetzungsorganisation etabliert, die Lösungsanforderungen werden laufend verfeinert, priorisiert und nach absteigender Priorität abgearbeitet. Weil Änderungen im agilen Entwicklungsmanagement ein fundamentaler Teil des Prozesses sind, wird die Phase nicht weiter unterteilt.^[1]

• Situationsanalysen durchführen und daraus priorisierte initiale Lösungsanforderungen festlegen.
• Bei betroffenen Geschäftsabläufen zwingend die Organisationsanforderungen erarbeiten.
• Falls nötig beschaffen: Ausschreibung, Bewertung, Beschaffung.
• Mit jeder Iteration ein weiteres Inkrement erstellen, das sich nahtlos mit dem bisherigen Ergebnis verbindet.
• Begleitend Organisationskonzept, Betriebsorganisation, Integrationskonzept, Tests, Migration und Einführungsmassnahmen sukzessive erarbeiten.
• Organisation, Lösungsteil und Betrieb pro Release aktivieren.
• Falls im Projektmanagementplan festgelegt: Entscheid Releasefreigabe treffen.
• Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen.

Die Umsetzung endet, wenn der Betrieb inklusive Abnahme des letzten Release aufgenommen ist. Danach wird die Umsetzungsorganisation innerhalb der Projektorganisation aufgelöst, und das Projekt geht — wieder klassisch geführt — in die Phase Abschluss.^[1]

Phase Abschluss: das Projekt geordnet beenden

Die Phase Abschluss bietet eine Struktur für das systematische Herunterfahren eines Projekts. Sie sorgt dafür, dass die Übergabeschnittstellen gegenüber Stammorganisation, Programm, Portfolio und Anwendungsorganisation unabhängig vom Vorgehen immer gleich bleiben.^[1]

• Ergebnisse auf Vollständigkeit prüfen und aus formeller Sicht ergänzen.
• Projektschlussbeurteilung erarbeiten, prüfen und genehmigen lassen.
• Ergebnisse und Dokumentationen an die Stammorganisation übergeben, in IT-Projekten auch Testinfrastruktur und Testkonzept.
• Projektdokumentation gemäss den Ablagevorschriften der Stammorganisation archivieren.
• Altsystem je nach Szenario ausser Betrieb setzen und entfernen, alte Daten archivieren oder vernichten.
• Projektorganisation auflösen; prüfen, ob Teile davon in die Anwendungsorganisation übergehen.

Offene Punkte werden an die Stammorganisation und die Anwendungsorganisation übergeben. Die Erkenntnisse aus dem Projekt fliessen in die Projekterfahrungen ein, die idealerweise schon während des Projekts laufend geführt werden.

Übersicht: Ergebnisse und Meilensteine je Phase

Die Übersicht zeigt die Phasen-Meilensteine. Daneben gibt es modulspezifische Entscheide wie Lösungsarchitektur, ISDS-Konzept oder Betriebsaufnahme; sie sind im Kapitel Meilensteine und Entscheide beschrieben. Welche Dokumente in welcher Phase entstehen, zeigt das Kapitel Ergebnisse.

Praxistipps für die Phasenplanung

Phasen in HERMES sind Entscheidungsrahmen, keine Zeitfenster für Arbeitspakete. Das hat praktische Folgen für die Planung:

• Phasenenden an Entscheidungsterminen ausrichten: Wann tagt der Auftraggeber oder der Projektausschuss? Eine fertige Phase ohne Freigabetermin verliert Wochen.
• Freigabeunterlagen rückwärts planen: Phasenbericht und QS- und Risikobericht brauchen Vorlauf; die Checklisten auf HERMES Online zeigen, was geprüft wird.
• Bei langen klassischen Vorhaben Realisierungseinheiten prüfen, statt eine einzige grosse Realisierung zu planen — HERMES sieht diese Form ausdrücklich als Alternative zum Programm vor.^[4]
• Bei agiler Umsetzung den Releaseplan früh mit dem Betrieb abstimmen, weil jeder Release eine Betriebsaktivierung auslöst.
• Den Abschluss nicht unterschätzen: Archivierung, Rückbau des Altsystems und Übergabe der Testinfrastruktur kosten Zeit.

Wer die Phasen in einem Werkzeug abbildet, sollte Gates als eigene Meilensteine mit Abhängigkeiten anlegen. So wird sichtbar, welche Arbeiten auf eine Freigabe warten — in Flenio etwa über Meilensteine und Abhängigkeiten in der Timeline. Einen Rahmen für die Gate-Vorbereitung bietet die Checkliste Phasenfreigabe.